Eksempler på afbudspolitik til salonen, som du kan kopiere i dag

De fleste ejere ved godt, at de har brug for en afbudspolitik. Det, der bremser alle, er formuleringen. Du vil ikke lyde som en parkeringsbøde, men du kan heller ikke blive ved med at betale for en udeblevet farvebehandling på en travl lørdag. Se det her som et idékatalog: rigtige, enkle eksempler, som du kan kopiere, justere og sætte i drift i dag, uanset om du driver en salon, et spa, en barbershop, et træningscenter eller en behandlerklinik.

Vælg den, der passer til din forretning, ret tallene, færdig. Intet jurasprog, intet drama.

Hvad enhver god politik i virkeligheden siger

Før eksemplerne kommer her skelettet. Næsten alle politikker, der virker, siger fire ting, i ord som en træt kunde kan læse på sin telefon klokken 22:

• Hvor lang tid i forvejen du skal have besked, hvis en tid skal flyttes eller aflyses gratis. 24 eller 48 timer passer til de fleste forretninger.
• Hvad der sker inden for den frist, altså at du beholder depositummet eller opkræver et fast gebyr.
• Hvad en udeblivelse betyder, typisk hele depositummet og nogle gange en del af prisen på behandlingen.
• Hvor nemt det er at ændre en booking, så folk flytter den i stedet for bare at forsvinde.

Det er hele opgaven. Hvis din politik dækker de fire punkter, gør den sit arbejde. Alt herunder er bare det samme skelet klædt på i forskellige ord til forskellige slags forretninger.

Eksempler til salon og barber (dem må du gerne kopiere)

Saloner og barbershops lever af stolen. En lang aftale, der ryger, er et hul, du sjældent kan fylde ud samme dag. Hold en varm tone, for de fleste udeblivelser er søde mennesker, der har glemt det, ikke folk der prøver at snyde dig.

En venlig hverdagsversion til en frisørsalon:

Planer ændrer sig, det forstår vi godt. Giv os besked 24 timer før, så flytter vi din tid, og dit depositum følger med. Aflyser du inden for 24 timer, eller udebliver du, beholder vi depositummet som dækning for tiden.

Til de dyre behandlinger som balayage, extensions eller keratin, hvor tabet virkelig svier, kan du bede om lidt længere varsel og sige hvorfor:

Den her tid er reserveret til dig alene og fylder et par timer af vores dag, så vi beder om et depositum for at holde den. Flytter du med 48 timers varsel, følger depositummet med. Sker det inden for 48 timer, eller udebliver du, beholder vi depositummet.

Og en kort en til en travl barbershop, hvor tiderne er hurtige og ligger tæt: "Bliver du forsinket, eller kan du ikke nå det? Sig til inden din tid, så finder vi ud af det. Udebliver du, mister du bookinggebyret, så enkelt er det."

Eksempler til spa, klinik og studie

Spaer, klinikker og studier booker lokaler i længere tid og gør ofte produkter eller udstyr klar i forvejen. Din formulering må gerne være en anelse mere formel uden at blive kold. Tricket er at forklare hvorfor på én linje, så reglen virker rimelig i stedet for pedantisk.

Et dagspa eller en massageklinik:

Lokalet og din behandler er reserveret til dig alene. Vi beder om 48 timers varsel, hvis du vil ændre eller aflyse. Ved sene afbud og udeblivelser opkræver vi 50% af behandlingen, da vi sjældent når at få tiden fyldt op igen.

En klinik eller en kosmetisk praksis, hvor både tid og materialer er bundet på forhånd: "Et depositum reserverer din konsultation og bliver trukket fra prisen på behandlingen. Giv os venligst 48 timer, hvis tiden skal flyttes. Udebliver du uden besked, beholder vi depositummet."

Til et træningsstudie, et fitnesscenter eller en personlig træner, hvor en udeblivelse ofte blokerer en plads, som en på ventelisten gerne ville have haft:

Der er begrænsede pladser, så hvis du ikke kan nå din træning, så aflys mindst 12 timer før, så giver vi pladsen videre. Sene afbud og udeblivelser trækker en gang fra dit klippekort.

Skriv den, hvor folk rent faktisk læser den

En fremragende politik begravet i dine handelsbetingelser gør ingenting en søndag aften, hvor nogen overvejer, om de gider møde op. Ordene virker kun, hvis kunderne møder dem i de øjeblikke, der tæller. Brug den samme korte sætning tre steder:

• På din bookingside, lige der hvor de vælger tid, så forventningen er sat, før de binder sig.
• I bekræftelsen, så den lander i samme øjeblik, bookingen er en realitet.
• I påmindelsen en dag eller to før, så "jeg havde glemt reglen" aldrig holder.

Med Bookatu ligger politikken på din egen bookingside med dit eget udtryk og følger med i bekræftelser og påmindelser, så du skriver den én gang, og så dukker den op alle de rigtige steder.

Lad systemet håndhæve den, ikke dig

Her kommer den del, de fleste ejere frygter: at være den, der holder folk fast på reglen. At stå i receptionen og bede en fast kunde om et gebyr er ikke nogens idé om en god formiddag. Så lad være med at være den person. Lad værktøjerne stå for den kontante del, mens du bliver ved med at være det venlige ansigt.

En politik uden et depositum bag sig er bare et kraftigt formuleret forslag. Det er kombinationen af ordene og et lille depositum eller en kortreservation, der gør "jeg kommer nok" til en rigtig aftale. Med Bookatu kobler du din egen Stripe på, så et depositum lander i din bank, ikke vores. Vi rører aldrig dine bookingpenge, og vi tager 0% i kommission af bookingen. Systemet holder depositummet, bruger din politik, når nogen bryder den, og kan helt selv tilbyde den ledige tid til din venteliste.

Et afbud koster dig kun rigtigt noget, hvis tiden bliver stående tom. Fyld den op fra ventelisten, så lukker hullet sig helt stille af sig selv.

Behold lidt menneskeligt skøn oven på det hele. En loyal fast kunde med et sygt barn er ikke det samme som en, der udebliver gang på gang, og et hurtigt "det skal du ikke tænke på denne gang" giver mere goodwill end nogen regel. Lad systemet tage sig af dem, der virkelig misbruger det, så du kan være gavmild over for dem, der er værd at holde på.

Start med en eller to typer bookinger

Du behøver ikke holde øje med hver eneste aftale fra dag ét. Vælg de to typer bookinger med størst risiko, de lange og dem i de travleste tider, sæt et depositum og en tydelig frist på dem, og indsæt det eksempel ovenfra, der lyder mest som dig. Se, hvordan det føles i et par uger, og udvid så, hvis du får brug for det.

Målet var aldrig en fæstning af regler. Det er en roligere og mere fyldt kalender, hvor den tid, du sætter af, rent faktisk bliver brugt, og hvor gode kunder næsten ikke lægger mærke til, at politikken er der. Få ordene på plads én gang, lad dit bookingsystem stå for at rykke, og så kan du vende tilbage til den del af jobbet, du faktisk holder af.