Regulamin odwoływania wizyt: gotowe wzory do skopiowania dziś

Większość właścicieli wie, że potrzebuje regulaminu odwoływania. To, co wszystkich blokuje, to sformułowania. Nie chcesz brzmieć jak mandat za parkowanie, ale nie możesz też w kółko dokładać do koloryzacji, na którą ktoś nie przyszedł w zabiegany sobotni dzień. Potraktuj to więc jak ściągę: prawdziwe, proste wzory, które możesz skopiować, podkręcić i uruchomić jeszcze dziś, niezależnie od tego, czy prowadzisz salon, spa, barbershop, siłownię czy gabinet zabiegowy.

Wybierz ten, który pasuje do Twojej firmy, zmień liczby, gotowe. Bez prawniczego żargonu, bez dramatu.

Co tak naprawdę mówi każdy dobry regulamin

Zanim przejdziemy do wzorów, oto szkielet. Prawie każdy działający regulamin mówi cztery rzeczy, słowami, które zmęczony klient przeczyta w telefonie o 22:00:

• Ile wyprzedzenia potrzebujesz, żeby bezpłatnie przełożyć albo odwołać wizytę. 24 albo 48 godzin pasuje większości firm.
• Co się dzieje wewnątrz tego okna, czyli że zatrzymujesz zadatek albo pobierasz ustaloną opłatę.
• Co oznacza niepojawienie się, zwykle cały zadatek, a czasem część ceny usługi.
• Jak łatwo zmienić termin, żeby ludzie go przesuwali, zamiast znikać.

I to cała robota. Jeśli Twój regulamin pokrywa te cztery punkty, działa. Wszystko poniżej to ten sam szkielet ubrany w inne słowa dla innych miejsc.

Wzory dla salonu i barbera (skopiuj je)

Salony i barbershopy żyją fotelem. Opuszczona długa wizyta to dziura, której rzadko da się zapełnić tego samego dnia. Trzymaj ciepły ton, bo większość osób, które się nie pojawiają, to porządni ludzie, którzy zapomnieli, a nie tacy, którzy próbują Cię naciągnąć.

Przyjazna, codzienna wersja dla salonu fryzjerskiego:

Plany się zmieniają, rozumiemy to. Daj nam znać 24 godziny wcześniej, a Twój zadatek przenosi się razem z terminem. Odwołanie w ciągu ostatnich 24 godzin albo niepojawienie się oznacza, że zadatek zostaje u nas na pokrycie zarezerwowanego czasu.

Przy drogich usługach, takich jak balayage, przedłużanie włosów czy keratyna, gdzie strata naprawdę boli, poproś o trochę więcej wyprzedzenia i napisz dlaczego:

Ta wizyta jest zarezerwowana wyłącznie dla Ciebie i zajmuje nam kilka godzin dnia, dlatego prosimy o zadatek, żeby ją utrzymać. Przełóż termin z wyprzedzeniem 48 godzin, a zadatek przechodzi na nowy. Poniżej 48 godzin albo przy braku obecności zadatek zostaje u nas.

I krótka wersja dla zabieganego barbershopu, gdzie wizyty są szybkie i idą jedna po drugiej: "Spóźniasz się albo nie dasz rady? Odezwij się przed swoją godziną, a coś wymyślimy. Kto się nie pojawi, traci opłatę rezerwacyjną, tak po prostu".

Wzory dla spa, gabinetu i studia

Spa, gabinety i studia blokują dłużej całe pomieszczenia i często wcześniej przygotowują preparaty albo sprzęt. Twoje sformułowania mogą być odrobinę bardziej formalne, bez robienia się chłodnymi. Sztuka polega na wyjaśnieniu w jednym zdaniu, dlaczego tak jest, żeby zasada brzmiała uczciwie, a nie upierdliwie.

Day spa albo gabinet masażu:

Twój gabinet i Twoja terapeutka są zarezerwowani wyłącznie dla Ciebie. Prosimy o 48 godzin wyprzedzenia przy zmianie albo odwołaniu. Późne odwołania i brak obecności są obciążane kwotą 50% ceny zabiegu, bo rzadko udaje nam się zapełnić ten czas na ostatnią chwilę.

Gabinet medycyny estetycznej, gdzie czas i materiały są zaklepane z wyprzedzeniem: "Zadatek rezerwuje Twoją konsultację i schodzi z ceny zabiegu. Prosimy o 48 godzin na przełożenie terminu. Nieobecność bez uprzedzenia oznacza, że zadatek zostaje u nas".

Dla studia fitness, siłowni albo trenera personalnego, gdzie niepojawienie się często blokuje miejsce, którego chciał ktoś z listy oczekujących:

Liczba miejsc jest ograniczona, więc jeśli nie dasz rady przyjść na trening, odwołaj go co najmniej 12 godzin wcześniej, a przekażemy go komuś innemu. Późne odwołania i brak obecności zużywają wejście z Twojego karnetu.

Umieść to tam, gdzie ludzie naprawdę czytają

Świetny regulamin zakopany w warunkach korzystania nie robi nic w niedzielny wieczór, kiedy ktoś zastanawia się, czy w ogóle mu się chce przyjść. Te słowa działają tylko wtedy, kiedy klienci spotykają je w momentach, które mają znaczenie. Użyj tego samego krótkiego zdania w trzech miejscach:

• Na stronie rezerwacji, dokładnie tam, gdzie wybierają godzinę, żeby ustawić oczekiwania, zanim się zdecydują.
• W potwierdzeniu, żeby trafiło w chwili, w której rezerwacja staje się realna.
• W przypomnieniu dzień albo dwa wcześniej, żeby "zapomniałem o zasadzie" nigdy się nie broniło.

W Bookatu regulamin siedzi na Twojej własnej ostylowanej stronie rezerwacji i jedzie razem z potwierdzeniami oraz przypomnieniami, więc piszesz go raz, a pojawia się we wszystkich właściwych miejscach.

Niech pilnuje tego system, a nie Ty

Oto część, której większość właścicieli się boi: bycie osobą, która egzekwuje zasadę. Stanie przy ladzie i proszenie stałej klientki o opłatę to niczyje wymarzone przedpołudnie. Więc nie bądź tą osobą. Niech narzędzia wezmą na siebie stanowczość, a Ty zostaniesz tą przyjazną twarzą.

Regulamin bez zadatku za plecami to tylko mocno sformułowana sugestia. Dopiero połączenie słów z małym zadatkiem albo blokadą na karcie zamienia "pewnie przyjdę" w prawdziwe zobowiązanie. W Bookatu podpinasz własne Stripe, więc każdy zadatek ląduje na Twoim koncie, nie na naszym. Nigdy nie dotykamy Twoich pieniędzy z rezerwacji i bierzemy 0% prowizji od rezerwacji. System trzyma zadatek, stosuje Twój regulamin, kiedy ktoś go złamie, i sam może zaproponować zwolniony termin osobom z listy oczekujących.

Odwołanie kosztuje Cię naprawdę tylko wtedy, kiedy termin zostaje pusty. Zapełnij go z listy oczekujących, a luka po cichu zamknie się sama.

Zostaw sobie do tego wszystkiego trochę ludzkiego wyczucia. Lojalna stała klientka z chorym dzieckiem to nie to samo co ktoś, kto notorycznie nie przychodzi, a szybkie "tym razem się nie przejmuj" kupuje więcej sympatii niż jakakolwiek zasada. Pozwól systemowi zająć się prawdziwymi winowajcami, żebyś Ty mógł być hojny wobec ludzi, których warto zatrzymać.

Zacznij od jednego albo dwóch typów rezerwacji

Nie musisz pilnować każdej wizyty od pierwszego dnia. Wybierz dwa najbardziej ryzykowne typy rezerwacji, te długie i te w godzinach szczytu, dodaj do nich zadatek i jasne okno czasowe, a potem wklej ten wzór z powyższych, który brzmi najbardziej jak Ty. Zobacz, jak się z tym czujesz przez kilka tygodni, a potem rozszerz, jeśli będzie trzeba.

Celem nigdy nie była twierdza z zasad. Chodzi o spokojniejszy, pełniejszy grafik, w którym czas, który odkładasz, faktycznie zostaje wykorzystany, i w którym dobrzy klienci ledwie zauważają, że regulamin w ogóle istnieje. Napisz to raz porządnie, pozwól systemowi rezerwacji zająć się przypominaniem, a Ty możesz wrócić do tej części pracy, którą naprawdę lubisz.