Sådan får du færre udeblivelser: depositum, påmindelser og en afbudsfrist, folk respekterer
Udeblivelser er ikke uheld, de er et hul i systemet. Her er den tredelte opsætning, der gør en håbefuld booking til en, der rent faktisk møder op, uden at behandle dine gode kunder som mistænkte.
En udeblivelse føles personlig, men det er den næsten aldrig. Nogen booker en tirsdag til en lørdag, og imens sker der en masse liv, så til weekenden er aftalen stille og roligt faldet ud af hovedet på dem. De er ikke uhøflige. De fik bare aldrig et puf, havde aldrig nogen penge på spil og havde aldrig en nem måde at aflyse på, der ikke krævede et akavet telefonopkald. Ret de tre ting, så forsvinder de tomme stole for det meste.
Påmindelsen fanger de glemsomme
De fleste udeblivelser er ikke folk, der undgår dig. Det er folk, der har glemt det. En kort mail aftenen før med tid og sted og en måde at booke om på med ét tryk, hvis de ikke kan nå det, fanger langt de fleste af dem, før de bliver til en tom tid. Den koster dig ingenting at sende, og den gør arbejdet for en receptionist, der aldrig glemmer og aldrig sover. Slå den til først, før noget strengere, for den løser det meste af problemet helt af sig selv.
Depositummet fanger resten
En påmindelse kan ikke hjælpe dig med den, der booker tre steder til den samme lørdag for at holde mulighederne åbne. Der skal du bruge lidt penge på spil. Et depositum, selv et lille, ændrer regnestykket: en booking, nogen har betalt til, er en booking, de holder fast i, for nu koster det dem noget rigtigt at gå fra den. Du behøver ikke opkræve hele prisen på forhånd. Et beskedent depositum, der bliver trukket fra den endelige regning, er nok til at gøre en løs reservation til en rigtig aftale, og pengene går direkte til dig.
Du prøver ikke at straffe nogen. Du prøver at give den vage booking en grund til at blive en rigtig.
Afbudsfristen holder det fair
Den sidste brik er den, folk springer over, og det er den, der får det hele til at føles rimeligt. Sæt en tydelig frist: aflyser du mere end en dag før, får du dit depositum tilbage, aflyser du inden for fristen eller udebliver, gør du ikke. Sig det ligeud, når der bookes, så ingen bliver overrasket. Nu har en ægte ændring i planerne en ærlig udvej uden drama, og du får tiden tilbage med varsel nok til at tilbyde den til en på ventelisten. Den kunde, der aflyser i god tid, gør dig en tjeneste, og politikken belønner dem stille og roligt for det.
Sæt det op én gang, og lad det så være
Den bedste udgave af det her kører, uden at du tænker over det. Påmindelsen sender sig selv aftenen før. Depositummet bliver taget i bookingøjeblikket. Afbudsfristen håndhæver sig selv. Du rykker ikke nogen, sender ikke sms'er med dårlig samvittighed indbygget og beslutter ikke fra sag til sag, hvem der skylder dig hvad. Du sætter reglerne op én gang, i almindeligt sprog, og så kommer du videre med det egentlige arbejde, mens de tomme stole stille og roligt bliver til fyldte.
