Jak ograniczyć nieobecności: zaliczki, przypomnienia i okno rezygnacji, które ludzie szanują

Nieobecność wydaje się czymś osobistym, ale prawie nigdy nie jest. Ktoś rezerwuje we wtorek na sobotę, w międzyczasie dzieje się życie i do weekendu wizyta po cichu wypada mu z głowy. Ta osoba nie jest niegrzeczna. Po prostu nikt jej nie szturchnął, nie miała żadnych pieniędzy na szali i nie miała łatwego sposobu, żeby odwołać bez niezręcznego telefonu. Napraw te trzy rzeczy, a puste fotele w większości znikną.

Przypomnienie łapie zapominalskich

Większość nieobecności to nie są ludzie, którzy Cię unikają. To ludzie, którzy zapomnieli. Krótki e-mail poprzedniego wieczoru, z godziną, adresem i możliwością zmiany terminu jednym kliknięciem, łapie zdecydowaną większość z nich, zanim zamienią się w pusty termin. Wysłanie nic nie kosztuje, a robi robotę recepcjonistki, która nigdy nie zapomina i nigdy nie śpi. Włącz to najpierw, przed czymkolwiek surowszym, bo samo w sobie rozwiązuje większość problemu.

Zaliczka łapie resztę

Przypomnienie nie pomoże Ci przy osobie, która rezerwuje w trzech miejscach na tę samą sobotę, żeby zostawić sobie wybór. Tu potrzebne są pieniądze na szali. Zaliczka, nawet niewielka, zmienia rachunek: rezerwacja, do której ktoś już dołożył swoje, to rezerwacja, której się trzyma, bo wycofanie się teraz naprawdę coś kosztuje. Nie musisz pobierać z góry pełnej ceny. Skromna zaliczka, która odchodzi od końcowego rachunku, wystarczy, żeby luźna blokada terminu stała się prawdziwym zobowiązaniem, a pieniądze idą prosto do Ciebie.

Nie chodzi o to, żeby kogokolwiek karać. Chodzi o to, żeby dać niepewnej rezerwacji powód, by stała się prawdziwa.

Okno rezygnacji trzyma to w uczciwych ramach

Ostatni element jest tym, który ludzie pomijają, i tym, dzięki któremu całość wydaje się uczciwa. Ustaw jasne okno: odwołanie z ponad dobowym wyprzedzeniem oznacza zwrot zaliczki, odwołanie w oknie albo niepojawienie się oznacza jej brak. Powiedz to wprost przy rezerwacji, żeby nikt nie był zaskoczony. Teraz prawdziwa zmiana planów ma uczciwe wyjście bez dramatu, a Ty odzyskujesz termin na tyle wcześnie, żeby zaproponować go komuś z listy oczekujących. Klient, który odwołuje wcześnie, robi Ci przysługę, a zasady po cichu go za to nagradzają.

Ustaw raz, potem zostaw w spokoju

Najlepsza wersja tego działa bez Twojego udziału. Przypomnienie wysyła się samo poprzedniego wieczoru. Zaliczka pobiera się w chwili rezerwacji. Okno rezygnacji egzekwuje się samo. Nikogo nie ścigasz, nie wysyłasz esemesów wywołujących wyrzuty sumienia, nie decydujesz przypadek po przypadku, kto ile jest Ci winien. Ustawiasz zasady raz, prostym językiem, a potem zajmujesz się prawdziwą pracą, podczas gdy puste fotele po cichu się zapełniają.