Sms eller mejl som bokningspåminnelse: minska uteblivna besök

Varje bokningsföretag vilar på samma tysta chansning: att personen som bokade för tre veckor sedan faktiskt kliver in i dag. En påminnelse är hur du gör den chansningen säkrare. Frågan jag får oftast är vilken sort man ska skicka, sms eller mejl. Det ärliga svaret är att de gör olika jobb, och när du väl ser skillnaden slutar du välja och börjar använda båda med avsikt.

Vad ett sms är bra på

Ett sms landar i det enda folk aldrig lämnar hemma, och de flesta av oss öppnar det inom några minuter efter att det surrat till. Det gör sms till rätt verktyg för ögonblicken som betyder mest: dagen innan, och på morgonen samma dag. Om någon ska glömma bort är det oftast då, och ett snabbt sms når dem medan det fortfarande finns tid att bekräfta eller flytta tiden.

Sms är korta av naturen, och det är en fördel. Ingen skrollar i ett sms. De kastar ett öga, noterar tid och plats och fortsätter med sin dag. Nackdelen är kostnaden. Sms är inte gratis att skicka, och ju fler du skickar desto mer blir det. Så lägg dem där de gör nytta, nära tiden, inte tre dagar innan en klippning.

Vad mejl är bra på

Mejl har plats och kostar dig ingenting att skicka, så det är den naturliga hemvisten för allt som är längre än en rad. Din bokningsbekräftelse hör hemma här: alla detaljer, adressen med en kartlänk, vad kunden ska ta med, din avbokningstid, parkeringstipset till studion eller förberedelserna inför en behandling. Det är också den milda förvarningen några dagar innan, den som ger kunden tid att boka om i god tid i stället för att försvinna samma dag.

Haken med mejl är enkel. Folk kollar det inte lika snabbt, och en bekräftelse kan bli liggande oläst under en hög nyhetsbrev. Därför är det en dålig sista försvarslinje. Mejl är fantastiskt för det lugna, detaljerade meddelandet när det finns gott om tid, och svagt för den brådskande knackningen på axeln en timme innan stolen, gymgolvet eller behandlingsrummet står tomt.

Välj inte en, ge var och en ett jobb

När du slutar se det som en tävling ritar upplägget nästan upp sig självt. Använd den billiga, detaljrika kanalen tidigt och den snabba, säkra kanalen sent. En sekvens som fungerar för nästan vilket bokningsföretag som helst ser ut så här:

• Vid bokningstillfället: en bekräftelse via mejl med allt de behöver, plus en länk för att boka om med ett tryck.
• Två eller tre dagar innan: en kort förvarning via mejl, din tidiga varning så att folk kan flytta tiden medan den fortfarande är lätt att fylla.
• Dagen innan eller samma morgon: ett kort sms, knuffen som faktiskt når de glömska med tid kvar.
• Efter besöket (frivilligt): ett snabbt tack och en uppmaning att boka om, så att stolen är full nästa gång också.

Lägg märke till formen. Mejlet bär detaljerna när det inte är bråttom. Sms:et bär säkerheten när klockan tickar. Du skickar inte fler meddelanden, du skickar rätt sort vid rätt tillfälle.

Skriv påminnelser som ingen blir irriterad av

Snabbaste sättet att få påminnelser att kännas som tjat är att skicka för många, eller att låta dem vara vaga. Håll varje påminnelse konkret och mänsklig. Börja med det viktigaste, vem de ska träffa, för vad, när och var, och gör sedan nästa steg självklart. Det mest användbara du kan lägga till är inte dåligt samvete, det är en enkel utväg: en länk för att boka om. En kund som kan flytta sin tid med två tryck blir nästan aldrig en tyst utebliven bokning.

En påminnelse är ingen tillsägelse. Det är en tjänst. Du ger upptagna människor tillbaka kontrollen över sin egen kalender.

Anpassa tonen till din verksamhet. En barberare kan vara fräck, en klinik bör vara rak och lugnande, en tränare kan vara lite peppande. Orden är dina, tajmingen gör tunga lyftet. Och en påminnelse fungerar bäst med något verkligt bakom sig, som en deposition eller kortreservation på de tider du inte har råd att förlora. Påminnelser fångar de glömska. En deposition fångar resten, och i Bookatu går den rakt in på din egen bank via ditt eget Stripe-konto.

Sätt upp det utan krångel

Inget av det här ska betyda att du klistrar in sms klockan elva på kvällen. I Bookatu ställer du in påminnelsesekvensen en gång och den sköter sig själv för varje bokning, både sms och mejl, på din egen bokningssida med din profil. Det ingår i alla prisplaner, utan betalvägg för funktioner. Priset går efter aktiva kunder, alltså de du träffat de senaste 90 dagarna, inte per användare, så en fullbokad vecka kostar dig inte mer i tysthet.

Och eftersom Bookatu tar 0 % i provision finansieras inget av det här genom att skumma av din kassa. Du behåller 100 % av varje bokning, din kundlista förblir din, och depositionerna du tar för att backa upp påminnelserna landar på ditt eget konto, inte vårt. Påminnelsesystemet gör bara sitt tysta jobb i bakgrunden medan du gör ditt. De första 90 dagarna är gratis, utan kort, så du kan se det fungera innan du betalar en krona.

Så sluta ställa sms mot mejl. Se det som en stafett: mejlet sätter farten tidigt med hela bilden, sms:et tar det i mål när det gäller. Får du växlingen rätt börjar överraskningarna med tomma stolar som brukade pricka din vecka att blekna bort, utan att du jagar en enda kund för hand.