Sms eller mail som påmindelse: sådan får du færre udeblivelser

Enhver forretning med tidsbestilling kører på det samme stille væddemål: at den, der bookede for tre uger siden, rent faktisk træder ind ad døren i dag. En påmindelse er måden, du gør det væddemål sikrere på. Det spørgsmål, jeg oftest får, er, hvilken slags man skal sende, sms eller mail. Det ærlige svar er, at de løser hver sin opgave, og når du først ser forskellen, holder du op med at vælge og begynder at bruge begge dele med vilje.

Det, en sms er god til

En sms lander på den ene ting, folk aldrig efterlader nogen steder, og de fleste af os åbner den inden for få minutter, efter den har vibreret. Det gør sms til det rigtige værktøj i de øjeblikke, der betyder mest: dagen før og om morgenen på dagen. Hvis nogen glemmer det, er det som regel der, og en hurtig sms når dem, mens der stadig er tid til at bekræfte eller flytte tiden.

Sms'er er korte af natur, og det er en fordel. Ingen scroller i en sms. De kigger, får fat i tid og sted og kommer videre med deres dag. Til gengæld koster de penge. Sms'er er ikke gratis at sende, og jo flere du fyrer af, jo mere løber det op. Så brug dem der, hvor de tjener sig hjem, tæt på aftalen, ikke tre dage før en klipning.

Det, en mail er god til

En mail har plads og koster dig ingenting at sende, så den er det naturlige sted til alt, der fylder mere end én linje. Din bookingbekræftelse hører til her: alle detaljerne, din adresse med et kortlink, hvad de skal have med, din afbudsfrist, noten om parkering ved studiet eller forberedelsen før en behandling. Det er også det blide varsel et par dage før, det der giver en kunde tid til at flytte tiden i god tid i stedet for at forsvinde på selve dagen.

Hagen ved mail er enkel. Folk tjekker den ikke lige så hurtigt, og en bekræftelse kan ligge ulæst under en bunke nyhedsbreve. Derfor er den en dårlig sidste forsvarslinje. Mail er fantastisk til den rolige, detaljerede besked, når der er masser af tid, og svag til det akutte klap på skulderen en time før stolen, træningsgulvet eller behandlingsrummet står tomt.

Vælg ikke den ene, giv dem hver sin opgave

Så snart du holder op med at se det som en konkurrence, designer opsætningen nærmest sig selv. Brug den billige, detaljerede kanal tidligt og den hurtige, sikre kanal sent. Et forløb, der virker for stort set enhver forretning med tidsbestilling, ser sådan her ud:

• I det øjeblik der bookes: en bekræftelse på mail med alt, hvad de har brug for, plus et link, hvor de kan flytte tiden med ét tryk.
• To eller tre dage før: et kort varsel på mail, din tidlige advarsel, så folk kan flytte tiden, mens den stadig er nem at få fyldt op.
• Dagen før eller om morgenen på dagen: en kort sms, det puf der faktisk når de glemsomme i god tid.
• Efter besøget (valgfrit): et hurtigt tak og en opfordring til at booke igen, så stolen også er fyldt næste gang.

Læg mærke til mønsteret. Mailen bærer detaljerne, når der ikke er travlt. Sms'en bærer sikkerheden, når uret tikker. Du sender ikke flere beskeder, du sender den rigtige slags på det rigtige tidspunkt.

Skriv påmindelser, folk ikke bliver irriterede over

Den hurtigste måde at få påmindelser til at føles som nag er at sende for mange eller at gøre dem vage. Hold hver enkelt konkret og menneskelig. Start med det væsentlige, hvem de skal se, til hvad, hvornår og hvor, og gør så det næste skridt tydeligt. Det mest nyttige, du kan lægge oveni, er ikke dårlig samvittighed, det er en nem udvej: et link til at flytte tiden. En kunde, der kan rykke sin tid med to tryk, bliver næsten aldrig en tavs udeblivelse.

En påmindelse er ikke en irettesættelse. Det er en tjeneste. Du giver travle mennesker deres egen kalender tilbage.

Læg tonen efter din forretning. En barber må gerne være fræk, en klinik bør være enkel og betryggende, en træner må gerne være lidt motiverende. Ordene er dine, timingen laver det tunge arbejde. Og en påmindelse virker bedst med noget rigtigt bag sig, som et depositum eller en kortreservation på de tider, du ikke har råd til at miste. Påmindelser fanger de glemsomme. Et depositum fanger resten, og i Bookatu går det direkte ind i din egen bank via din egen Stripe.

Sådan sætter du det op uden bøvl

Intet af det her skal betyde, at du sidder og kopierer sms'er ind klokken elleve om aftenen. I Bookatu sætter du forløbet af påmindelser op én gang, og så kører det af sig selv for hver eneste booking, både sms og mail, på din egen bookingside med dit eget udtryk. Det er med i alle abonnementer, uden nogen betalingsmur. Prisen følger antallet af aktive kunder, dem du har set inden for de sidste 90 dage, ikke antallet af brugere, så en travl uge koster dig ikke stille og roligt mere.

Og fordi Bookatu tager 0% i kommission, er intet af det finansieret ved at skumme din omsætning. Du beholder 100% af hver eneste booking, din kundeliste bliver ved med at være din, og det depositum, du tager for at bakke påmindelserne op, lander på din egen konto, ikke vores. Påmindelsessystemet passer bare sit stille arbejde i baggrunden, mens du passer dit. De første 90 dage er gratis, uden kort, så du kan se det virke, før du betaler en krone.

Så hold op med at stille det op som sms mod mail. Tænk på det som en stafet: mailen sætter tempoet tidligt med hele billedet, og sms'en bringer det i mål, når det gælder. Få det stafetskifte til at sidde, så begynder de tomme stole, der plejede at prikke huller i din uge, at forsvinde, uden at du skal rykke en eneste kunde i hånden.