Tekstiviesti vai sähköposti ajanvarausmuistutuksiin: näin vähennät peruuttamatta jätettyjä aikoja

Jokainen ajanvarauksella toimiva yritys elää saman hiljaisen vedon varassa: että kolme viikkoa sitten ajan varannut ihminen todella kävelee ovesta sisään tänään. Muistutus tekee siitä vedosta turvallisemman. Useimmin minulta kysytään, kumpi kannattaa lähettää, tekstiviesti vai sähköposti. Rehellinen vastaus on, että ne hoitavat eri tehtävää, ja kun huomaat eron, lopetat valitsemisen ja alat käyttää molempia harkiten.

Missä tekstiviesti on hyvä

Tekstiviesti saapuu siihen ainoaan laitteeseen, jota kukaan ei jätä kotiin, ja useimmat meistä avaavat sen muutamassa minuutissa värinästä. Siksi tekstiviesti on oikea työkalu tärkeimpiin hetkiin: edelliseen päivään ja aamuun ennen varattua aikaa. Jos joku unohtaa varauksensa, se tapahtuu yleensä juuri silloin, ja nopea viesti tavoittaa hänet, kun aikaa vahvistaa tai siirtää on vielä jäljellä.

Tekstiviestit ovat luonnostaan lyhyitä, ja se on hyvä asia. Kukaan ei selaa tekstiviestiä. Asiakas vilkaisee, painaa mieleen ajan ja paikan ja jatkaa päiväänsä. Vastapainona on hinta. Tekstiviestien lähettäminen ei ole ilmaista, ja mitä enemmän niitä lähetät, sitä enemmän ne kertyvät. Käytä ne siis siellä, missä ne tuottavat, lähellä varattua aikaa, ei kolme päivää etukäteen hiustenleikkuusta.

Missä sähköposti on hyvä

Sähköpostissa on tilaa eikä sen lähettäminen maksa mitään, joten se on luonteva paikka kaikelle, mikä ei mahdu yhteen riviin. Varausvahvistus kuuluu tänne: kaikki tiedot, osoite karttalinkin kanssa, mitä kannattaa ottaa mukaan, peruutusehdot, parkkiohje studiolle tai hoitoa edeltävät valmistelut. Sähköposti sopii myös lempeäksi ennakkoviestiksi pari päivää aiemmin, sellaiseksi joka antaa asiakkaalle aikaa siirtää varaustaan ajoissa sen sijaan, että hän katoaisi kokonaan varauspäivänä.

Sähköpostin ongelma on yksinkertainen. Sitä ei tarkisteta yhtä nopeasti, ja vahvistus voi jäädä lukematta uutiskirjepinon alle. Siksi se on huono viimeinen puolustuslinja. Sähköposti on loistava rauhalliseen ja yksityiskohtaiseen viestiin silloin, kun aikaa on runsaasti, ja heikko siihen kiireiseen olkapäätaputukseen tuntia ennen kuin tuoli, salin lattia tai hoitohuone jää tyhjilleen.

Älä valitse toista, anna kummallekin oma tehtävä

Kun lakkaat pitämästä tätä kilpailuna, kokonaisuus rakentuu melkein itsestään. Käytä halpaa ja yksityiskohtaista kanavaa aikaisin ja nopeaa ja varmaa kanavaa myöhään. Näin näyttää ketju, joka toimii lähes millä tahansa ajanvarausalalla:

• Varaushetkellä: sähköpostivahvistus, jossa on kaikki tarvittava, ja yhden napautuksen linkki ajan siirtämiseen.
• Kaksi tai kolme päivää ennen: lyhyt sähköpostimuistutus, sinun ennakkovaroituksesi, jotta asiakas ehtii siirtää aikaa silloin kun se on vielä helppo täyttää.
• Edellisenä päivänä tai samana aamuna: lyhyt tekstiviesti, se tökkäys joka oikeasti tavoittaa unohtelijan ajoissa.
• Käynnin jälkeen (vapaaehtoinen): nopea kiitos ja kehotus varata uusi aika, jotta tuoli pysyy täynnä myös ensi kerralla.

Huomaa muoto. Sähköposti kuljettaa yksityiskohdat silloin kun kiirettä ei ole. Tekstiviesti tuo varmuuden silloin kun kello käy. Et lähetä enempää viestejä, vaan oikeanlaisia oikeaan hetkeen.

Kirjoita muistutuksia, jotka eivät ärsytä

Nopein tapa saada muistutukset tuntumaan nalkuttamiselta on lähettää niitä liikaa tai jättää ne epämääräisiksi. Pidä jokainen viesti täsmällisenä ja inhimillisenä. Aloita olennaisesta: kenen luo asiakas on tulossa, mitä varten, milloin ja minne, ja tee sitten seuraava askel selväksi. Hyödyllisin lisäys ei ole syyllistäminen vaan helppo ulospääsy: linkki ajan siirtämiseen. Asiakas, joka voi siirtää aikaansa kahdella napautuksella, ei juuri koskaan jää hiljaa pois.

Muistutus ei ole nuhtelu. Se on palvelus. Annat kiireisille ihmisille heidän oman kalenterinsa takaisin.

Sovita sävy yritykseesi. Parturi voi olla veikeä, klinikan kannattaa olla selkeä ja rauhoittava, valmentaja saa olla hitusen kannustava. Sanat ovat sinun, ajoitus tekee raskaan työn. Muistutus toimii parhaiten, kun sen takana on jotain konkreettista, kuten käsiraha tai kortin varaus niissä ajoissa, joita sinulla ei ole varaa menettää. Muistutukset nappaavat unohtelijat. Käsiraha nappaa loput, ja Bookatussa se menee suoraan omalle pankkitilillesi oman Stripe-tilisi kautta.

Käyttöönotto ilman säätämistä

Mikään tästä ei tarkoita tekstiviestien kopioimista ja liittämistä yhdeltätoista illalla. Bookatussa määrität muistutusketjun kerran, ja se hoitaa itsensä jokaisessa varauksessa, sekä tekstiviestinä että sähköpostina, omalla brändätyllä varaussivullasi. Se sisältyy kaikkiin tilauspaketteihin, eikä mitään ominaisuutta ole lukittu maksumuurin taakse. Hinnoittelu perustuu aktiivisiin asiakkaisiin, siis niihin jotka olet tavannut viimeisen 90 päivän aikana, ei käyttäjäpaikkoihin, joten kiireinen viikko ei salaa maksa sinulle enempää.

Ja koska Bookatu ottaa 0 %:n provision, mitään tästä ei rahoiteta kuorimalla siivua myynnistäsi. Pidät jokaisesta varauksesta 100 %, asiakaslistasi pysyy sinun, ja muistutusten tueksi keräämäsi käsirahat päätyvät omalle tilillesi, eivät meidän. Muistutusjärjestelmä tekee hiljaista työtään taustalla samalla kun sinä teet omaasi. Ensimmäiset 90 päivää ovat ilmaisia ilman korttia, joten voit katsoa sen toimivan ennen kuin maksat senttiäkään.

Lopeta siis asetelma tekstiviesti vastaan sähköposti. Ajattele sitä viestinvaihtona: sähköposti antaa vauhdin alussa koko kuvan kanssa, tekstiviesti tuo maaliin silloin kun se ratkaisee. Kun tuo vaihto onnistuu, viikkoasi tahranneet tyhjän tuolin yllätykset alkavat hävitä ilman että jahtaat yhtäkään asiakasta käsin.