Toestemmings- en nazorgformulieren voor nagel- en schoonheidssalons

Een nagel- en schoonheidssalon draait op huid en vertrouwen. Gel die kan loslaten, een verving die kan prikken, hars op een plek die gevoeliger blijkt dan gedacht. Meestal gaat het helemaal goed. Het formulier is er voor de keren dat het niet goed gaat, en voor de klant die echt vergeten was de medicatie te noemen die haar huid dunner maakt.

Het is er ook voor jou. Zegt een klant ooit dat het haar nooit gevraagd is, dan is een ondertekend formulier met een tijdstip erop een rustig einde van dat gesprek.

Wat er op een toestemmingsformulier voor beauty hoort

Houd het bij wat verandert wat je in de behandelkamer doet. Een lang formulier wordt vluchtig gelezen, dus vraag naar de dingen die ertoe doen en laat de rest weg.

• Wie ze zijn en hoe je ze bereikt, ingevuld vanuit hun boeking.
• Een korte checklist over gezondheid en huid: allergieen, huidaandoeningen, medicatie, en zwangerschap waar dat relevant is voor de behandeling.
• Een vraag over de allergietest bij verven en wimperwerk, zodat je vastlegt wat is aangeboden en gekozen.
• Een paar toestemmingsverklaringen om aan te vinken, bijvoorbeeld dat lichte roodheid kan optreden of dat het resultaat niet gegarandeerd is.
• Toestemming voor foto's, als je je werk graag plaatst, zodat je het een keer vraagt en het antwoord bewaart.
• Een handtekening aan het eind, met een vinger gezet.

Een allergietest waarvan je kunt laten zien dat je hem aanbood

Bij verven en wimperbehandelingen is het advies meestal om een dag of twee voor een eerste afspraak een allergietest te doen. Wat je ook besluit te doen, op het toestemmingsformulier leg je het vast. Een vinkje en een toestemmingsverklaring leggen vast dat de test is aangeboden en wat de klant koos. Komt er ooit een reactie, dan hoef je niet op je geheugen te vertrouwen.

Koppel het alleen aan de diensten waar het nodig is

Niet elke dienst heeft een formulier nodig. Een gelmanicure voor een vaste klant waarschijnlijk niet. Een eerste lashlift, een verving, een harsbehandeling of een gezichtsbehandeling waarschijnlijk wel. Jij vinkt de diensten aan waarvoor het verplicht is, zodat een klant die zo'n dienst boekt wordt gevraagd het voor het bezoek in te vullen, terwijl een vaste klant met een vertrouwde behandeling er nooit mee lastiggevallen wordt.

Waar de ondertekende formulieren blijven

Elk ondertekend formulier staat op het profiel van de klant met de datum waarop er getekend is. Voor de volgende afspraak open je hun kaart en zie je wat ze de vorige keer vertelden, inclusief de gezette handtekening en het exacte tijdstip waarop het binnenkwam. Het is de klantgeschiedenis die je altijd al wilde bijhouden, zonder de map met papier.

Een eerlijke kanttekening. Dit gaat over een goed dossier bijhouden, niet over juridisch advies. Wat je moet bewaren, en hoe lang, hangt af van waar je zit en van je verzekeraar, dus dat is het even navragen waard. Het werk van Bookatu is je een nette plek geven om het te bewaren en klanten een makkelijke manier om te tekenen.