Como automatizar a receção do seu salão (sem parecer um robô)

Na verdade, não tem uma receção. Tem um telemóvel no bolso do avental, um caderno ao pé da chaleira e uma memória que já está cheia. Entre clientes está a confirmar o dia de amanhã, a responder a uma mensagem e a tentar lembrar-se se o das quatro chegou a pagar o sinal. É esse o verdadeiro trabalho de uma receção num estúdio pequeno, e neste momento está a fazê-lo todo à mão, normalmente a meio de um brushing.

A questão é esta: quase nada disso precisa de si. Automatizar a receção do seu salão não é substituir uma pessoa. É entregar uma pilha de pequenas tarefas repetidas ao software para que aconteçam a horas, sempre, sem a arrancarem ao trabalho que os clientes pagam de facto.

Escreva o que a sua receção faz de facto

Antes de automatizar seja o que for, olhe para o trabalho com honestidade. Uma receção não é uma tarefa. São uma dúzia de tarefas minúsculas que a puxam sempre para fora do que está a fazer. Escreva-as e o padrão fica óbvio: quase todas são previsíveis, e o previsível é exatamente aquilo em que o software é bom.

• Receber marcações e responder ao "tens quinta livre?"
• Enviar uma confirmação para o cliente saber que ficou fechado
• Lembrar as pessoas na véspera para que apareçam mesmo
• Cobrar um sinal ou segurar um cartão nas marcações maiores
• Voltar a marcar com o habitual antes de ele sair pela porta
• Preencher um buraco de última hora quando alguém cancela
• Manter as notas dos clientes, os contactos e o histórico num só sítio

Agora seja honesta sobre quais delas precisam do seu critério. Ler uma fórmula de cor, trabalhar um ombro dorido, ajustar o programa de alguém: isso é consigo. Enviar o terceiro lembrete da manhã não é. O primeiro passo é apenas decidir que tarefas é que tem autorização para pousar.

Comece pela própria marcação

Tudo o resto pende desta mudança. Dê ao seu estúdio um site de marcações próprio, no seu próprio link, e os clientes marcam sozinhos quando lhes der jeito, que raramente é durante o seu horário de abertura. Muitas reservas online entram à noite, muito depois de você ter ido para casa, quando uma chamada perdida lhe teria custado a marcação.

Com a Bookatu, a sua página de marcações mostra a disponibilidade real, os seus serviços e os seus preços, e escreve diretamente nos calendários da sua equipa com sincronização nos dois sentidos com o Google Calendar. Um horário que alguém marca online bloqueia na hora, e um compromisso pessoal que acrescenta ao seu calendário fecha esse horário aos clientes. Sem marcações duplicadas, sem "deixe-me ver e já lhe digo", sem trocas de chamadas.

A melhor hora da sua semana é aquela em que um sábado com a agenda cheia se encheu sozinho enquanto você dormia.

Deixe as confirmações e os lembretes andar sozinhos

Assim que uma reserva existe, as tarefas seguintes são confirmá-la e lembrar o cliente. São as mais fáceis de entregar e as que lhe devolvem mais tempo. Uma confirmação sai no momento em que alguém marca. Um lembrete chega na véspera. Você não toca em nenhum dos dois.

Esta é também a sua defesa mais forte contra as faltas. A maioria das faltas não são pessoas a desaparecer de propósito. Simplesmente esqueceram-se, e um toque no momento certo resolve isso. Mantenha a redação calorosa e simples, como uma coisa que diria mesmo, e dê-lhes uma forma fácil de remarcar. Um cliente que consegue mudar o horário em dois toques é um cliente que não desaparece no próprio dia e a deixa a olhar para uma cadeira vazia.

Acrescente sinais e uma lista de espera para proteger os buracos

Os lembretes apanham os esquecidos. Os sinais e a lista de espera tratam de toda a gente. Nas marcações mais longas ou de maior valor, peça um sinal ou segure um cartão quando o cliente marca. Isso separa discretamente as reservas a sério dos talvez. E como liga a sua própria conta Stripe, esse dinheiro cai no seu banco, não no nosso. A Bookatu cobra 0% de comissão e nunca toca na receita das suas reservas, por isso fica com 100% de cada reserva.

Depois deixe uma lista de espera inteligente fazer o trabalho de andar atrás das pessoas, para o qual nunca teria tempo. Quando um cancelamento abre, quem está à espera recebe automaticamente a oferta do horário, e o buraco muitas vezes preenche-se antes de você ter dado por ele. É esse o objetivo: as tarefas desconfortáveis e urgentes ficam feitas no momento, e não três horas depois, quando finalmente olha para o telemóvel.

Faça com que continue a soar a si, não a uma máquina

Vale a pena nomear o medo: que a automação torne o seu estúdio frio. Na prática costuma acontecer o contrário. Quando a papelada anda sozinha, você fica mais calma e mais presente com a pessoa que está na cadeira, em vez de estar a ouvir a meio enquanto redige um lembrete na cabeça.

Há alguns pequenos hábitos que mantêm tudo caloroso. Escreva as suas mensagens na sua própria voz. Use o primeiro nome do cliente. Guarde os toques pessoais que são mesmo pessoais, como lembrar-se de que o casamento de alguém está a chegar, e deixe o software carregar as coisas de rotina, como "até amanhã às duas". E como a lista de clientes é sua na Bookatu, sem nenhum marketplace entre si e as pessoas que serve, cada um desses gestos constrói a sua relação, e não a de uma plataforma.

Não tem de automatizar tudo esta semana. Ligue primeiro as reservas online, depois os lembretes, e depois os sinais e a lista de espera quando já estiver à vontade. Todos os planos incluem as mesmas funcionalidades, por isso nunca esbarra num muro de pagamento à medida que cresce. Cada peça que liga é mais uma tarefa que deixa de lhe interromper o dia, até a receção estar a andar sozinha em silêncio e você estar de volta ao trabalho pelo qual abriu portas.