Näin automatisoit kampaamosi vastaanoton (kuulostamatta robotilta)
Kampaamon vastaanotto on kasa pieniä toistuvia töitä, jotka syövät päiväsi. Näin automatisoit ajanvaraukset, muistutukset, ennakkomaksut ja jonotuslistan niin, että ne hoituvat itsestään.
Sinulla ei oikeastaan ole vastaanottoa. Sinulla on puhelin esiliinan taskussa, vihko vedenkeittimen vieressä ja muisti, joka on jo täynnä. Asiakkaiden välissä vahvistat huomista, vastaat yksityisviestiin ja yrität muistaa, maksoiko se neljän asiakas koskaan ennakkoaan. Juuri tuota vastaanoton työ on pienessä liikkeessä, ja juuri nyt teet kaiken käsin, yleensä kesken föönauksen.
Tässä se juju: melkein mikään siitä ei vaadi sinua. Kampaamon vastaanoton automatisoinnissa ei ole kyse ihmisen korvaamisesta. Siinä annetaan kasa pieniä, toistuvia töitä ohjelmiston hoidettavaksi, jotta ne tapahtuvat ajallaan joka kerta, ilman että sinut revitään irti työstä, josta asiakkaat oikeasti maksavat.
Kirjaa ylös, mitä vastaanotto oikeasti tekee
Ennen kuin automatisoit mitään, katso työtä rehellisesti. Vastaanotto ei ole yksi tehtävä. Se on tusina pikkutehtävää, joista jokainen repii sinut irti siitä, mitä olet tekemässä. Kirjoita ne ylös, niin kuvio on ilmiselvä: suurin osa on ennakoitavaa, ja ennakoitava on juuri sitä, missä ohjelmisto on hyvä.
- Varausten ottaminen ja vastaaminen kysymykseen "onko sinulla torstaina aikaa?"
- Vahvistuksen lähettäminen, jotta asiakas tietää ajan olevan varmasti varattu
- Muistuttaminen edellisenä päivänä, jotta asiakkaat oikeasti tulevat paikalle
- Ennakkomaksun ottaminen tai kortin varaaminen isompia aikoja varten
- Uuden ajan varaaminen kanta-asiakkaalle ennen kuin hän kävelee ovesta ulos
- Viime hetken aukon täyttäminen, kun joku peruu
- Asiakasmuistiinpanojen, yhteystietojen ja historian pitäminen yhdessä paikassa
Ole nyt rehellinen sen suhteen, mitkä niistä vaativat sinun ammattitaitoasi. Värireseptin lukeminen, kipeän olkapään hoitaminen, jonkun harjoitusohjelman hienosäätö: se olet sinä. Aamun kolmannen muistutuksen lähettäminen ei ole. Ensimmäinen askel on vain päättää, mitkä työt saat laskea käsistäsi.
Aloita itse varauksesta
Kaikki muu rakentuu tämän yhden muutoksen varaan. Anna liikkeellesi oma varaussivu omalla osoitteellaan, niin asiakkaat varaavat itse silloin kun heille sopii, mikä on harvoin aukioloaikoinasi. Iso osa verkkovarauksista tulee illalla, kauan sen jälkeen kun olet mennyt kotiin, jolloin vastaamatta jäänyt puhelu olisi maksanut sinulle koko varauksen.
Bookatussa varaussivusi näyttää todellisen vapaan aikasi, palvelusi ja hintasi, ja se kirjoittaa varaukset suoraan tiimisi kalentereihin kaksisuuntaisella Google Calendar -synkronoinnilla. Verkosta varattu aika menee heti varatuksi, ja oma menosi, jonka lisäät omaan kalenteriisi, sulkee sen ajan asiakkailta. Ei tuplavarauksia, ei "tarkistan ja palaan asiaan", ei loputonta soittelua edestakaisin.
Viikkosi paras tunti on se, jolloin täyteen varattu lauantai täyttyi itsestään sinun nukkuessasi.
Anna vahvistusten ja muistutusten hoitua itsestään
Kun varaus on olemassa, seuraavat työt ovat sen vahvistaminen ja asiakkaan muistuttaminen. Nämä on helpointa antaa pois, ja ne ostavat takaisin eniten aikaa. Vahvistus lähtee sillä hetkellä kun joku varaa. Muistutus saapuu edellisenä päivänä. Sinä et koske kumpaankaan.
Tämä on myös vahvin suojasi peruuttamattomia poisjääntejä vastaan. Useimmiten kyse ei ole siitä, että asiakas jättäisi sinut tahallaan pulaan. Hän vain unohti, ja oikein ajoitettu tönäisy korjaa sen. Pidä sanamuoto lämpimänä ja selkeänä, sellaisena kuin oikeasti puhuisit, ja anna helppo tapa siirtää aikaa. Asiakas, joka voi siirtää aikansa kahdella napautuksella, ei katoa aamulla ja jätä sinua tuijottamaan tyhjää tuolia.
Suojaa aukot ennakkomaksuilla ja jonotuslistalla
Muistutukset nappaavat unohtelijat. Ennakkomaksut ja jonotuslista hoitavat kaikki muut. Pyydä pidemmistä tai arvokkaammista ajoista ennakkomaksu tai varaa kortti varauksen yhteydessä. Se erottelee huomaamatta tosissaan olevat varaukset ehkä-varauksista. Ja koska liität oman Stripe-tilisi, rahat päätyvät sinun pankkitilillesi, eivät meidän. Bookatu ottaa 0 % komissiota eikä koske koskaan varaustuloihisi, joten pidät itselläsi 100 % jokaisesta varauksesta.
Anna sitten älykkään jonotuslistan hoitaa se perääminen, johon et koskaan ehdi. Kun peruutus vapauttaa ajan, jonossa oleville tarjotaan sitä automaattisesti, ja aukko täyttyy usein ennen kuin olet edes huomannut sen syntyneen. Juuri siitä on kyse: kiusalliset ja kiireiset työt hoituvat siinä hetkessä, ei kolme tuntia myöhemmin, kun vihdoin vilkaiset puhelintasi.
Pidä huoli, että se kuulostaa sinulta eikä koneelta
Sanotaan pelko ääneen: että automaatio tekisi liikkeestäsi kylmän. Käytännössä käy yleensä päinvastoin. Kun paperityöt hoituvat itsestään, olet rauhallisempi ja läsnä tuolissa istuvalle ihmiselle sen sijaan, että kuuntelisit puolella korvalla ja hahmottelisit päässäsi muistutusta.
Muutama pieni tapa pitää sen lämpimänä. Kirjoita viestit omalla äänelläsi. Käytä asiakkaan etunimeä. Säilytä ne henkilökohtaiset eleet, jotka ovat aidosti henkilökohtaisia, kuten se että muistat jonkun häiden lähestyvän, ja anna ohjelmiston kantaa rutiini, kuten "nähdään huomenna kello 14". Ja koska asiakaslistasi on Bookatussa sinun, eikä sinun ja asiakkaidesi välissä ole mitään markkinapaikkaa, jokainen noista eleistä rakentaa sinun suhdettasi, ei jonkin alustan.
Sinun ei tarvitse automatisoida kaikkea tällä viikolla. Ota ensin käyttöön verkkoajanvaraus, sitten muistutukset ja sen jälkeen ennakkomaksut ja jonotuslista, kun olet päässyt vauhtiin. Jokaiseen pakettiin kuuluvat samat ominaisuudet, joten et törmää maksumuuriin kasvaessasi. Jokainen käyttöön otettu osa on yksi työ vähemmän keskeyttämässä päivääsi, kunnes vastaanotto pyörii hiljaa itsestään ja sinä olet taas sen työn äärellä, jota varten avasit ovesi.
