Slik automatiserer du resepsjonen i salongen (uten å høres ut som en robot)

Du har egentlig ikke en resepsjon. Du har en telefon i forkleslomma, en notatbok ved vannkokeren, og et hode som allerede er fullt. Mellom kundene bekrefter du morgendagen, svarer på en DM, og prøver å huske om han klokka fire noen gang betalte depositumet. Det er den faktiske jobben til en resepsjon i et lite studio, og akkurat nå gjør du alt sammen for hånd, som regel midt i en føn.

Her er greia: nesten ingenting av det trenger deg. Å automatisere resepsjonen i salongen handler ikke om å erstatte et menneske. Det handler om å gi en bunke små, gjentakende oppgaver til programvare, så de skjer til rett tid hver gang, uten å dra deg vekk fra arbeidet kundene faktisk betaler for.

Skriv ned hva resepsjonen din faktisk gjør

Før du automatiserer noe som helst, se ærlig på jobben. En resepsjon er ikke én oppgave. Det er et dusin bittesmå som hver river deg ut av det du holder på med. Skriv dem opp, så blir mønsteret åpenbart: de fleste er forutsigbare, og forutsigbart er akkurat det programvare er god på.

• Ta imot bookinger og svare på "har du ledig på torsdag?"
• Sende en bekreftelse så kunden vet at det er i boks
• Minne folk på dagen før så de faktisk møter opp
• Ta et depositum eller reservere et kort for større avtaler
• Booke den faste kunden på nytt før hun går ut døra
• Fylle et hull i siste liten når noen avbestiller
• Holde kundenotater, kontaktinfo og historikk på ett sted

Vær så ærlig om hvilke av dem som trenger ditt skjønn. Å lese en fargeformel, jobbe med en vond skulder, justere noens program: det er deg. Å sende formiddagens tredje påminnelse er det ikke. Det første grepet er bare å bestemme hvilke oppgaver du har lov til å legge fra deg.

Start med selve bookingen

Alt annet henger på denne ene endringen. Gi studioet ditt en egen bookingside på sin egen lenke, så booker kundene seg selv når det passer dem, og det er sjelden i åpningstiden din. Mange nettbookinger kommer inn om kvelden, lenge etter at du har gått hjem, når et tapt anrop ville kostet deg avtalen.

Med Bookatu viser bookingsiden din den reelle ledigheten, tjenestene og prisene dine, og den skriver rett inn i teamets kalendere med toveis synkronisering mot Google Calendar. En tid noen booker på nett, sperres umiddelbart, og en privat avtale du legger inn i din egen kalender stenger den tiden for kundene. Ingen dobbeltbookinger, ingen "la meg sjekke og komme tilbake til deg", ingen telefontagg.

Den beste timen i uka di er den der en fullbooket lørdag fylte seg selv mens du sov.

La bekreftelser og påminnelser gå av seg selv

Når en booking først finnes, er de neste oppgavene å bekrefte den og minne kunden på. Det er de enkleste å gi fra seg og de som kjøper tilbake mest tid. En bekreftelse går ut i det øyeblikket noen booker. En påminnelse lander dagen før. Du rører ingen av dem.

Dette er også det sterkeste vernet ditt mot avbud. De fleste som ikke møter opp, ghoster deg ikke. De glemte det rett og slett, og et velplassert dytt fikser det. Hold ordlyden varm og enkel, som noe du faktisk ville sagt, og gi dem en lettvint måte å flytte timen på. En kunde som kan flytte tiden sin med to trykk, er en kunde som ikke forsvinner på selve dagen og etterlater deg stirrende på en tom stol.

Legg til depositum og venteliste for å beskytte hullene

Påminnelser fanger opp dem som glemmer. Depositum og venteliste tar seg av alle andre. For lengre avtaler eller avtaler med høyere verdi, be om et depositum eller reserver et kort når kunden booker. Det skiller stille og rolig de seriøse bookingene fra kanskje-ene. Og fordi du kobler til din egen Stripe, lander de pengene i din bank, ikke vår. Bookatu tar 0 % i provisjon og rører aldri bookinginntektene dine, så du beholder 100 % av hver booking.

La så en smart venteliste ta purringen du aldri ville funnet tid til. Når en avbestilling åpner en tid, blir den automatisk tilbudt dem som venter, og hullet fylles ofte før du i det hele tatt har lagt merke til at det oppsto. Det er hele poenget: de kleine, tidskritiske oppgavene blir gjort i øyeblikket, ikke tre timer senere når du endelig kaster et blikk på telefonen.

Sørg for at det høres ut som deg, ikke en maskin

Frykten er verdt å sette ord på: at automatisering får studioet ditt til å føles kaldt. I praksis skjer som regel det motsatte. Når administrasjonen går av seg selv, er du roligere og mer til stede med den som sitter i stolen, i stedet for å halvhøre etter mens du skriver en påminnelse i hodet.

Noen få små vaner holder det varmt. Skriv meldingene med din egen stemme. Bruk kundens fornavn. Behold de personlige detaljene som er ekte personlige, som å huske at noen snart skal gifte seg, og la programvaren ta det rutinemessige, som "vi ses i morgen klokka to". Og fordi du eier kundelista di i Bookatu, uten noen markedsplass mellom deg og folkene du betjener, bygger hver av de detaljene ditt forhold, ikke en plattforms.

Du trenger ikke automatisere hele greia denne uka. Slå på nettbooking først, så påminnelser, så depositum og venteliste når du har funnet fotfestet. Alle abonnementer inneholder de samme funksjonene, så du treffer aldri en betalingsmur mens du vokser. Hver del du slår på, er én oppgave mindre som avbryter dagen din, helt til resepsjonen stille og rolig går av seg selv og du er tilbake til arbeidet du åpnet dørene for.