サロンの受付業務を自動化する方法（機械っぽくならずに）

あなたに受付があるわけではありません。あるのは、エプロンのポケットに入った携帯と、やかんの横のノートと、もういっぱいになった記憶です。お客様の合間に、明日の確認をして、DMに返信して、16時の方がデポジットを払ったかどうか思い出そうとしています。小さなお店の受付というのは実際そういう仕事で、今はそのすべてを、たいていブローの最中に、手でやっているわけです。

ただ、そのほとんどはあなたでなくてもできます。サロンの受付業務の自動化は、人を置き換える話ではありません。小さくて繰り返しの多い仕事の束をソフトウェアに渡し、毎回きちんと時間どおりに終わらせて、お客様が本当にお金を払っている仕事からあなたを引き離さないようにすることです。

受付が実際にやっていることを書き出す

何かを自動化する前に、その仕事を正直に見てみましょう。受付は一つの作業ではありません。そのたびにあなたの手を止めさせる、小さな作業が十いくつ集まったものです。書き出してみると、パターンははっきりします。ほとんどが予測できるもので、予測できることこそソフトウェアが得意な分野です。

• 予約を受けることと、「木曜は空いていますか」に答えること
• 予約が確定したとお客様に分かるよう、確認のご連絡を送ること
• 実際に来ていただけるよう、前日にお知らせすること
• 大きめの予約でデポジットをいただくか、カードをお預かりすること
• 常連のお客様がお帰りになる前に、次回のご予約を取ること
• キャンセルが出たときに、直前の空きを埋めること
• カルテ、連絡先、来店履歴を一か所にまとめておくこと

では、そのうちどれにあなたの判断が必要か、正直に考えてみてください。カラー剤の配合を読むこと、痛む肩に向き合うこと、その方のプログラムを調整すること。これはあなたにしかできません。その朝3通目のリマインダーを送ることは、そうではありません。最初の一歩は、どの仕事なら手放していいかを決めることだけです。

まずは予約そのものから

ほかのすべてが、この一つの変化にぶら下がっています。自分のリンクで自分の予約サイトを持てば、お客様は自分の都合のいいときに予約します。そしてそれは、あなたの営業時間中であることはめったにありません。オンライン予約の多くは夕方以降、あなたが帰宅したずっとあとに入ってきます。電話なら取り逃して、その予約を失っていた時間帯です。

Bookatu の予約ページは、実際の空き状況、メニュー、料金を表示し、Google Calendar との双方向同期でスタッフのカレンダーに直接書き込みます。オンラインで予約された枠は即座にふさがり、自分のカレンダーに入れた私用の予定は、その枠をお客様に見せなくします。ダブルブッキングも、「確認して折り返します」も、電話のかけ違いもありません。

一週間で最高の1時間は、眠っているあいだに土曜が自分で満席になっていた、その時間です。

確認とリマインダーは自動で回す

予約が入ったら、次の仕事はその確認と、お客様へのリマインドです。これは最も手放しやすく、しかも最も多くの時間を取り戻してくれる部分です。予約された瞬間に確認のご連絡が届き、前日にリマインダーが届きます。あなたはどちらにも触れません。

これは無断キャンセルに対する一番強い守りでもあります。無断キャンセルのほとんどは、わざと連絡を絶っているわけではありません。単に忘れていただけで、ちょうどいいタイミングの一声がそれを解決します。文面は温かく分かりやすく、自分が実際に言いそうな言葉にして、簡単に日時を変更できる手段を添えてください。2タップで予約を動かせるお客様は、当日に姿を消して、空いた席をあなたに見せることのないお客様です。

デポジットとキャンセル待ちで、空白を守る

リマインダーは、うっかり忘れる方を捕まえます。デポジットとキャンセル待ちが、それ以外の全員に対応します。長めの予約や単価の高い予約では、ご予約のときにデポジットをいただくか、カードをお預かりしましょう。本気の予約と、たぶん行くという予約を静かに仕分けてくれます。しかもご自身の Stripe を接続するので、そのお金は当社ではなくあなたの口座に入ります。Bookatu の手数料は0%で、予約の売上に一切触れないので、予約代金は100%あなたのものです。

そのうえで、あなたには絶対に時間が取れない追いかけを、スマートなキャンセル待ちに任せましょう。キャンセルで枠が空くと、待っている方に自動でご案内が届き、空きが出たことに気づく前に埋まっていることもよくあります。それがまさに狙いです。気を使う、時間との勝負になる仕事が、3時間後にようやく携帯を見たときではなく、その場で片づくのです。

機械ではなく、自分の言葉のままで

その不安ははっきり言葉にしておきましょう。自動化するとお店がよそよそしくなるのではないか、という心配です。実際には、たいてい逆のことが起きます。事務作業が勝手に回るようになると、頭の中でリマインダーの文面を考えながら生返事をする代わりに、目の前のお客様に落ち着いて向き合えるようになります。

温かさを保つための小さな習慣がいくつかあります。メッセージは自分の言葉で書くこと。お客様のお名前を使うこと。結婚式が近いことを覚えているといった、本当に個人的な心配りは自分の手で残し、「明日14時にお待ちしています」のような決まりきった部分はソフトウェアに運ばせること。そして Bookatu では顧客リストがあなたのもので、あなたとお客様のあいだにマーケットプレイスが入らないので、その心配りの一つひとつが、プラットフォームではなくあなたの関係を育てます。

今週中に全部を自動化する必要はありません。まずオンライン予約をオンにし、次にリマインダー、慣れてきたらデポジットとキャンセル待ちを足してください。どのプランにも同じ機能が入っているので、成長しても課金の壁にぶつかることはありません。一つオンにするたびに、一日を中断させる仕事が一つ減っていき、やがて受付は静かに自分で回りはじめ、あなたはお店を開いた本来の仕事に戻れます。