Slik tar du depositum for timer: en praktisk guide

Å be om penger før noen har satt seg i stolen føles ubehagelig den første gangen. Det slutter å føles ubehagelig i det øyeblikket du har sett en lørdagstime stå tom tre uker på rad. Et depositum er den enkleste, mest rimelige måten å gjøre en løs reservasjon om til en ekte forpliktelse, og å sette det opp er stort sett noen få små avgjørelser og én tydelig setning.

Dette er den praktiske versjonen. Ikke hvorfor depositum virker, men hvordan du faktisk tar imot det: hva du skal ta, hvem du skal ta det av, og hvordan du holder de gode stamkundene dine fornøyde mens du gjør det.

Først, få pengerørene på plass

For å ta imot et depositum trenger du en trygg måte å belaste et kort på. I Bookatu betyr det å koble til din egen Stripe-konto, som tar noen minutter og litt informasjon om bedriften. Dette betyr mer enn det høres ut som. Fordi Stripe-kontoen er din, går hvert depositum rett inn på banken din, ikke inn på en mellommanns konto som betaler deg ut senere. Bookatu tar 0 % på bestillinger og ser aldri et kortnummer eller holder på inntektene dine.

Så før du rører noen innstillinger, koble til Stripe. Når det er gjort, går depositum, kortreservasjoner og sluttbetalinger alle på dine egne skinner, og du kan se pengene dukke opp der du forventer.

Fast beløp eller prosent?

Dette er den første ekte avgjørelsen din, og det finnes ikke ett riktig svar. Det kommer an på hvor mye prisene dine varierer.

• Et fast beløp, si 20 dollar, er enkelt og forutsigbart. Det fungerer godt når de fleste tjenestene dine koster omtrent det samme, som hos en barberer eller et studio med én behandling. Kundene vet alltid nøyaktig hva de legger igjen.
• En prosentandel, si 25 eller 50 prosent, skalerer med bestillingen. Det passer bedre når du har en trim til 30 dollar og en fargekorreksjon til 300 dollar i samme kalender. Faste 20 dollar dekker knapt den store timen, mens halvparten av den beskytter deg ordentlig.

Usikker? Start med et beskjedent fast beløp. Det er lettest for kundene å forholde seg til, og du kan bytte til prosent senere når du ser hvilke timer du faktisk mister.

Hvor mye bør du be om?

Nok til at noen tenker seg om to ganger før de forsvinner, ikke så mye at det å bestille føles som en risiko. For de fleste timebaserte bedrifter ligger det et sted mellom 20 og 50 prosent av tjenesten, eller et fast beløp i samme størrelsesorden. Depositumet går av sluttregningen, så kunden betaler ikke en krone mer. De betaler bare en del av det de allerede skylder litt tidligere, og den innrammingen er hele poenget.

For de dyrere eller lengre bestillingene dine, de som svir mest når de forsvinner, legg deg i øvre sjikt. En to timers time du ikke kan fylle igjen er verdt å beskytte hardere enn en rask femten minutters oppfriskning. Se på din egen kalender og spør hvilke timer som virkelig ville ødelagt en dag hvis de ikke møtte opp. Sett depositumet så det dekker dem.

Bestem hvem som faktisk betaler det

Dette er delen folk tygger på, og det er delen som avgjør om depositum hjelper deg eller stille irriterer de beste kundene dine. Bekymringen er alltid den samme: kommer den lojale stamkunden som ikke har uteblitt på fem år til å føle seg fornærmet av å bli bedt om et kort?

Du har to ærlige valg. Ta det samme av hver nettbestilling, som er rettferdig, konsekvent og lett å forklare. Eller vær smartere med det og bare be de bestillingene som har ekte risiko i seg. Den smarte ventelisten og historikken i Bookatu er ikke det eneste trikset her: systemet kan lese hver kundes journal, så en stamkunde med ren historikk bestiller uten depositum, mens en helt ny kunde eller noen med tidligere no-show blir bedt om å betale et.

Beskytt kalenderen uten å sende feil signal til folkene som holder deg i drift.

Mange etablerte bedrifter går den smarte veien. Den setter en port foran de virkelig usikre bestillingene og lar opplevelsen være friksjonsfri for alle som har fortjent tilliten din. Nyere salonger tar ofte av alle i starten, rett og slett fordi de ikke har historikken til å vurdere ennå. Begge deler er fornuftig. Du kan ombestemme deg på et minutt.

Kortreservasjon eller betaling på forhånd

Et depositum er penger tatt nå og trukket fra regningen. En kortreservasjon er noe annet: du lagrer kundens kort ved bestilling og belaster det bare hvis de uteblir eller avbestiller sent. Ingenting forlater kontoen deres hvis de møter opp, noe som føles mildere og ofte er lettere å selge inn til en nervøs kunde. Begge går gjennom Stripe-tilkoblingen din, og begge gjør den samme jobben, nemlig å gi kunden noe å tape.

En grov regel: bruk depositum når du vil ha penger i hånden og filtrere ut de virkelig uforpliktende. Bruk kortreservasjon når kundekretsen din stort sett er pålitelig og du bare vil ha en sikring mot en og annen som forsvinner. Mange kjører reservasjon for stamkunder og depositum for nye ansikter, og du kan sette det opp så riktige folk får riktig spørsmål.

Skriv reglene én gang, i klare ord

Et depositum alene er bare halve regelverket. Den andre halvdelen er et avbestillingsvindu, varselet du ber om før noen endrer eller avbestiller. Sett det én gang i innstillingene, så ser kundene det i det øyeblikket de bestiller og igjen i bekreftelsen. Ingen overraskelser, og det er akkurat det som hindrer at folk blir sure senere.

Hold formuleringen menneskelig og konkret. Noe sånt som: "Et depositum på 20 dollar sikrer timen din og går av sluttregningen. Avbestill eller flytt med minst 24 timers varsel, så refunderes det i sin helhet. Innenfor 24 timer dekker depositumet den avsatte tiden." Den setningen gjør mer for no-show-andelen din enn all verdens purring. Og når noen først avbestiller sent og mister depositumet, åpnes timen igjen, så ventelisten din kan fylle den mens du fortsetter med dagen din.

Hvor du går videre herfra

Start i det små og se hva som skjer. Koble til Stripe, velg et fast beløp eller en prosent, bestem om du skal ta av alle eller bare de risikable bestillingene, og skriv én tydelig setning om avbestillinger. Gi det en måned, hold øye med no-show-andelen din, og juster beløpet opp eller ned når du har sett ekte oppførsel i stedet for å gjette. De fleste opplever at den første ubehagelige uken går fort over og at kalenderen rett og slett begynner å holde sammen, med pengene som lander på deres egen konto der de hører hjemme.