Så tar du deposition vid bokning: en praktisk guide

Att be om pengar innan någon ens har satt sig i stolen känns obekvämt första gången. Det slutar kännas obekvämt i samma stund som du har sett en lördagstid stå tom tre veckor i rad. En deposition är det enklaste och mest rättvisa sättet att göra en lös bokning till ett riktigt åtagande, och att komma igång handlar mest om ett par små beslut och en tydlig mening.

Det här är den praktiska varianten. Inte varför depositioner fungerar, utan hur du faktiskt tar dem: vad du ska ta, vem du ska ta det av, och hur du håller dina bästa stamkunder nöjda under tiden.

Först: få ordning på betalningarna

För att kunna ta en deposition behöver du ett säkert sätt att dra ett kort. I Bookatu betyder det att du kopplar ditt eget Stripe-konto, vilket tar några minuter och lite uppgifter om företaget. Det spelar större roll än det låter. Eftersom Stripe-kontot är ditt går varje deposition rakt in på din bank, inte till någon mellanhand som betalar ut till dig senare. Bookatu tar 0 % på bokningar och ser aldrig ett kortnummer eller sitter på dina intäkter.

Så innan du rör en enda inställning, koppla Stripe. När det är gjort går dina depositioner, kortreservationer och slutbetalningar på dina egna spår, och du kan se pengarna dyka upp där du förväntar dig.

Fast belopp eller procent?

Det här är ditt första riktiga beslut, och det finns inget enda rätt svar. Det handlar om hur mycket dina priser varierar.

• Ett fast belopp, säg 20 dollar, är enkelt och förutsägbart. Det fungerar bra när de flesta av dina tjänster kostar ungefär lika mycket, som hos en barberare eller en studio med en enda behandling. Kunderna vet alltid exakt vad de lägger ut.
• En procentsats, säg 25 eller 50 procent, växer med bokningen. Den passar bättre när du har en klippning för 30 dollar och en färgkorrigering för 300 dollar i samma kalender. Fasta 20 dollar täcker knappt den stora tiden, medan hälften skyddar dig ordentligt.

Osäker? Börja med ett måttligt fast belopp. Det är lättast för kunderna att förstå, och du kan byta till procent senare när du ser vilka bokningar du faktiskt förlorar.

Hur mycket ska du be om?

Tillräckligt för att någon ska tänka efter en gång extra innan de bara uteblir, men inte så mycket att det känns riskabelt att boka. För de flesta bokningsbaserade företag ligger det någonstans mellan 20 och 50 procent av tjänsten, eller ett fast belopp i samma spann. Depositionen dras av från slutnotan, så kunden betalar inte en krona mer. Kunden betalar bara en del av det som ändå skulle betalas, fast lite tidigare, och just den beskrivningen är hela poängen.

För dina dyrare eller längre bokningar, de som gör mest ont när de försvinner, luta åt den övre delen av spannet. En tvåtimmarstid som du inte hinner fylla igen är värd att skydda hårdare än en snabb kvart för en justering. Titta i din egen kalender och fråga dig vilka bokningar som verkligen skulle förstöra en dag om de uteblev. Sätt depositionen så att den täcker dem.

Bestäm vem som faktiskt betalar

Det här är den delen som ägare grubblar mest över, och det är den som avgör om depositioner hjälper dig eller tyst irriterar dina bästa kunder. Oron är alltid densamma: kommer stamkunden som inte missat en tid på fem år att känna sig sårad av att bli ombedd att lämna ett kort?

Du har två ärliga alternativ. Ta samma avgift av varje onlinebokning, vilket är rättvist, konsekvent och lätt att förklara. Eller gör det smartare och be bara om deposition för de bokningar som innebär en verklig risk. Bookatus smarta väntelista och historik är inte det enda tricket här: systemet kan läsa varje kunds historik, så en stamkund med rent papper bokar utan deposition, medan en helt ny kund eller någon som uteblivit tidigare får betala en.

Skydda kalendern utan att skicka fel signal till de människor som håller dig i affärer.

Många etablerade företag väljer den smarta vägen. Den sätter en grind framför de bokningar som verkligen är osäkra och lämnar en helt friktionsfri upplevelse till alla som förtjänat ditt förtroende. Nyare salonger tar ofta betalt av alla i början, helt enkelt för att de ännu inte har historiken att bedöma på. Båda vägarna är rimliga. Du kan ändra dig på en minut.

Kortreservation eller betalning i förväg

En deposition är pengar som tas nu och dras av från notan. En kortreservation är något annat: du sparar kundens kort vid bokningen och drar det bara om kunden uteblir eller avbokar sent. Ingenting lämnar kontot om de dyker upp, vilket känns mjukare och ofta är lättare att sälja in till en tveksam kund. Båda går via din Stripe-koppling, och båda gör samma jobb, de ger kunden något att förlora.

En grov regel: använd deposition när du vill ha pengar in och sålla bort dem som inte alls är beslutsamma. Använd kortreservation när din kundkrets mest består av pålitliga människor och du bara vill ha ett skyddsnät för de enstaka som försvinner. Många ägare kör reservation för stamkunder och deposition för nya ansikten, och det kan du ställa in så att rätt personer får rätt fråga.

Skriv reglerna en gång, med enkla ord

En deposition i sig är bara halva regeln. Den andra halvan är en avbokningstid, alltså hur långt varsel du ber om innan någon ändrar eller avbokar. Ställ in den en gång i inställningarna, så ser kunderna den i samma stund som de bokar och en gång till i bekräftelsen. Inga överraskningar, vilket är precis det som gör att folk inte blir sura efteråt.

Håll formuleringen mänsklig och konkret. Något i stil med: "En deposition på 20 dollar säkrar din tid och dras av från slutnotan. Avboka eller boka om med minst 24 timmars varsel så får du tillbaka hela beloppet. Inom 24 timmar täcker depositionen den bokade tiden." Den meningen gör mer för dina uteblivna besök än hur mycket jagande som helst. Och när någon avbokar sent och förlorar sin deposition öppnas tiden igen, så att väntelistan kan fylla den medan du fortsätter med din dag.

Vad du gör härnäst

Börja litet och se vad som händer. Koppla Stripe, välj fast belopp eller procent, bestäm om alla ska betala eller bara de osäkra bokningarna, och skriv en tydlig mening om avbokning. Ge det en månad, håll koll på hur många som uteblir, och justera beloppet upp eller ner när du sett verkligt beteende i stället för att gissa. De flesta ägare märker att den där obekväma första veckan går fort över och att kalendern helt enkelt börjar hålla ihop, med pengarna på det egna kontot där de hör hemma.