Come chiedere un acconto per gli appuntamenti: guida pratica

Chiedere dei soldi prima che una persona si sia seduta in poltrona la prima volta mette a disagio. Smette di metterti a disagio nel momento in cui hai visto uno slot del sabato restare vuoto per tre settimane di fila. Un acconto è il modo più semplice e più equo di trasformare una prenotazione presa alla leggera in un impegno vero, e per impostarlo servono giusto qualche piccola decisione e una frase chiara.

Questa è la versione pratica. Non perché gli acconti funzionano, ma come chiederli davvero: quanto far pagare, a chi, e come tenere contenti i tuoi abituali mentre lo fai.

Prima cosa, sistema il percorso dei soldi

Per incassare un acconto ti serve un modo sicuro di addebitare una carta. In Bookatu significa collegare il tuo account Stripe, cosa che richiede pochi minuti e qualche dato dell'attività. Conta più di quanto sembri. Siccome l'account Stripe è tuo, ogni acconto va dritto sulla tua banca, non sul conto di un intermediario che poi ti versa il dovuto. Bookatu prende 0% sulle prenotazioni e non vede mai il numero di una carta né trattiene i tuoi incassi.

Quindi prima di toccare qualsiasi impostazione, collega Stripe. Fatto questo, acconti, preautorizzazioni e pagamenti finali passano tutti sui tuoi binari, e puoi guardare i soldi arrivare dove ti aspetti che arrivino.

Importo fisso o percentuale?

Questa è la tua prima vera decisione, e non c'è una risposta giusta valida per tutti. Dipende da quanto variano i tuoi prezzi.

• Un importo fisso, diciamo 20 dollari, è semplice e prevedibile. Funziona bene quando quasi tutti i tuoi servizi costano più o meno uguale, come da un barbiere o in uno studio con un solo trattamento. I clienti sanno sempre esattamente quanto stanno mettendo.
• Una percentuale, diciamo il 25 o il 50 percento, cresce insieme alla prenotazione. È la scelta migliore quando nello stesso calendario hai una spuntatina da 30 dollari e una correzione colore da 300. Un fisso da 20 dollari copre a malapena lo slot grande, mentre metà del prezzo ti protegge davvero.

Nel dubbio? Parti da un importo fisso contenuto. È la cosa più facile da capire per i clienti, e puoi passare a una percentuale più avanti, quando avrai visto quali appuntamenti perdi davvero.

Quanto dovresti chiedere?

Abbastanza da far pensare due volte prima di sparire, non tanto da rendere rischiosa la prenotazione. Per la maggior parte delle attività su appuntamento significa tra il 20 e il 50 percento del servizio, o un importo fisso nella stessa fascia. L'acconto viene scalato dal conto finale, quindi il cliente non paga un centesimo in più. Sta solo pagando un po' prima una parte di quello che già doveva, ed è tutta lì la questione.

Per le prenotazioni di valore più alto o più lunghe, quelle che fanno più male quando svaniscono, punta verso la parte alta della fascia. Uno slot da due ore che non riesci a riempire va protetto più di un ritocco veloce da quindici minuti. Guarda il tuo calendario e chiediti quali appuntamenti ti rovinerebbero davvero la giornata se non si presentassero. Calibra l'acconto per coprire quelli.

Decidi chi lo paga davvero

È la parte su cui i titolari si arrovellano, ed è quella che decide se gli acconti ti aiutano o infastidiscono in silenzio le tue persone migliori. Il timore è sempre lo stesso: l'abituale che non salta un appuntamento da cinque anni si sentirà offeso se gli chiedo una carta?

Hai due opzioni oneste. Applicare la stessa regola a ogni prenotazione online, che è equo, coerente e facile da spiegare. Oppure essere più furbo e chiederlo solo alle prenotazioni che portano un rischio reale. La lista d'attesa intelligente di Bookatu e lo storico non sono l'unico trucco qui: il sistema può leggere la scheda di ogni cliente, così un abituale con uno storico pulito prenota senza acconto, mentre a un cliente nuovo o a chi ha già saltato appuntamenti viene chiesto di pagarlo.

Proteggi il calendario senza mandare il messaggio sbagliato alle persone che ti tengono in piedi l'attività.

Parecchie attività avviate scelgono la strada intelligente. Mette un cancello davanti alle prenotazioni davvero incerte e lascia un'esperienza senza attriti a chi si è guadagnato la tua fiducia. I saloni più giovani spesso all'inizio lo chiedono a tutti, semplicemente perché non hanno ancora lo storico per giudicare. Entrambe le scelte sono ragionevoli. E puoi cambiare idea in un minuto.

Preautorizzazione sulla carta o addebito anticipato

Un acconto sono soldi presi subito e scalati dal conto. Una preautorizzazione è un'altra cosa: salvi la carta del cliente al momento della prenotazione e la addebiti solo se non si presenta o disdice tardi. Se viene, dal suo conto non esce nulla, il che sembra più delicato ed è spesso più facile da proporre a un cliente titubante. Entrambe passano dal tuo collegamento Stripe, ed entrambe fanno lo stesso lavoro: dare al cliente qualcosa da perdere.

Una regola di massima: usa l'acconto quando vuoi soldi in cassa e vuoi filtrare chi non ha davvero intenzione di venire. Usa la preautorizzazione quando la tua clientela è per lo più affidabile e ti serve solo una rete di sicurezza per il caso raro. Parecchi titolari usano le preautorizzazioni per gli abituali e gli acconti per i volti nuovi, e puoi impostarlo in modo che a ognuno venga chiesta la cosa giusta.

Scrivi le regole una volta, in parole semplici

Un acconto da solo è metà policy. L'altra metà è la finestra di disdetta, cioè il preavviso che chiedi prima che qualcuno sposti o annulli. Impostala una volta nelle tue impostazioni e i clienti la vedono nel momento in cui prenotano e di nuovo nella conferma. Nessuna sorpresa, che è esattamente ciò che evita che si arrabbino dopo.

Tieni il testo umano e preciso. Qualcosa tipo: un acconto di 20 dollari conferma il tuo posto e viene scalato dal conto finale. Se annulli o sposti con almeno 24 ore di preavviso, viene rimborsato per intero. Entro le 24 ore, l'acconto copre il tempo tenuto per te. Quella frase fa più per il tuo tasso di no show di qualsiasi rincorsa. E quando qualcuno disdice tardi e perde l'acconto, lo slot si riapre, così la lista d'attesa può riempirlo mentre tu vai avanti con la tua giornata.

Da qui in poi

Parti in piccolo e osserva cosa succede. Collega Stripe, scegli un importo fisso o una percentuale, decidi se chiederlo a tutti o solo alle prenotazioni a rischio, e scrivi una frase chiara sulle disdette. Dagli un mese, tieni d'occhio il tasso di no show e alza o abbassa l'importo dopo aver visto il comportamento reale invece di tirare a indovinare. Quasi tutti i titolari scoprono che la prima settimana imbarazzante passa in fretta e il calendario comincia semplicemente a tenere, con i soldi che arrivano sul loro conto, dove devono stare.