Näin otat ennakkomaksun varauksista: käytännön opas

Rahan pyytäminen ennen kuin kukaan on istunut tuoliin tuntuu ensimmäisellä kerralla kiusalliselta. Se lakkaa tuntumasta kiusalliselta sillä hetkellä kun olet katsonut lauantain ajan menevän tyhjänä kolme viikkoa putkeen. Ennakkomaksu on yksinkertaisin ja reiluin tapa muuttaa löyhä varaus oikeaksi sitoumukseksi, ja sen käyttöönotto on lähinnä muutama pieni päätös ja yksi selkeä lause.

Tämä on se käytännöllinen versio. Ei siitä miksi ennakkomaksut toimivat, vaan siitä miten ne oikeasti otetaan: mitä veloittaa, keneltä veloittaa, ja miten pidät hyvät vakioasiakkaasi tyytyväisinä samalla.

Laita ensin rahaputket kuntoon

Ennakkomaksun ottamiseen tarvitset turvallisen tavan veloittaa korttia. Bookatussa se tarkoittaa oman Stripe-tilin liittämistä, mihin menee muutama minuutti ja vähän yritystietoja. Tällä on enemmän merkitystä kuin miltä kuulostaa. Koska Stripe-tili on sinun, jokainen ennakkomaksu menee suoraan sinun pankkiisi, ei jonkin välikäden tilille joka tilittää sen sinulle myöhemmin. Bookatu ottaa varauksista 0 % eikä koskaan näe korttinumeroa tai pidä tulojasi hallussaan.

Eli ennen kuin kosket mihinkään asetuksiin, liitä Stripe. Kun se on tehty, ennakkomaksut, korttivaraukset ja loppumaksut kulkevat kaikki sinun omia raiteitasi pitkin, ja saat katsoa miten raha ilmestyy sinne minne pitääkin.

Kiinteä summa vai prosentti?

Tämä on ensimmäinen oikea päätöksesi, eikä yhtä oikeaa vastausta ole. Kaikki riippuu siitä, kuinka paljon hintasi vaihtelevat.

• Kiinteä summa, vaikkapa 20 dollaria, on yksinkertainen ja ennakoitava. Se toimii hyvin kun useimmat palvelusi maksavat suunnilleen saman verran, kuten parturilla tai yhden hoidon studiolla. Asiakas tietää aina tarkalleen mitä on laittamassa likoon.
• Prosentti, vaikkapa 25 tai 50 prosenttia, skaalautuu varauksen mukana. Se sopii paremmin kun samassa kalenterissa on 30 dollarin tasaus ja 300 dollarin värikorjaus. Kiinteä 20 dollaria kattaa isosta ajasta tuskin mitään, kun taas puolet siitä suojaa sinua kunnolla.

Etkö ole varma? Aloita maltillisella kiinteällä summalla. Se on asiakkaan helpoin ymmärtää, ja voit vaihtaa prosenttiin myöhemmin, kun näet mitkä ajat oikeasti menetät.

Kuinka paljon kannattaa pyytää?

Sen verran että joku miettii kahdesti ennen kuin katoaa, muttei niin paljon että varaaminen tuntuu riskiltä. Useimmilla ajanvarauksella toimivilla yrityksillä se on jossain 20 ja 50 prosentin välillä palvelun hinnasta, tai kiinteä summa samoissa raameissa. Ennakkomaksu vähennetään loppulaskusta, joten asiakas ei maksa senttiäkään enempää. Hän vain maksaa osan siitä minkä on jo velkaa hieman aikaisemmin, ja koko juttu on siinä miten sen sanot.

Kalliimmissa ja pidemmissä varauksissa, niissä jotka sattuvat eniten kun ne katoavat, kallistu ylärajaa kohti. Kahden tunnin aika jota et saa enää täytettyä on suojaamisen arvoinen aivan eri tavalla kuin nopea vartin viimeistely. Katso omaa kalenteriasi ja mieti mitkä ajat oikeasti pilaisivat päivän, jos asiakas ei tulisi. Mitoita ennakkomaksu kattamaan ne.

Päätä kuka sen oikeasti maksaa

Tätä yrittäjät pyörittelevät päässään, ja juuri tämä ratkaisee auttavatko ennakkomaksut sinua vai ärsyttävätkö ne hiljaa parhaita asiakkaitasi. Huoli on aina sama: loukkaantuuko uskollinen vakioasiakas, joka ei ole jättänyt tulematta viiteen vuoteen, kun häneltäkin pyydetään kortti?

Sinulla on kaksi rehellistä vaihtoehtoa. Veloita jokaiselta nettivaraukselta samalla tavalla, mikä on reilua, johdonmukaista ja helppo selittää. Tai ole ovelampi ja pyydä sitä vain varauksilta joissa on oikeaa riskiä. Bookatun älykäs jonotuslista ja asiakashistoria eivät ole tässä ainoa temppu: järjestelmä osaa lukea kunkin asiakkaan tiedot, joten puhtaan historian vakioasiakas varaa ilman ennakkomaksua, kun taas aivan uudelta asiakkaalta tai sellaiselta jolla on poisjääntejä taustalla sitä pyydetään.

Suojaa kalenterisi lähettämättä väärää viestiä ihmisille, joiden ansiosta yrityksesi pyörii.

Moni vakiintunut yritys valitsee älykkään reitin. Se laittaa portin aidosti epävarmojen varausten eteen ja jättää kitkattoman kokemuksen kaikille, jotka ovat ansainneet luottamuksesi. Uudemmat kampaamot veloittavat usein aluksi kaikilta, yksinkertaisesti siksi ettei niillä ole vielä historiaa jonka perusteella arvioida. Molemmat ovat järkeviä. Voit muuttaa mieltäsi minuutissa.

Korttivaraus vai veloitus etukäteen

Ennakkomaksu on rahaa joka otetaan nyt ja vähennetään laskusta. Korttivaraus on eri asia: tallennat asiakkaan kortin varauksen yhteydessä ja veloitat sitä vain jos hän jättää tulematta tai peruu myöhässä. Tililtä ei lähde mitään jos hän saapuu paikalle, mikä tuntuu lempeämmältä ja on usein helpompi myydä epäröivälle asiakkaalle. Molemmat kulkevat sinun Stripe-liitoksesi kautta, ja molemmat tekevät saman työn eli antavat asiakkaalle jotain menetettävää.

Nyrkkisääntö: käytä ennakkomaksua kun haluat rahaa kassaan ja karsia täysin sitoutumattomat pois. Käytä korttivarausta kun asiakaskuntasi on pääosin luotettava ja haluat vain turvaverkon satunnaisen katoamisen varalle. Moni yrittäjä pitää korttivarauksia vakioasiakkaille ja ennakkomaksuja uusille kasvoille, ja sen saa rakennettua niin että oikeat ihmiset saavat oikean pyynnön.

Kirjoita säännöt kerran, selkokielellä

Pelkkä ennakkomaksu on vain puolet ehdoista. Toinen puoli on peruutusaika eli se varoitusaika, jonka pyydät ennen kuin joku muuttaa tai peruu varauksen. Aseta se kerran asetuksissa, niin asiakkaat näkevät sen heti varatessaan ja uudestaan vahvistuksessa. Ei yllätyksiä, ja juuri se estää ihmisiä suuttumasta jälkikäteen.

Pidä sanamuoto inhimillisenä ja täsmällisenä. Vaikka näin: "20 dollarin ennakkomaksu varaa paikkasi ja vähennetään loppulaskustasi. Peru tai siirrä aikaa vähintään 24 tuntia etukäteen, niin saat sen kokonaan takaisin. Alle 24 tunnin varoitusajalla ennakkomaksu kattaa varatun ajan." Tuo lause tekee poisjääntien määrälle enemmän kuin mikään perässä juokseminen. Ja kun joku peruu myöhässä ja menettää ennakkomaksun, aika vapautuu uudelleen, joten jonotuslista voi täyttää sen sillä aikaa kun sinä jatkat päivääsi.

Miten tästä eteenpäin

Aloita pienestä ja katso mitä tapahtuu. Liitä Stripe, valitse kiinteä summa tai prosentti, päätä veloitatko kaikilta vai vain riskialttiilta varauksilta, ja kirjoita yksi selkeä lause peruutuksista. Anna sille kuukausi, pidä silmällä poisjääntien määrää ja säädä summaa ylös tai alas kun olet nähnyt oikeaa käytöstä arvailun sijaan. Useimmat yrittäjät huomaavat, että ensimmäinen kiusallinen viikko menee nopeasti ohi ja kalenteri alkaa vain pysyä kasassa, kun rahat kilahtavat omalle tilille minne ne kuuluvatkin.