Slik driver en barneturnklubb ukentlige klasser uten å miste hodet

Priya driver en liten turnklubb i et forsamlingshus i Hamilton på tirsdag og torsdag ettermiddag. Tumble Tots kl. 15.30, de minste på tre til fem år, så de fra seks til åtte, og til slutt en gruppe fra ni år og oppover som begynner å ta hjulet på alvor. I to år drev hun hele greia med et regneark, en klasse-WhatsApp og en skoeske med kontanter. Det gikk, på et vis, helt til semesteret da hun telte fjorten barn påmeldt til en klasse med plass til ti, og måtte sende to familier gråtende hjem.

Ukentlige klasser er gruppetimer, ikke en lang liste med avtaler

Det de fleste bookingverktøy gjør feil for en klubb som Priyas, er å behandle hvert barn som en egen enkeltavtale. Det faller fra hverandre fort når du kjører tolv barn over den samme matta samtidig. Det hun egentlig trengte, var en måte å selge én klasse som én ting, med fast dato og klokkeslett, et tak på hvor mange barn det er plass til, og en pris per barn.

Det er nøyaktig det en gruppetime er i Bookatu. Du oppretter Tumble Tots-klassen torsdag fra fire til fem, setter den til ti plasser, setter prisen, og den går live på siden din. Foreldre ser klassen, ser hvor mange plasser som er igjen, melder på barnet sitt og betaler der og da. Når den tiende familien booker, stenger den seg selv. Slutt på å telle hoder på en tirsdag og regne i panikk.

Priya satte opp hele semesteret på en ettermiddag. Hver aldersgruppe ble sitt eget sett med ukentlige klasser, hver med riktig tak, for ti treåringer og ti niåringer er svært ulike mengder kaos. Gruppene for de minste fylles først, hver eneste uke.

Hver gruppe har et sted, og stedet forteller foreldrene hvor de skal

Her er en liten ting som viste seg å bety mye. Priyas eldste gruppe flyttet til det større idrettssenteret på andre siden av byen på torsdager, fordi de trengte fjærgulvet og bommen. To ulike haller, to ulike parkeringsplasser og to ulike gjenger med forvirrede foreldre.

En gruppetime har sitt eget sted med egen adresse og veibeskrivelse. Så torsdagsklassen for ni år og oppover viser adressen til idrettssenteret på kortet, mens tirsdagsklassene viser forsamlingshuset. En pappa som bare har levert i forsamlingshuset, åpner klassen, ser den nye adressen og den lille merknaden om parkering på baksiden, og kjører rett og slett til riktig sted. Priya sluttet å få de desperate meldingene om "hvor er dere i dag" nesten over natta.

Når været snur, taper ingen penger

Priya la til et utendørs ferieprogram i fjor sommer. Hjul på gresset, litt frittstående i parken, den typen ting som er nydelig helt til himmelen åpner seg. Gruppetimer utendørs viser et oppdatert værvarsel rett på kortet, så en forelder som booker en parkøkt lørdag morgen kan se selv hva som er i vente.

Og når det virkelig regner, trenger hun ikke bruke kvelden på å finne ut hvem som betalte hva og jage refusjoner én etter én. Hun åpner økta, avlyser den, og det er det. Alle som booket får automatisk tilgodehavende og en e-post om det. Tilgodehavendet ligger klart til neste klasse. Hun fortalte meg at første gang hun gjorde det, ventet hun hele tiden på den kleine delen, og den kom aldri.

Jeg grudde meg til å avlyse en økt, fordi refusjonene var en halv dag med papirarbeid. Nå er det ett trykk, og foreldrene vet det allerede før jeg har satt på vannkokeren.

Privattrening er bare en vanlig booking

Ikke alt er en gruppe. Priya trener en håndfull barn en-til-en, de som forbereder seg til en konkurranse eller den nervøse nykommeren som trenger en rolig halvtime før hun blir med i den store klassen. Det er vanlige avtaler. En forelder velger et tidspunkt som passer, booker det, ferdig. Samme system, annen form, og hun trenger ikke tenke på hva som er hva.

Så siden hennes ender opp med en ryddig oppdeling som gir mening for en forelder ved første øyekast:

• Ukentlige klasser fordelt på aldersgruppe, hver med sine plasser og sin egen hall, booket og betalt på forhånd.
• Utendørs ferieøkter med værvarselet på kortet og tilgodehavende på flekken hvis hun avlyser.
• Private en-til-en-timer for barna som trenger ekstra tid.
• En løpende saldo med tilgodehavende for enhver familie som fikk økta regnet bort, klar til å brukes på den neste.

Foreldrene gjør markedsføringen for deg

Turnklubber vokser ved skoleporten. En mamma forteller en annen at datteren elsker torsdager, og plutselig er det tre nye barn. Bookatu bygger videre på det med en vervelenke Priya kan sende til hvilken som helst forelder, og en belønning hun selv bestemmer for dem som tar med en venn.

Hun holder det enkelt. En familie som verver noen som melder seg på et helt semester, får en gratis klasse. Hun limer lenken inn i klasse-WhatsAppen i starten av hvert semester og lar den gjøre sin stille jobb. To av de faste på tirsdager kom inn den veien i år. Det koster henne en klasse hver, og det fyller et helt semester.

Du beholder det du tar betalt

En siste ting det er verdt å si rett ut, fordi det er grunnen til at mange små klubber flytter over. Bookatu tar null i provisjon på klassene dine. Kortgebyret fra betalingsleverandøren er kortgebyret, og resten er ditt. For en klubb som lever av semesteravgifter og mye velvilje, er den forskjellen et nytt sett matter innen året er omme.

Driver du klasser fordelt på aldersgrupper og fortsatt teller hoder i et regneark, prøv å sette opp én uke slik Priya gjorde. Bygg tirsdagsgruppene dine, sett riktig tak, legg halladressen på hver av dem, og send bookinglenken i klassechatten. Kjenn på hvordan det er å ha den tiende plassen stenge seg selv mens du lager middag.