Comment un club de gym pour enfants gère ses cours hebdomadaires sans y perdre la tête

Priya dirige un petit club de gymnastique dans une salle municipale à Hamilton, les mardis et jeudis après-midi. Tumble Tots à 15h30, les tout-petits de trois à cinq ans, puis les six à huit ans, puis un groupe de neuf ans et plus qui prennent leurs roues très au sérieux. Pendant deux ans, elle a tout géré avec un tableur, un groupe WhatsApp de classe et une boîte à chaussures pleine de liquide. Cela fonctionnait, à peu près, jusqu'au trimestre où elle a compté quatorze enfants inscrits à un cours prévu pour dix, et a dû renvoyer deux familles à la maison en larmes.

Les cours hebdomadaires sont des cours collectifs, pas une longue liste de rendez-vous

Ce que la plupart des outils de réservation ratent pour un club comme celui de Priya, c'est qu'ils traitent chaque enfant comme un rendez-vous individuel distinct. Cela s'effondre vite quand vous faites passer douze enfants sur le même tapis en même temps. Ce dont elle avait vraiment besoin, c'était de pouvoir vendre un cours comme une seule chose, avec une date et une heure fixes, une limite du nombre d'enfants, et un prix par enfant.

C'est exactement ce qu'est un cours collectif dans Bookatu. Vous créez le cours Tumble Tots du jeudi de 16h à 17h, vous le réglez sur dix places, vous fixez le prix, et il apparaît sur votre page. Les parents voient le cours, voient le nombre de places restantes, inscrivent leur enfant et paient sur-le-champ. Quand la dixième famille réserve, le cours se ferme tout seul. Fini le comptage des têtes le mardi et les calculs en catastrophe.

Priya a configuré tout son trimestre en un après-midi. Chaque tranche d'âge est devenue sa propre série de cours hebdomadaires, chacune avec la bonne limite, parce que dix enfants de trois ans et dix enfants de neuf ans ne représentent pas du tout la même quantité de chaos. Les groupes des tout-petits se remplissent en premier, chaque semaine sans exception.

Chaque groupe a un lieu, et le lieu dit aux parents où aller

Voici un petit détail qui s'est révélé très important. Le groupe des grands de Priya a été déplacé le jeudi vers le grand centre sportif à l'autre bout de la ville, parce qu'il leur fallait le praticable et la poutre. Deux salles différentes, deux parkings différents, et deux groupes de parents perdus.

Un cours collectif porte son propre lieu, avec sa propre adresse et son itinéraire. Le cours des neuf ans et plus du jeudi affiche donc l'adresse du centre sportif sur sa carte, et les cours du mardi affichent la salle municipale. Un père qui n'a jamais déposé son enfant qu'à la salle ouvre le cours, voit la nouvelle adresse et la petite note sur le parking à l'arrière, et va tout simplement au bon endroit. Les SMS affolés du type « vous êtes où aujourd'hui » ont cessé presque du jour au lendemain.

Quand le temps tourne, personne n'en est de sa poche

Priya a ajouté un programme de vacances en extérieur l'été dernier. Des roues sur l'herbe, un peu d'acrobatie au parc, le genre de chose délicieuse jusqu'à ce que le ciel s'ouvre. Les cours collectifs en extérieur affichent une météo en direct directement sur la carte, un parent qui réserve une séance au parc le samedi matin peut donc voir lui-même ce qui arrive.

Et quand il pleut vraiment, elle n'a pas à passer sa soirée à démêler qui a payé quoi et à traiter les remboursements un par un. Elle ouvre la séance, l'annule, et c'est fini. Tous ceux qui avaient réservé sont crédités automatiquement et prévenus par e-mail. L'avoir reste là, prêt pour le cours suivant. Elle m'a dit que la première fois, elle a attendu le moment gênant, et qu'il n'est jamais venu.

Avant, j'appréhendais d'annuler une séance parce que les remboursements représentaient une demi-journée d'administratif. Maintenant, c'est une touche, et les parents sont au courant avant que j'aie mis l'eau à chauffer.

Le coaching particulier n'est qu'une réservation classique

Tout n'est pas collectif. Priya entraîne une poignée d'enfants en individuel, ceux qui préparent une compétition ou le nouveau venu intimidé qui a besoin d'une demi-heure au calme avant de rejoindre le grand cours. Ce sont des rendez-vous ordinaires. Un parent choisit une heure qui lui convient, réserve, terminé. Même système, forme différente, et elle n'a pas à se demander ce qui relève de quoi.

Sa page se retrouve donc avec une répartition claire, compréhensible par un parent en un coup d'oeil :

• Des cours hebdomadaires par tranche d'âge, chacun avec ses places et sa propre salle, réservés et payés à l'avance.
• Des séances de vacances en extérieur avec la météo sur la carte et un avoir immédiat si elle les annule.
• Des créneaux de coaching individuel pour les enfants qui ont besoin de temps en plus.
• Un solde d'avoir courant pour chaque famille dont la séance est tombée à l'eau, prêt à être utilisé sur la suivante.

Les parents font votre marketing à votre place

Les clubs de gymnastique grandissent devant le portail de l'école. Une mère dit à une autre que sa fille adore les jeudis, et voilà trois nouveaux enfants. Bookatu s'appuie là-dessus avec un lien de parrainage que Priya peut envoyer à n'importe quel parent, et une récompense qu'elle définit pour ceux qui amènent un ami.

Elle fait simple. Une famille qui parraine quelqu'un qui réserve un trimestre entier reçoit un cours offert. Elle colle le lien dans le WhatsApp du groupe au début de chaque trimestre et le laisse faire son travail discret. Deux de ses habitués du mardi sont arrivés comme ça cette année. Cela lui coûte un cours à chaque fois, et cela remplit tout un trimestre.

Vous gardez ce que vous facturez

Une dernière chose qui mérite d'être dite clairement, parce que c'est la raison pour laquelle beaucoup de petits clubs franchissent le pas. Bookatu ne prend aucune commission sur vos cours. Les frais de carte du prestataire de paiement sont les frais de carte, et le reste vous appartient. Pour un club qui vit de cotisations trimestrielles et de beaucoup de bonne volonté, cette différence représente un jeu de tapis neufs d'ici la fin de l'année.

Si vous organisez des cours par tranche d'âge et que vous comptez encore les têtes sur un tableur, essayez de configurer une semaine comme Priya l'a fait. Créez vos groupes du mardi, limitez-les correctement, indiquez l'adresse de la salle sur chacun, et envoyez le lien de réservation dans le groupe de discussion de la classe. Voyez l'effet que cela fait quand la dixième place se ferme toute seule pendant que vous préparez le dîner.