Näin lasten telinevoimisteluseura pyörittää viikkotunteja menettämättä järkeään

Priya pyörittää pientä voimisteluseuraa Hamiltonissa nuorisotalon salissa tiistai- ja torstai-iltapäivisin. Tumble Tots kello 15.30, pienet kolmesta viiteen vuoteen, sitten kuudesta kahdeksaan, sitten yhdeksänvuotiaat ja vanhemmat, jotka alkavat ottaa kärrynpyöränsä tosissaan. Kaksi vuotta hän pyöritti koko hommaa taulukolla, tuntien WhatsApp-ryhmällä ja kenkälaatikollisella käteistä. Se toimi, tavallaan, kunnes tuli se kausi jolloin hän laski neljätoista lasta varattuna tunnille jolle mahtui kymmenen, ja joutui lähettämään kaksi perhettä kotiin itkien.

Viikkotunnit ovat ryhmätunteja, eivät pitkä lista yksittäisiä varauksia

Se minkä useimmat varaustyökalut tekevät väärin Priyan kaltaiselle seuralle on se, että ne kohtelevat jokaista lasta erillisenä kertavarauksena. Se hajoaa nopeasti kun ajat kaksitoista lasta saman maton läpi samaan aikaan. Se mitä hän oikeasti tarvitsi oli tapa myydä yksi tunti yhtenä asiana, kiinteällä päivällä ja kellonajalla, katolla sille montako lasta mahtuu, ja lapsikohtaisella hinnalla.

Juuri sitä ryhmätunti Bookatussa on. Luot torstain neljästä viiteen -Tumble Tots -tunnin, asetat siihen kymmenen paikkaa, asetat hinnan, ja se menee näkyviin sivullesi. Vanhemmat näkevät tunnin, näkevät montako paikkaa on jäljellä, varaavat lapselleen paikan ja maksavat siinä samassa. Kun kymmenes perhe varaa, tunti sulkee itsensä. Ei enää päiden laskemista tiistaina ja laskutoimituksia paniikissa.

Priya rakensi koko kautensa yhdessä iltapäivässä. Jokaisesta ikäryhmästä tuli oma sarjansa viikkotunteja, kullakin oikea katto, koska kymmenen kolmevuotiasta ja kymmenen yhdeksänvuotiasta ovat hyvin eri määrä kaaosta. Pienten ryhmät täyttyvät ensin, joka ikinen viikko.

Jokaisella ryhmällä on toimipaikka, ja toimipaikka kertoo vanhemmille minne mennä

Tässä on pieni asia, jolla osoittautui olevan iso merkitys. Priyan vanhempi ryhmä siirtyi torstaisin isompaan liikuntakeskukseen kaupungin toiselle puolelle, koska he tarvitsivat joustavan lattian ja puomin. Kaksi eri salia, kaksi eri parkkipaikkaa ja kaksi eri joukkoa hämmentyneitä vanhempia.

Ryhmätunti kantaa oman toimipaikkansa omalla osoitteellaan ja ajo-ohjeillaan. Niinpä torstain yhdeksänvuotiaiden tunti näyttää kortissaan liikuntakeskuksen osoitteen, ja tiistain tunnit näyttävät nuorisotalon. Isä joka on koskaan vienyt lapsen vain salille avaa tunnin, näkee uuden osoitteen ja pienen huomion takana olevasta parkkipaikasta, ja menee vain oikeaan paikkaan. Priyalta loppuivat hätääntyneet "missä te tänään olette" -viestit lähes yhdessä yössä.

Kun sää kääntyy, kukaan ei jää tappiolle

Priya lisäsi viime kesänä ulkona pidettävän lomaohjelman. Kärrynpyöriä nurmikolla, vähän voltteja puistossa, sitä lajia joka on ihanaa siihen asti kunnes taivas aukeaa. Ulkona pidettävät ryhmätunnit näyttävät tuoreen sääennusteen suoraan kortissa, joten lauantaiaamun puistotuntia varaava vanhempi näkee itse mitä on tulossa.

Ja kun oikeasti sataa, hänen ei tarvitse käyttää iltaansa selvittäen kuka maksoi mitäkin ja jahdaten hyvityksiä yksi kerrallaan. Hän avaa tunnin, peruu sen, ja siinä se. Kaikki varanneet saavat automaattisesti hyvityksen ja sähköpostin siitä. Hyvitys odottaa siellä seuraavaa tuntia varten. Hän kertoi minulle, että ensimmäisellä kerralla hän jäi odottamaan sitä kiusallista osaa, eikä sellaista ollut.

Ennen pelkäsin tunnin perumista, koska hyvitykset veivät puoli päivää paperitöitä. Nyt se on yksi napautus ja vanhemmat tietävät jo ennen kuin olen laittanut vedenkeittimen päälle.

Yksityisvalmennus on ihan tavallinen varaus

Kaikki ei ole ryhmää. Priya valmentaa kourallista lapsia kahden kesken, niitä jotka valmistautuvat kilpailuun tai sitä jännittynyttä tulokasta joka tarvitsee rauhallisen puolituntisen ennen isoon ryhmään liittymistä. Ne ovat tavallisia varauksia. Vanhempi valitsee sopivan ajan, varaa sen, valmista. Sama järjestelmä, eri muoto, eikä hänen tarvitse miettiä kumpi on kumpi.

Niinpä hänen sivulleen syntyy siisti jako, joka on vanhemmalle heti selvä:

• Viikkotunnit ikäryhmittäin, kullakin omat paikkansa ja oma salinsa, varattuna ja maksettuna etukäteen.
• Ulkona pidettävät lomatunnit, ennuste kortissa ja välitön hyvitys jos hän peruu ne.
• Yksityiset kahdenkeskiset valmennusajat niille lapsille jotka tarvitsevat lisäaikaa.
• Juokseva hyvityssaldo jokaiselle perheelle jonka tunti jäi sateeseen, valmiina käytettäväksi seuraavaan.

Vanhemmat hoitavat markkinointisi puolestasi

Voimisteluseurat kasvavat koulun portilla. Yksi äiti kertoo toiselle että hänen tyttärensä rakastaa torstaita, ja yhtäkkiä uusia lapsia on kolme. Bookatu nojaa siihen suosituslinkillä, jonka Priya voi lähettää kenelle tahansa vanhemmalle, ja palkkiolla jonka hän itse asettaa niille jotka tuovat kaverin mukanaan.

Hän pitää sen yksinkertaisena. Perhe joka suosittelee jonkun, joka varaa koko kauden, saa ilmaisen tunnin. Hän liittää linkin tuntien WhatsApp-ryhmään kauden alussa ja antaa sen tehdä hiljaista työtään. Kaksi hänen tiistain vakioistaan tuli tänä vuonna sitä kautta. Se maksaa hänelle tunnin kummastakin ja täyttää kokonaisen kauden.

Saat pitää sen mitä veloitat

Yksi asia vielä kannattaa sanoa suoraan, koska se on syy jonka takia moni pieni seura siirtyy. Bookatu ei ota tunneistasi lainkaan komissiota. Maksunvälittäjän korttimaksu on korttimaksu, ja loppu on sinun. Seuralle joka pyörii kausimaksuilla ja isolla määrällä hyvää tahtoa, tuo ero on uusi mattosetti vuoden loppuun mennessä.

Jos pidät tunteja ikäryhmittäin ja lasket yhä päitä taulukosta, kokeile rakentaa yksi viikko niin kuin Priya teki. Rakenna tiistain ryhmäsi, aseta katot kunnolla, laita salin osoite jokaiseen, ja lähetä varauslinkki tuntichattiisi. Katso miltä tuntuu kun kymmenes paikka sulkee itsensä sillä aikaa kun teet päivällistä.