Så kör en barngymnastikklubb sina veckopass utan att tappa förståndet

Priya driver en liten gymnastikklubb i en samlingslokal i Hamilton på tisdags- och torsdagseftermiddagar. Tumble Tots klockan 15.30, de små mellan tre och fem, sedan sex- till åttaåringarna, och sedan en grupp från nio år som börjar ta sina hjulningar på allvar. I två år skötte hon alltihop med ett kalkylark, en WhatsApp-grupp och en skokartong med kontanter. Det fungerade, ungefär, tills terminen då hon räknade fjorton barn bokade på ett pass med plats för tio, och fick skicka hem två familjer i tårar.

Veckopass är gruppass, inte en lång lista med tider

Det de flesta bokningsverktyg får fel för en klubb som Priyas är att de behandlar varje barn som en separat enskild tid. Det faller ihop snabbt när du kör tolv barn över samma matta samtidigt. Det hon egentligen behövde var ett sätt att sälja ett pass som en sak, med ett bestämt datum och en bestämd tid, ett tak för hur många barn som får plats och ett pris per barn.

Det är precis vad ett gruppass är i Bookatu. Du skapar torsdagens Tumble Tots för fyra- till femåringar, du sätter det till tio platser, du sätter priset, och det går live på din sida. Föräldrarna ser passet, ser hur många platser som är kvar, bokar sitt barn och betalar direkt. När den tionde familjen bokar stänger det sig självt. Inget mer huvudräknande på en tisdag och ingen panikmatematik.

Priya la upp hela sin termin på en eftermiddag. Varje åldersgrupp blev sin egen uppsättning veckopass, var och en med rätt tak, för tio treåringar och tio nioåringar är väldigt olika mängder kaos. De smås grupper fylls först, varenda vecka.

Varje grupp har en lokal, och lokalen berättar för föräldrarna vart de ska

Här är en liten sak som visade sig betyda mycket. Priyas äldre grupp flyttade till den större sporthallen på andra sidan stan på torsdagar, för de behövde fjädrande golv och bom. Två olika hallar, två olika parkeringar och två olika uppsättningar förvirrade föräldrar.

Ett gruppass bär sin egen lokal med egen adress och vägbeskrivning. Så torsdagens pass för nio år och uppåt visar sporthallens adress på kortet, och tisdagspassen visar samlingslokalen. En pappa som bara någonsin har lämnat vid hallen öppnar passet, ser den nya adressen och den lilla noteringen om parkering på baksidan, och åker helt enkelt till rätt ställe. Priya slutade få de där paniksmsen om "var är ni idag" nästan direkt.

När vädret vänder blir ingen utan sina pengar

Priya la till ett utomhusprogram på loven förra sommaren. Hjulningar på gräset, lite tumbling i parken, den sortens sak som är underbar ända tills himlen öppnar sig. Gruppass utomhus visar en aktuell väderprognos direkt på kortet, så en förälder som bokar ett parkpass på lördagsmorgonen kan se själv vad som är på väg.

Och när det verkligen regnar behöver hon inte lägga kvällen på att räkna ut vem som betalat vad och jaga återbetalningar en och en. Hon öppnar passet, ställer in det, och det är allt. Alla som bokat får automatiskt tillgodo och ett mejl som berättar det. Tillgodot ligger där redo till nästa pass. Hon berättade att hon första gången väntade på den jobbiga delen, och den kom aldrig.

Jag brukade bäva för att ställa in ett pass, för återbetalningarna var en halv dag av administration. Nu är det ett tryck och föräldrarna vet redan innan jag har satt på kaffet.

Enskild träning är bara en vanlig bokning

Allt är inte grupp. Priya tränar en handfull barn enskilt, de som förbereder sig för en tävling eller den nervösa nykomlingen som behöver en lugn halvtimme innan hon går med i det stora passet. Det är vanliga tider. En förälder väljer en tid som passar, bokar den, klart. Samma system, en annan form, och hon behöver inte tänka på vilket som är vilket.

Så hennes sida får en tydlig uppdelning som en förälder förstår med en blick:

• Veckopass efter åldersgrupp, var och en med sina platser och sin egen hall, bokade och betalda i förväg.
• Utomhuspass på loven med prognosen på kortet och direkt tillgodo om hon ställer in dem.
• Enskilda träningstider för de barn som behöver extra tid.
• Ett löpande tillgodosaldo för varje familj vars pass regnade bort, redo att användas på nästa.

Föräldrarna sköter din marknadsföring

Gymnastikklubbar växer vid skolgrinden. En mamma berättar för en annan att hennes dotter älskar torsdagar, och plötsligt finns det tre nya barn. Bookatu lutar sig mot det med en värvningslänk som Priya kan skicka till vilken förälder som helst, och en belöning hon själv bestämmer för dem som tar med en kompis.

Hon håller det enkelt. En familj som värvar någon som bokar en hel termin får ett gratis pass. Hon klistrar in länken i klassens WhatsApp i början av varje termin och låter den göra sitt stillsamma jobb. Två av hennes tisdagsstammisar kom in den vägen i år. Det kostar henne ett pass var, och det fyller en hel termin.

Du behåller det du tar betalt

En sista sak värd att säga rakt ut, för det är skälet till att många små klubbar byter. Bookatu tar noll i provision på dina pass. Kortavgiften från betalleverantören är kortavgiften, och resten är din. För en klubb som lever på terminsavgifter och mycket god vilja är den skillnaden en ny uppsättning mattor innan året är slut.

Kör du pass efter åldersgrupp och räknar fortfarande huvuden mot ett kalkylark, testa att lägga upp en vecka som Priya gjorde. Bygg dina tisdagsgrupper, sätt vettiga tak, lägg hallens adress på var och en, och skicka bokningslänken till din gruppchatt. Se hur det känns när den tionde platsen stänger sig själv medan du lagar middag.