Come una società di ginnastica per bambini gestisce i corsi settimanali senza impazzire

Priya gestisce una piccola società di ginnastica in una sala polivalente di Hamilton, il martedì e il giovedì pomeriggio. Tumble Tots alle 15.30, i piccolissimi dai tre ai cinque anni, poi i sei-otto anni, poi il gruppo dai nove in su che con le ruote inizia a fare sul serio. Per due anni ha gestito tutto con un foglio di calcolo, un gruppo WhatsApp e una scatola da scarpe piena di contanti. Funzionava, più o meno, fino al trimestre in cui si è ritrovata quattordici bambini prenotati per un corso da dieci posti e ha dovuto rimandare a casa due famiglie in lacrime.

I corsi settimanali sono sessioni di gruppo, non una lunga lista di appuntamenti

La cosa che quasi tutti i software di prenotazione sbagliano con una società come quella di Priya è che trattano ogni bambino come un appuntamento singolo a sé. Il sistema salta subito quando fai passare dodici bambini sullo stesso tappeto nello stesso momento. Quello che le serviva davvero era un modo per vendere un corso come una cosa sola, con data e ora fisse, un limite di quanti bambini ci stanno e un prezzo a bambino.

Ed è esattamente questo che su Bookatu è una sessione di gruppo. Crei il corso Tumble Tots del giovedì dalle quattro alle cinque, lo imposti a dieci posti, metti il prezzo e va online sulla tua pagina. I genitori vedono il corso, vedono quanti posti restano, iscrivono il bambino e pagano lì per lì. Quando prenota la decima famiglia, il corso si chiude da solo. Basta contare le teste il martedì e fare i conti nel panico.

Priya ha impostato tutto il trimestre in un pomeriggio. Ogni fascia d'età è diventata la sua serie di corsi settimanali, ciascuno con il limite giusto, perché dieci bambini di tre anni e dieci di nove anni sono quantità di caos molto diverse. I gruppi dei più piccoli si riempiono per primi, tutte le settimane.

Ogni gruppo ha la sua sede, e la sede dice ai genitori dove andare

Ecco una piccola cosa che si è rivelata importantissima. Il gruppo dei grandi di Priya il giovedì si è spostato al centro sportivo più grande dall'altra parte della città, perché servivano la pedana elastica e la trave. Due palestre diverse, due parcheggi diversi e due gruppi di genitori confusi.

Ogni sessione di gruppo porta con sé la propria sede, con il suo indirizzo e le sue indicazioni stradali. Così il corso del giovedì per i nove in su mostra sulla scheda l'indirizzo del centro sportivo, e i corsi del martedì mostrano la sala polivalente. Un papà che ha sempre e solo accompagnato il figlio alla sala apre il corso, vede il nuovo indirizzo e la piccola nota sul parcheggio sul retro, e va semplicemente nel posto giusto. I messaggi disperati del tipo "dove siete oggi" sono spariti nel giro di pochissimo.

Quando il tempo cambia, nessuno ci rimette di tasca sua

L'estate scorsa Priya ha aggiunto un programma vacanze all'aperto. Ruote sull'erba, un po' di acrobatica al parco, quel genere di cose bellissime fino al momento in cui si apre il cielo. Le sessioni di gruppo all'aperto mostrano le previsioni meteo aggiornate direttamente sulla scheda, così un genitore che prenota una sessione al parco del sabato mattina vede da sé che tempo è previsto.

E quando piove sul serio, non deve passare la serata a ricostruire chi ha pagato cosa e a rincorrere i rimborsi uno per uno. Apre la sessione, la annulla, e finisce lì. Tutti quelli che avevano prenotato ricevono il credito in automatico e una email che li avvisa. Il credito resta lì, pronto per il corso successivo. Mi ha raccontato che la prima volta continuava ad aspettare la parte imbarazzante, e non è mai arrivata.

Prima annullare una sessione mi terrorizzava, perché i rimborsi erano mezza giornata di burocrazia. Ora è un tocco e i genitori lo sanno già prima che io abbia messo su l'acqua per il tè.

Gli allenamenti individuali sono una prenotazione normale

Non tutto è di gruppo. Priya segue individualmente una manciata di bambini, quelli che preparano una gara o la nuova arrivata timida che ha bisogno di mezz'ora tranquilla prima di entrare nel corso grande. Quelli sono appuntamenti normali. Un genitore sceglie l'orario che gli va bene, prenota, fatto. Stesso sistema, forma diversa, e lei non deve stare a pensare a cosa è cosa.

Così la sua pagina si ritrova con una divisione pulita, che un genitore capisce al primo sguardo:

• Corsi settimanali divisi per fascia d'età, ognuno con i suoi posti e la sua palestra, prenotati e pagati in anticipo.
• Sessioni all'aperto durante le vacanze, con le previsioni sulla scheda e credito immediato se le annulla.
• Slot di allenamento individuale per i bambini che hanno bisogno di più tempo.
• Un saldo di credito sempre aggiornato per le famiglie a cui è saltata una sessione per pioggia, pronto da spendere sulla successiva.

Il marketing te lo fanno i genitori

Le società di ginnastica crescono davanti al cancello della scuola. Una mamma dice a un'altra che sua figlia adora il giovedì, e all'improvviso ci sono tre bambini nuovi. Bookatu punta proprio su questo con un link di invito che Priya può mandare a qualsiasi genitore e un premio che decide lei per chi porta un amico.

Lo tiene semplice. Una famiglia che porta qualcuno che poi si iscrive per un trimestre intero riceve un corso gratis. All'inizio di ogni trimestre incolla il link nel gruppo WhatsApp del corso e lo lascia lavorare in silenzio. Due dei suoi abituali del martedì sono arrivati così quest'anno. Le costa un corso a testa, e le riempie un trimestre intero.

Quello che incassi resta tuo

Un'ultima cosa da dire chiaramente, perché è il motivo per cui tante piccole società cambiano sistema. Bookatu non prende nessuna commissione sui tuoi corsi. La commissione sulla carta se la prende chi elabora il pagamento, e il resto è tuo. Per una società che vive di quote trimestrali e tanta buona volontà, a fine anno quella differenza è un set di tappeti nuovo.

Se organizzi corsi divisi per fascia d'età e conti ancora le teste su un foglio di calcolo, prova a impostare una settimana come ha fatto Priya. Crea i gruppi del martedì, mettici il limite giusto, aggiungi a ciascuno l'indirizzo della palestra e manda il link di prenotazione nella chat del corso. Guarda che effetto fa vedere il decimo posto che si chiude da solo mentre stai preparando la cena.