クリップボードなしで、スマートフォンから棚卸しをする方法

棚卸しはたいてい同じ始まり方をします。一覧を印刷してペンを持ち、電話が鳴るなか棚を目を細めて見ます。その数字がパソコンにたどり着いて入力されるころには半分が間違っていて、そもそも余裕のなかった1時間が消えています。だから棚卸しは後回しになり、施術の途中で色を切らして初めて、何かがおかしいと気づくことになります。

ページを手に持って棚を歩く

Count stock のページは、机ではなく棚のために作られています。スマートフォンで開けば、商品の一覧が入力できる状態で並んでいます。歩きながら、ボトルを手に取るたびに実際の数を入力します。やり方はこれだけです。同期する2つ目のアプリも、最後に突き合わせる表計算もありません。棚で入力したものが、そのまま保存されます。

空欄なら飛ばす、0 なら空にする

毎回すべてを数えるわけではありませんし、その必要もありません。商品を空欄のままにすると、その商品は飛ばされ、在庫数はそのまま残ります。触れられるのは、入力した商品だけです。本当に売り切れているものは 0 と入力すれば、その棚は空になります。小さな違いですが、大事な違いです。空欄は、これは確認していない、という意味です。ゼロは、確認して、1つも残っていない、という意味です。

計算はシステムがして、日付も覚えている

保存すると、ページは数えた数と、これまで持っていると思っていた数を突き合わせます。在庫数を実際に合わせて直し、まとめて一度に書き込みます。タブを閉じても、中途半端な状態は残りません。その後、商品ごとに最後に数えた日が表示されるので、どれが新しくて、どれが何か月も確認されていないかが一目で分かります。Low stock や Out of stock の表示も、また本当のことを伝えるようになります。その裏にある数字が現実だからです。

何が消えたのかを見る

5分をかける価値があるのはここです。修正はすべて、棚卸しによる移動として在庫の記録に書き込まれ、プラスかマイナスと短い理由が付きます。つまり、数字を直しているだけではなく、差分の記録を日付つきで残していることになります。ハンドクリームが12個あるはずで9個だったなら、その日のその商品にマイナス3が残ります。毎月これを続けると、傾向が見えてきます。いつも足りない商品があれば、バックバーを静かに見直す価値があります。

毎月こっそり合わない数字は、何かを伝えようとしています。記録は、それをようやく聞ける場所です。

習慣にすれば、毎月の棚卸しは整った棚以上のものをもたらします。

• 正しい在庫数。切らしてからではなく、ちょうどよいタイミングで発注の合図が出ます。
• 不足分の日付つきの記録。税理士さんに聞かれたら、そのまま CSV に書き出せます。
• なくなり続けている商品への早めの警告。損失が静かに積み上がる前に気づけます。
• クリップボードに午後を丸ごと取られるのではなく、シフトの終わりの5分で終わる作業。

行事ではなく、習慣にする

スマートフォンでやる理由は、そのほうが実際にやるからです。シフトの最後の5分で終えられる棚卸しは、実際に行われる棚卸しです。月末でも毎週金曜でも、自分の週に合うリズムを決めて、毎回同じ棚を歩いてください。ページが商品ごとに最後に数えた日を覚えているので、分けて進められます。今日はポリッシュ、明日は物販の壁、というふうにしても、記録のほうがつなぎ合わせてくれます。

会計を勉強する必要はまったくありません。目の前にあるものを数えるだけです。差分の処理はシステムが行い、記録は自然にできあがります。こうして棚卸しは、いつも後回しにしていた仕事から、お金がどこへ行ったのかを教えてくれる短い散歩に変わります。