Como fazer um inventário a partir do telemóvel, sem prancheta

A maioria dos inventários começa da mesma maneira. Imprime-se uma lista e pega-se numa caneta, e depois fica-se a olhar para uma prateleira enquanto o telefone toca. Quando os números chegam a um portátil e são escritos, metade está errada e perdeu-se uma hora que não tinha. Por isso a contagem fica por fazer, e só se descobre que alguma coisa está mal quando se acaba uma cor a meio de uma marcação.

Percorra a prateleira com a página na mão

A página Count stock foi feita para a prateleira, não para a secretária. Abra-a no telemóvel e a sua lista de produtos está lá, pronta a preencher. Vai andando e escreve o que conta mesmo à medida que pega em cada frasco. É esse o método todo. Não há uma segunda aplicação para sincronizar nem uma folha de cálculo para acertar no fim. O que escreve na prateleira é o que o sistema guarda.

Em branco salta, um zero esvazia

Não vai contar tudo de todas as vezes, e não devia ter de o fazer. Deixe um produto em branco e a contagem passa por cima dele, deixando o que tem em mão exatamente como estava. Só os produtos que escrever são mexidos. Quando tiver vendido mesmo tudo de alguma coisa, escreva um 0 simples e essa prateleira fica vazia. A diferença é pequena mas conta. Em branco quer dizer que não verificou este. Zero quer dizer que verificou, e não sobrou nenhum.

O sistema faz as contas e lembra-se da data

Quando guarda, a página compara o que contou com o que julgava ter. Corrige o que tem em mão para bater com a realidade e escreve tudo de uma vez. Se fechar o separador, não fica nada a meio. Cada produto passa depois a mostrar quando foi contado pela última vez, por isso, de relance, sabe o que está fresco e o que não é verificado há meses. Os seus avisos Low stock e Out of stock voltam a dizer a verdade, porque os números por trás deles são reais.

Veja o que se sumiu

Esta é a parte que faz valer os cinco minutos. Cada correção é escrita no seu registo de stock como um movimento de contagem, com o mais ou o menos e um motivo curto. Por isso não está só a corrigir um número, está a guardar um registo datado da diferença. Se esperava doze cremes de mãos e contou nove, o registo mostra menos três nesse produto nesse dia. Faça isso todos os meses e aparece um padrão. Uma linha que está sempre a menos merece uma olhadela discreta ao seu balcão de trás.

Um número que está discretamente errado todos os meses está a tentar dizer-lhe alguma coisa. O registo é onde finalmente o ouve.

Feita como hábito, uma contagem mensal dá-lhe mais do que uma prateleira arrumada:

• Um número real do que tem em mão, para que os avisos de encomenda disparem na altura certa em vez de dispararem depois de ficar sem nada.
• Um registo datado de todas as faltas, pronto a exportar em CSV quando o seu contabilista pedir.
• Um aviso precoce sobre os produtos que andam sempre a desaparecer, antes de a perda se somar em silêncio.
• Um trabalho de cinco minutos no fim de um turno em vez de uma tarde perdida com uma prancheta.

Faça disto um hábito, não um acontecimento

A razão para fazer isto no telemóvel é que assim vai mesmo fazê-lo. Uma contagem que consegue acabar nos últimos cinco minutos de um turno é uma contagem que acontece. Escolha um ritmo que caiba na sua semana, o fim do mês ou todas as sextas, e percorra sempre a mesma prateleira. Como a página se lembra de quando cada produto foi contado pela última vez, pode dividi-la. Faça os vernizes hoje e a parede de retalho amanhã, e o registo cose o conjunto por si.

Nada disto lhe pede que aprenda contabilidade. Você conta o que está à sua frente. O sistema trata da diferença e o registo constrói-se sozinho. É assim que um inventário deixa de ser o trabalho que anda sempre a adiar e passa a ser o passeio curto que lhe mostra para onde o seu dinheiro foi mesmo.