Zo doe je een inventarisatie vanaf je telefoon, zonder klembord

De meeste inventarisaties beginnen op dezelfde manier. Je print een lijst en pakt een pen, en dan sta je te turen naar een schap terwijl de telefoon gaat. Tegen de tijd dat de aantallen op een laptop belanden en ingetypt worden, klopt de helft niet meer en ben je een uur kwijt dat je niet had. Dus wordt de telling overgeslagen, en kom je er pas achter dat er iets niet klopt als je halverwege een afspraak zonder een kleur zit.

Loop langs het schap met de pagina in je hand

De pagina Count stock is gemaakt voor het schap, niet voor het bureau. Open hem op je telefoon en je productenlijst staat er, klaar om in te vullen. Je loopt langs en typt wat je echt telt terwijl je elk flesje oppakt. Dat is de hele methode. Er is geen tweede app om te synchroniseren en geen spreadsheet om achteraf te controleren. Wat je bij het schap typt, is wat het systeem opslaat.

Leeg slaat over, een nul maakt leeg

Je telt niet elke keer alles, en dat hoeft ook niet. Laat een product leeg en de telling gaat eraan voorbij, met je voorraad precies zoals hij was. Alleen de producten die je intypt worden aangeraakt. Ben je echt door iets heen, typ dan een gewone 0 en dat schap wordt leeggemaakt. Het verschil is klein maar het doet ertoe. Leeg betekent dat je deze niet gecontroleerd hebt. Nul betekent dat je dat wel deed, en dat er niets meer over is.

Het systeem rekent en onthoudt de datum

Als je opslaat, vergelijkt de pagina wat je telde met wat hij dacht dat je had. Hij corrigeert de voorraad zodat die klopt met de werkelijkheid en schrijft het geheel in een keer weg. Sluit je het tabblad, dan blijft er niets half gedaan achter. Bij elk product staat daarna wanneer het voor het laatst geteld is, zodat je in een oogopslag ziet wat vers is en wat al maanden niet gecontroleerd is. Je labels Low stock en Out of stock vertellen weer de waarheid, omdat de cijfers erachter echt zijn.

Zie wat er is weggelopen

Dit is het stuk dat die vijf minuten terugverdient. Elke correctie wordt in je voorraadgrootboek geschreven als een telbeweging, met de plus of de min en een korte reden. Je repareert dus niet alleen een getal, je houdt een gedateerd verslag van het verschil bij. Verwachtte je twaalf handcremes en telde je er negen, dan toont het grootboek min drie bij dat product op die dag. Doe dat elke maand en er komt een patroon boven. Een regel die altijd tekortkomt is een rustige blik op je werkvoorraad waard.

Een getal dat elke maand stilletjes verkeerd is, probeert je iets te vertellen. In het grootboek hoor je het eindelijk.

Als gewoonte levert een maandelijkse telling je meer op dan een opgeruimd schap:

• Een kloppend voorraadcijfer, zodat je bestelmeldingen op het juiste moment afgaan in plaats van nadat je er doorheen bent.
• Een gedateerd verslag van elk tekort, klaar om naar CSV te exporteren als je boekhouder erom vraagt.
• Een vroege waarschuwing over de producten die steeds verdwijnen, voordat het verlies stilletjes oploopt.
• Een klusje van vijf minuten aan het eind van een dienst in plaats van een middag kwijt aan een klembord.

Maak er een gewoonte van, geen gebeurtenis

De reden om dit op je telefoon te doen, is dat je het dan ook echt doet. Een telling die je in de laatste vijf minuten van een dienst kunt afronden, is een telling die gebeurt. Kies een ritme dat bij je week past, het eind van de maand of elke vrijdag, en loop elke keer langs hetzelfde schap. Omdat de pagina onthoudt wanneer elk product voor het laatst geteld is, kun je het opsplitsen. Doe de nagellak vandaag en de verkoopwand morgen, en het grootboek naait het verslag voor je aan elkaar.

Niets hiervan vraagt je om boekhouden te leren. Jij telt wat voor je staat. Het systeem regelt het verschil en het verslag bouwt zichzelf. Zo gaat een inventarisatie van de klus die je blijft uitstellen naar het korte rondje dat je laat zien waar je geld echt gebleven is.