Jak udělat inventuru z telefonu, bez desek s papírem

Většina inventur začíná stejně. Vytisknete seznam, vezmete tužku a mžouráte do regálu, zatímco zvoní telefon. Než se čísla dostanou do notebooku a někdo je opíše, polovina je špatně a vy jste přišli o hodinu, kterou jste neměli. Inventura se proto vynechá a že něco nesedí zjistíte, až vám uprostřed práce dojde odstín.

Projděte regál se stránkou v ruce

Stránka Count stock je dělaná pro regál, ne pro stůl. Otevřete ji na telefonu a seznam produktů je tam, připravený k vyplnění. Jdete podél regálu a píšete, co opravdu napočítáte, jak berete lahvičku za lahvičkou. To je celá metoda. Není žádná druhá aplikace k synchronizaci ani tabulka, kterou byste na konci srovnávali. Co napíšete u regálu, to systém uloží.

Prázdno přeskočí, nula vyprázdní

Pokaždé nespočítáte všechno a ani byste nemuseli. Když produkt necháte prázdný, inventura ho přejde a stav zásob zůstane přesně takový, jaký byl. Dotknou se jen produktů, které vypíšete. Když je něco opravdu doprodané, napište prostou 0 a police se vyprázdní. Ten rozdíl je malý, ale důležitý. Prázdno znamená, že jste tenhle nekontrolovali. Nula znamená, že ano a že nic nezbylo.

Systém spočítá rozdíl a zapamatuje si datum

Když uložíte, stránka porovná, co jste napočítali, s tím, co si myslela, že máte. Opraví stav zásob podle skutečnosti a zapíše to celé najednou. Když zavřete panel, nic nezůstane rozdělané. U každého produktu se pak ukazuje, kdy byl naposledy počítán, takže na první pohled víte, co je čerstvé a co nikdo nekontroloval měsíce. Vaše štítky Low stock a Out of stock zase začnou mluvit pravdu, protože čísla za nimi jsou skutečná.

Uvidíte, co se ztratilo

A teď část, kvůli které se těch pět minut vyplatí. Každá oprava se zapíše do skladové knihy jako pohyb z inventury, s plusem nebo minusem a krátkým důvodem. Neopravujete tedy jen číslo, vedete datovaný záznam o rozdílu. Když jste čekali dvanáct krémů na ruce a napočítali devět, kniha ukáže u toho produktu k tomu dni minus tři. Dělejte to každý měsíc a vyleze vzorec. Řádek, který je vždycky v mínusu, stojí za tiché prohlédnutí zázemí.

Číslo, které je každý měsíc potichu špatně, se vám snaží něco říct. Ve skladové knize to konečně uslyšíte.

Když se z měsíční inventury stane zvyk, dostanete víc než uklizený regál:

• Skutečný stav zásob, takže se štítky pro doobjednání rozsvítí ve správnou chvíli, ne až vám dojde zboží.
• Datovaný záznam o každém manku, připravený k exportu do CSV, až se zeptá účetní.
• Včasné varování u produktů, které pořád mizí, dřív než se ztráta potichu nasčítá.
• Práci na pět minut na konci směny místo odpoledne ztraceného s deskami a tužkou.

Udělejte z toho zvyk, ne událost

Důvod, proč to dělat na telefonu, je ten, že to opravdu uděláte. Inventura, kterou stihnete v posledních pěti minutách směny, je inventura, která se stane. Vyberte si rytmus, který sedí vašemu týdnu, konec měsíce nebo každý pátek, a procházejte pokaždé stejný regál. Protože si stránka pamatuje, kdy byl který produkt naposledy počítán, můžete si to rozdělit. Dnes laky, zítra prodejní stěnu, a skladová kniha vám záznam sešije dohromady.

Nic z toho po vás nechce, abyste se učili účetnictví. Spočítáte, co máte před sebou. Systém vyřeší rozdíl a záznam vzniká sám. Takhle se z inventury stane místo věčně odkládaného úkolu krátká procházka, která vám ukáže, kam vaše peníze doopravdy šly.