Näin teet inventaarion puhelimella, ilman kirjoitusalustaa

Useimmat inventaariot alkavat samalla tavalla. Tulostat listan ja nappaat kynän, ja tihrustat sitten hyllyä samalla kun puhelin soi. Siihen mennessä kun luvut päätyvät läppärille ja tulevat naputelluksi sisään, puolet niistä on väärin ja olet menettänyt tunnin jota sinulla ei ollut. Niinpä laskenta jää tekemättä, ja saat tietää että jokin on pielessä vasta kun sinulta loppuu väri kesken asiakkaan.

Kävele hylly läpi sivu kädessäsi

Count stock -sivu on tehty hyllylle, ei työpöydälle. Avaa se puhelimellasi ja tuotelistasi on siinä valmiina täytettäväksi. Kävelet pitkin ja kirjoitat mitä oikeasti lasket samalla kun nostat jokaisen pullon. Siinä on koko menetelmä. Ei toista sovellusta synkronoitavaksi eikä taulukkoa täsmäytettäväksi lopuksi. Se mitä kirjoitat hyllyn ääressä on se mitä järjestelmä tallentaa.

Tyhjä ohittaa, nolla tyhjentää

Et laske kaikkea joka kerta, eikä sinun pitäisikään. Jätä tuote tyhjäksi, niin laskenta ohittaa sen ja jättää saldosi täsmälleen ennalleen. Vain kirjoittamiisi tuotteisiin kosketaan. Kun jokin on aidosti loppunut, kirjoita pelkkä 0 ja se hylly tyhjennetään. Ero on pieni mutta sillä on väliä. Tyhjä tarkoittaa ettet tarkistanut tätä. Nolla tarkoittaa että tarkistit, eikä sitä ole enää.

Järjestelmä laskee ja muistaa päivämäärän

Kun tallennat, sivu vertaa laskemaasi siihen mitä se luuli sinulla olevan. Se korjaa saldon vastaamaan todellisuutta ja kirjoittaa koko homman kerralla. Jos suljet välilehden, mitään ei jää puolitiehen. Jokainen tuote näyttää sen jälkeen milloin se laskettiin viimeksi, joten näet yhdellä silmäyksellä mikä on tuoretta ja mitä ei ole tarkistettu kuukausiin. Low stock- ja Out of stock -merkinnät alkavat taas puhua totta, koska niiden takana olevat luvut ovat oikeita.

Näe mitä on kadonnut

Tässä on se osa joka ansaitsee ne viisi minuuttia. Jokainen korjaus kirjoitetaan varastotapahtumiin laskentatapahtumana, plussalla tai miinuksella ja lyhyellä syyllä. Et siis vain korjaa lukua, vaan pidät päivättyä kirjaa erotuksesta. Jos odotit kahtatoista käsivoidetta ja laskit yhdeksän, tapahtumissa näkyy sen tuotteen kohdalla miinus kolme kyseiselle päivälle. Tee niin joka kuukausi, ja kuvio alkaa hahmottua. Rivi joka on aina vajaa ansaitsee rauhallisen vilkaisun takatiloihisi.

Luku joka on hiljaa väärin joka kuukausi yrittää kertoa sinulle jotain. Tapahtumaloki on se paikka jossa vihdoin kuulet sen.

Tavaksi tehtynä kuukausittainen laskenta antaa sinulle enemmän kuin siistin hyllyn:

• Todellisen saldoluvun, jolloin tilausmerkinnät laukeavat oikeaan aikaan eivätkä vasta kun tuote on loppunut.
• Päivätyn merkinnän jokaisesta vajauksesta, valmiina vietäväksi CSV:hen kun kirjanpitäjä kysyy.
• Varhaisen varoituksen niistä tuotteista jotka katoavat toistuvasti, ennen kuin tappio kasvaa huomaamatta.
• Viiden minuutin homman vuoron lopuksi sen sijaan että iltapäivä katoaisi kirjoitusalustan kanssa.

Tee siitä tapa, älä tapahtuma

Syy tehdä tämä puhelimella on se, että silloin oikeasti teet sen. Laskenta jonka saat valmiiksi vuoron viimeisen viiden minuutin aikana on laskenta joka tapahtuu. Valitse viikkoosi sopiva rytmi, kuukauden loppu tai joka perjantai, ja kävele joka kerta sama hylly. Koska sivu muistaa milloin kukin tuote on viimeksi laskettu, voit pilkkoa homman. Tee lakat tänään ja myyntiseinä huomenna, niin tapahtumaloki ompelee merkinnät yhteen puolestasi.

Mikään tästä ei pyydä sinua opettelemaan kirjanpitoa. Sinä lasket sen mikä on edessäsi. Järjestelmä hoitaa erotuksen ja merkinnät rakentavat itsensä. Näin inventaariosta tulee siirtelemäsi työn sijaan lyhyt kävely, joka näyttää minne rahasi oikeasti menivät.