Gerir um bootcamp no parque dependente do tempo sem o caos do grupo de conversa às 6h

Uma terça-feira de chuva e 40 mensagens por ler

O Sam dá um bootcamp num parque nos subúrbios a leste. Terça, quinta e sábado, às 6h, com chuva ou quase sempre com sol. Nos primeiros dois anos geriu tudo com um grupo de conversa e a própria memória. Funcionava, mais ou menos, até à manhã em que deixou claramente de funcionar.

Numa terça-feira a previsão mudou de um dia para o outro. Chuva a sério, daquela que transforma a relva em sopa. O Sam cancelou às 5h e atirou uma mensagem para o grupo. Às 6h15 tinha umas 40 mensagens de resposta. Algumas pessoas nunca viram a mensagem e foram lá de carro na mesma. Duas tinham pago um pack de 10 sessões e queriam saber se a manhã cancelada era descontada da conta. Uma senhora perguntou, com toda a razão, se ia receber o dinheiro de volta ou não. O Sam passou o dia de descanso inteiro a fazer contas de reembolsos num caderno.

Disse-me mais tarde que treinar nunca foi a parte difícil. Estar num campo a gritar incentivos a pessoas a fazer burpees, isso adorava. Era tudo o resto à volta. Saber quem tinha pago e quem vinha, e conseguir chegar a toda a gente quando o tempo comia a manhã.

Uma sessão é uma coisa a sério que se reserva, não um talvez

O que mudou tudo para o Sam foi tratar cada manhã como uma sessão reservável a sério em vez de um convite permanente. Uma sessão na Bookatu tem uma data e uma hora de início, um limite de lugares, o parque onde acontece e um preço por pessoa. As pessoas encontram-na, veem que restam, por exemplo, quatro lugares, reservam o seu e pagam ali mesmo. Sem andar atrás de ninguém, sem transferências bancárias com as iniciais de alguém na descrição.

Como há um limite de lugares, a sessão fecha simplesmente quando está cheia. O Sam limitou a sessão de sábado a 16 pessoas porque é o máximo que consegue acompanhar bem de uma vez. Quando a décima sexta pessoa reserva, acabou, aparece como cheia. Não chega lá e encontra 25 pessoas e oito kettlebells.

E a parte do dinheiro deixa de ser uma dor de cabeça mensal. Toda a gente paga ao reservar, por isso, quando o Sam aperta os atacadores no sábado de manhã, a sessão já está paga. Não é o tipo que fica num parque a pedir o dinheiro a um amigo no fim.

Ponha o parque no cartão

Parece pouca coisa, mas contou mais do que o Sam esperava. Cada sessão traz o seu próprio local, a morada verdadeira mais uma linha de indicações. O parque dele tem três entradas e só uma o deixa perto da parte plana de relva que ele usa. Por isso a sessão diz exatamente isso. Estacione na Marine Parade e entre pelo portão do parque infantil, onde estão as bandeiras cor de laranja.

As pessoas novas costumavam mandar-lhe mensagem na véspera, um pouco nervosas, a perguntar onde era exatamente. Isso praticamente acabou. A informação está na própria sessão onde reservam, por isso leem uma vez e aparecem no sítio certo. É normal quem vai pela primeira vez estar nervoso. Obrigá-los a procurá-lo no escuro é que não.

O tempo, à vista de todos

Para um bootcamp ao ar livre, o tempo é o jogo todo, por isso fica logo no cartão da sessão. Cada sessão ao ar livre mostra a previsão em direto para aquela manhã. Quem reserva na quinta para sábado vê o que aí vem e vai a saber exatamente aquilo em que se meteu. Ninguém fica surpreendido, ninguém se sente enganado quando o dia está fresco.

Quando o tempo fica mesmo feio, o Sam cancela a sessão e o drama acaba aí. Toda a gente que reservou recebe crédito automaticamente e um email a dizer que não se realiza. Sem avalanche no grupo de conversa e sem contas de reembolsos num caderno no dia de folga. O crédito fica ali à espera para usarem na manhã seguinte. Foi assim que ele explicou:

Na primeira terça-feira de chuva depois de mudar, carreguei em cancelar a partir da cozinha e pus a chaleira ao lume. O trabalho era esse. Fiquei à espera das 40 mensagens e elas nunca chegaram.

Nem tudo é coisa de grupo

Bastantes habituais do Sam também queriam tempo individual. Alguém a recuperar de um joelho, alguém a treinar para a primeira meia maratona e que precisava de um plano que não fosse gritado num campo. Isso não são sessões de grupo, são marcações normais. Por isso as sessões individuais reservam-se como qualquer marcação normal no calendário dele, a uma hora que dê jeito aos dois, enquanto as manhãs de bootcamp continuam a ser sessões de grupo com limite. A mesma página, duas formas diferentes, e o Sam não anda a fazer malabarismo com dois sistemas para isto funcionar.

Uma forma rápida de imaginar o que ele faz agora:

• Sessões de grupo no parque à terça, quinta e sábado, com limite e pagas à cabeça, com o tempo no cartão
• Cancelamentos em dias de chuva que creditam e enviam email a toda a gente sozinhos
• Marcações individuais para quem quer treino mais focado
• Uma única vista de quem vem a cada manhã, sem um grupo de conversa para vigiar

A parte discreta que o fez crescer

Os bootcamps crescem por passa-palavra mais do que quase qualquer outro negócio que me ocorra. Uma pessoa arrasta um amigo num sábado e de repente são três. O Sam apostou nisso de propósito. Cada habitual tem um link de indicação que pode enviar a um amigo e, quando esse amigo reserva a primeira sessão, quem o trouxe é recompensado por isso.

Não fez grande alarido com o assunto. Está simplesmente ali para quem já adora as sessões, e essas são exatamente as pessoas que falam. Uma senhora chamada Priya trouxe quatro pessoas do seu clube de corrida em dois meses, o que mais do que pagou o treino dela e deu ao Sam a equipa de sábado mais fiável que tem. Ela teria falado deles de qualquer maneira. O link só fez com que recebesse algo em troca.

Se as suas manhãs vivem num grupo de conversa

Não tem de virar nada do avesso para começar. Pegue numa sessão, a deste sábado, e publique-a com uma hora, um limite, a morada do parque e um preço. Deixe alguns dos seus habituais reservarem e pagarem. Veja uma manhã de chuva ser cancelada e creditar toda a gente sem lhe tocar. Se sentir que é mais leve do que o grupo de conversa, e vai sentir, passe as restantes. O seu trabalho é treinar pessoas num parque de madrugada. A papelada trata de si própria enquanto faz a parte para a qual se inscreveu.