Come ridurre davvero le assenze: un manuale pratico

Ogni titolare ha avuto quella mattina in cui due clienti semplicemente non si presentano. Sembra sfortuna, ma non lo è quasi mai. Le assenze sono un problema di sistema, e questa è una buona notizia, perché un sistema si può aggiustare. Metti insieme qualche difesa semplice e la poltrona vuota smette di essere un appuntamento fisso.

Parti dai promemoria, perché quasi tutte le assenze sono dimenticanze

La causa singola più grande di un'assenza è un appuntamento dimenticato. Quindi la vittoria più economica è un promemoria automatico. In Bookatu i clienti ricevono una conferma quando prenotano e un promemoria prima della visita, con il nome della tua attività e i dettagli della prenotazione. I promemoria sono attivi di default sulle nuove prenotazioni, quindi tutto questo gira senza che tu muova un dito (vedi Promemoria automatici).

Aggiungi un acconto per trasformare un posto tenuto in un impegno

I promemoria risolvono la dimenticanza. L'acconto risolve la prenotazione fatta con leggerezza, quella che non è mai stata davvero ferma. Quando un cliente paga qualcosa in anticipo, l'appuntamento smette di sembrare usa e getta. L'acconto viene addebitato tramite Stripe quando prenota online e viene scalato dal conto finale, quindi non sta pagando di più, sta solo pagando prima una parte (vedi Acconti). Ne parliamo più a fondo in Come gli acconti fermano le assenze.

Proteggi i tuoi clienti migliori con il No-show shield

La preoccupazione con gli acconti è sempre la stessa. Darà fastidio agli abituali fedeli, quelli che non salterebbero mai un appuntamento? Il No-show shield risolve la cosa. Guarda lo storico di ogni cliente e chiede l'acconto solo a chi è nuovo o ha già saltato in passato. I tuoi clienti migliori mantengono una prenotazione senza attriti, e tu metti un cancello solo davanti alle prenotazioni che rischiano davvero (vedi No-show shield).

Imposta una finestra di disdetta equa

La finestra di disdetta è il preavviso che chiedi prima che un cliente sposti o annulli. Impostala una volta, e i clienti vedranno la regola quando prenotano e di nuovo nella conferma. Se qualcuno disdice dentro la finestra, l'acconto può essere trattenuto, e l'orario si riapre in automatico. Il punto è essere chiari fin dall'inizio, così dopo non ci sono sorprese (vedi Disdette e la tua finestra di disdetta).

Riempi il buco con una lista d'attesa

Anche con tutte le difese al loro posto, qualche disdetta capiterà. Una lista d'attesa fa in modo che non ti costi niente. Quando sei pieno, i clienti possono mettersi in lista, e quando si libera un orario puoi offrirlo per primo al cliente che vale di più. Una disdetta smette di essere denaro perso e diventa un'occasione per premiare un buon cliente (vedi Lista d'attesa intelligente). Ne parliamo ancora in Riempi il calendario senza fare sconti.

Riprenditi quelli che si sono allontanati

Certe assenze in realtà sono l'inizio di un cliente che si sta allontanando. I recuperi automatici li intercettano. Bookatu si accorge quando un abituale non si fa vedere da un po' e può mandargli una spinta gentile per riportarlo indietro prima che si sistemi da qualcun altro (vedi Fidelizzazione e recuperi). Il nostro articolo Riprenditi i clienti persi spiega come tenere il messaggio caloroso.

Mettiamo tutto insieme

• Lascia attivi i promemoria automatici, così gli appuntamenti dimenticati smettono di succedere.
• Attiva gli acconti, poi accendi il No-show shield per proteggere i tuoi abituali fedeli.
• Imposta una finestra di disdetta chiara, così la regola è equa e visibile.
• Lascia che la lista d'attesa riempia i buchi con i tuoi clienti migliori.
• Fai girare i recuperi automatici, così i clienti silenziosi tornano indietro invece di allontanarsi.

Ogni pezzo è piccolo. Insieme cambiano la sensazione di tutta la tua settimana. Puoi impostare tutto quanto durante la prova gratuita e guardare il tuo tasso di assenze nel primo mese. Vedi come funzionano i piani nella pagina dei prezzi, senza commissioni sulle tue prenotazioni.