Regler for depositum og afbud, der beskytter din tid

Dine regler for depositum og afbud har ét formål: at sikre, at den tid, du sætter af, rent faktisk bliver brugt. Gjort ordentligt er de næsten usynlige for dine gode kunder, og de sorterer stille og roligt dem fra, der aldrig havde tænkt sig at komme.

Tomme stole koster mere end den mistede behandling

Når nogen ikke dukker op, mister du ikke bare den ene tid. Du mister den plads, du sagde nej til en anden for, de produkter du havde gjort klar, og rytmen i hele din dag.

Regnestykket løber hurtigere op, end de fleste ejere tror:

• En enkelt mistet farvebehandling på 90 minutter kan slette en stor bid af overskuddet på en travl lørdag.
• Den kunde, du sagde nej til for den tid, booker måske et andet sted og kommer aldrig tilbage.
• Sene afbud efterlader ofte huller, der er for korte til at fylde op samme dag.

Du kan ikke sælge den samme tirsdag klokken 14 to gange. Når den er væk, er den væk.

Tag depositum der, hvor risikoen er størst

Du behøver ikke depositum på hver eneste booking. Gem dem til de tider, det gør mest ondt at miste, så stamkunder, der booker en hurtig studsning, ikke skal springe gennem ringe.

• Nye kunder, der endnu ikke har nogen historik hos dig
• Lange eller dyre behandlinger som balayage, extensions eller keratin
• Spidsbelastning: fredag aften, lørdag formiddag og optakten til højtiderne
• Alle, der er udeblevet før

Med Bookatu kan du sætte depositum til automatisk at gælde for netop de bookinger, trukket på bookingtidspunktet og modregnet i den endelige regning. Kunden lægger rigtige penge, og du er dækket, hvis hun forsvinder.

Skriv en frist, folk rent faktisk kan overholde

En frist for afbud skal være lang nok til, at du kan nå at fylde tiden op igen, og kort nok til at føles fair. Fireogtyve til 48 timer passer til de fleste saloner. Noget længere begynder at føles, som om du ikke stoler på nogen.

Hold sproget enkelt og menneskeligt. Noget i stil med: "Har du brug for at ændre din tid? Intet problem, giv os bare besked 24 timer før. Afbud inden for det tidsrum betyder, at depositummet ikke betales tilbage."

Regler, ingen læser, er regler, ingen følger.

Sæt dem så et sted, hvor kunderne faktisk ser dem: på bookingsiden, i bekræftelsen og igen i påmindelsen. Regler begravet i dine handelsbetingelser gør ingenting en søndag aften, hvor nogen sidder og overvejer, om de gider.

Lad systemet håndhæve det, ikke dig

Den mest ubehagelige del af enhver politik er at være den, der skal håndhæve den. Så lad være. Sæt reglerne op én gang, og lad dine bookingværktøjer stå for at rykke, holde og minde om.

Bookatu kan stille og roligt bære hele molevitten for dig:

• Automatiske påmindelser på sms og mail, så "jeg glemte det" holder op med at være en grund
• Depositum, der holdes tilbage, og beskyttelse mod udeblivelser, der træder til automatisk, når nogen bryder reglerne
• Nem selvbetjening til at flytte tiden, så et vaklende øjeblik bliver til en ny booking i stedet for en tom stol
• Automatisk udfyldning fra ventelisten, der tilbyder de frigivne tider til kunder, som faktisk vil have dem

Den sidste betyder noget. Et afbud koster dig kun rigtigt, hvis tiden bliver stående tom. Automatisk udfyldning gør et hul til omsætning igen, mens du bare kommer videre med din dag.

Håndtér de akavede situationer med ynde

Livet sker, og en flad, robotagtig politik kommer til at koste dig gode kunder. Pointen er ikke at vinde enhver diskussion, men at beskytte din tid uden at blive den salon, folk frygter at booke hos.

Byg lidt skøn ind. En loyal stamkunde med et sygt barn er ikke det samme som en, der udebliver gang på gang, og at behandle dem ens er måden at miste dem, der er værd at holde på. Ved de ægte udeblivelser tager beskyttelsen mod udeblivelser den bestemte del for dig, så du kan blive ved med at være den flinke.

For kunder, der bare stille og roligt driver væk, trækker Bookatus beskeder om tilbagehentning og fastholdelse dem nænsomt tilbage, før de er væk for altid. Og medlemskaber og pakker løser stille og roligt problemet ved roden: kunder, der har forudbetalt et forløb, forsvinder næsten aldrig. Hvis det æder dine aftener at jonglere depositummer og ombookinger over telefonen, kan en AI-receptionist tage de opkald og ombookinger for dig.

Start i det små. Vælg de to typer bookinger med størst risiko, læg et depositum og en frist på 24 timer på dem, og lad automatiske påmindelser tage slæbet. Du kan altid udvide senere. Målet er ikke en fæstning af regler, men en rolig og fuld kalender, hvor den tid, du sætter af, rent faktisk bliver brugt.