Fyll varje dag på ditt idrottsläger under skolloven

Bex driver ett idrottsläger under skolloven i en park i New Lynn. Touchrugby, cricket, lite fotboll och en flaggjakt i slutet av dagen som barnen pratar om i veckor. Själva lägret har hon full koll på. Det var bokningarna som brukade knäcka henne. Varje skollov landade samma röra på hennes köksbord: ett kalkylark, en hög med sms, två föräldrar som hade betalat två gånger och en som svor på att hon hade betalat men inte hade det.

En lägerdag är bara en bokning

Här är omställningen som fick det att lossna för Bex. Varje lägerdag är en sak som föräldrarna bokar och betalar för online, i förväg. Måndagen den 7:e är sin egen annons. Tisdagen den 8:e är en annan. En förälder väljer de dagar som passar deras vecka, betalar för dem direkt, och så är de med. Ingen plats som hålls på förtroende, ingen väntan på svar.

Varje dag bär detaljerna som förr bara fanns i Bex huvud, allt på samma kort:

• Datum och starttid, så att det inte blir rörigt om vilken morgon som är vilken.
• Parken den körs i, med gatuadress och en länk till vägbeskrivning.
• Priset per barn, betalat online i samma stund som de bokar.
• Hur många platser som är kvar, som räknas ned allteftersom familjer anmäler sig.

Låt platserna sköta dörrvakteriet

Bex sätter ett tak på tjugofyra barn per dag. Det är vad hon kan coacha ordentligt med de hjälpledare hon har. Så varje dag online har en gräns på tjugofyra, och när den är full stänger den sig själv. Slut på sms klockan tio på kvällen med "finns det plats kvar?". Inget mer att av misstag ta in ett tjugosjätte barn och behöva backa med ett pinsamt telefonsamtal.

Första juli hon körde så här var onsdagen slutsåld på söndagskvällen. Hon vaknade till en fullbokad dag och ett par meddelanden som frågade om hon tänkte öppna en till. Det är ett bra problem att ha, och långt ifrån att jaga folk för antal på fredagen innan.

Väderfrågan, besvarad innan den ställs

Lägret är utomhus, så väderfrågan slutar aldrig riktigt. Förr kom den som ett långsamt droppande av sms kvällen innan. Blir det av om det regnar? Hur ser prognosen ut för torsdagen? Bex satt i soffan klockan nio och vidarebefordrade skärmdumpar av väderleken.

Nu ligger prognosen för varje dag direkt på bokningskortet. En förälder som tittar på torsdagen kan se torsdagens utsikter medan hen bestämmer sig. Det stoppar inte regnet, men det avvärjer hälften av frågorna. Folk bokar med öppna ögon i stället för att hoppas på det bästa.

När himlen öppnar sig ändå

Vissa morgnar vinner regnet helt enkelt. En torsdag i vintras kom det sidledes från gryningen och parken var ett träsk vid sjutiden. Bex ställde in. Förr betydde det en hel förmiddag av återbetalningar och ursäktande meddelanden, en förälder i taget, medan hon borde ha torkat sina koner och sin utrustning.

Att ställa in en dag är ett enda steg nu. Alla som bokat den får automatiskt pengarna tillgodo och ett mejl som säger det. Föräldrarna kan lägga det tillgodohavandet direkt på en annan dag samma vecka, eller helt enkelt spara det till nästa gång. Bex skickar fortfarande en kort egen rad ovanpå, för det är den hon är, men pengabiten är löst innan hon har druckit upp kaffet.

För barnet som vill ha mer

Då och då fastnar ett barn på riktigt. Förra sommaren var det en nioåring som hette Theo och som ville träna sina målsparkar om och om igen, långt efter att de andra hade vandrat iväg till lunchen. Hans mamma frågade om Bex någonsin körde enskilda pass.

Det gör hon, och de fungerar lite annorlunda. En privatlektion är inte en fast lägerdag med ett gäng runtomkring. Det är en enskild bokad tid som passar dem båda. Samma bokningssida, så Theos mamma tog en tisdagseftermiddag utan ett enda telefonsamtal. Lägerdagar för gruppen, och lugnare enskilda pass för barnen som Theo som vill ha mer.

Föräldrarna sköter till slut din marknadsföring

Den bästa reklam Bex får är en förälder vid skolgrinden som berättar för en annan förälder att deras barn hade hela lovets bästa vecka. Hon lutar sig helt mot det. Varje familj som bokar får en länk de kan skicka vidare till vänner, och när en ny familj bokar via den får båda sidor lite tillbaka på sin nästa omgång dagar. Lägret fylls snabbare, och föräldrarna som älskar det känner sig omhändertagna för att de sprider ordet.

Lägret var aldrig det svåra. Jag älskar att coacha. Det var fredagskvällarna med återbetalningar för hand som nästan fick mig att strunta i att köra det hela igen.

Få upp din första dag

Om lovet närmar sig och tanken på anmälningskaoset redan spänner dina axlar, börja med en dag. Lägg ut nästa måndags läger online, sätt taket där du kan coacha bra, lägg till parken och priset, och skicka länken till familjerna som var med förra gången.

Se den enda dagen fyllas, och bygg sedan resten av veckan bakom den. Barnen kommer att minnas flaggjakten oavsett. Det här ger dig bara dina fredagskvällar tillbaka.