Llena todos los días de tu campus deportivo de vacaciones

Bex organiza un campus deportivo de vacaciones en un parque de New Lynn. Touch rugby, críquet, un poco de fútbol y una captura de la bandera al final del día de la que los niños hablan durante semanas. El campus en sí lo tiene dominado. Lo que la desmontaba eran las reservas. En cada vacación escolar aterrizaba el mismo lío en su mesa de la cocina: una hoja de cálculo, un montón de mensajes, dos padres que habían pagado dos veces y uno que juraba haber pagado y no lo había hecho.

Un día de campus es simplemente una reserva

Este es el cambio de chip que le hizo clic a Bex. Cada día del campus es una cosa que los padres reservan y pagan online, por adelantado. El lunes 7 es su propia ficha. El martes 8 es otra. Un padre elige los días que le encajan en la semana, los paga ahí mismo y ya está dentro. Sin guardar plaza por confianza, sin esperar respuesta.

Cada día lleva los detalles que antes solo vivían en la cabeza de Bex, todos en la misma ficha:

• La fecha y la hora de inicio, así no hay confusión sobre qué mañana es cuál.
• El parque donde se hace, con su dirección y un enlace con las indicaciones.
• El precio por niño, pagado online en el momento de reservar.
• Cuántas plazas quedan, bajando según se apuntan las familias.

Que las plazas hagan de portero

Bex limita cada día a veinticuatro niños. Es lo que puede entrenar bien con los monitores que tiene. Así que cada día online tiene un límite de veinticuatro, y en cuanto se llena se cierra solo. Se acabaron los mensajes de "¿queda sitio?" a las diez de la noche. Se acabó coger sin querer a un niño número veinticinco y tener que echarse atrás con una llamada incómoda.

El primer julio que lo hizo así, el miércoles se agotó el domingo por la noche. Se despertó con el día lleno y un par de mensajes preguntando si iba a abrir otro. Ese es un buen problema, y está a años luz de perseguir a la gente para saber cuántos vienen el viernes anterior.

La pregunta del tiempo, contestada antes de que la hagan

El campus es al aire libre, así que la pregunta del tiempo no para nunca. Antes llegaba como un goteo lento de mensajes la noche anterior. ¿Se hace igual si llueve? ¿Qué previsión hay para el jueves? Bex acababa reenviando capturas del tiempo desde el sofá a las nueve.

Ahora la previsión de cada día está en la propia ficha de reserva. Un padre que mira el jueves ve la previsión del jueves mientras decide. No para la lluvia, pero evita la mitad de las preguntas. La gente reserva con los ojos abiertos en lugar de cruzar los dedos.

Cuando el cielo se abre igualmente

Algunas mañanas la lluvia simplemente gana. Un jueves del invierno pasado cayó de lado desde el amanecer y a las siete el parque era una ciénaga. Bex lo canceló. Antes, eso significaba una mañana entera de devoluciones y mensajes de disculpa, padre por padre, mientras debería haber estado secando los conos y el material.

Cancelar un día ahora es un solo paso. A todos los apuntados se les abona el importe automáticamente y se les avisa por correo. Los padres pueden pasar ese saldo directamente a otro día de esa misma semana, o simplemente guardarlo para la próxima. Bex sigue mandando encima una nota suya, porque es como es, pero la parte del dinero está resuelta antes de que se acabe el café.

Para el niño que quiere más

De vez en cuando a un niño le pica el gusanillo de verdad. El verano pasado fue un niño de nueve años llamado Theo, que quería practicar sus golpeos a portería una y otra vez, mucho después de que los demás se hubieran ido a comer. Su madre preguntó si Bex hacía sesiones individuales.

Sí las hace, y esas funcionan un poco distinto. Una clase particular no es un día de campus fijo con un montón de gente alrededor. Es una cita única a una hora que les venga bien a los dos. Misma página de reservas, así que la madre de Theo cogió un martes por la tarde sin llamar. Días de campus para el grupo, y sesiones individuales más tranquilas para los niños como Theo que quieren más.

Al final los padres te hacen el marketing

La mejor publicidad que tiene Bex es un padre a la puerta del colegio contándole a otro que su hijo ha tenido la mejor semana de todas las vacaciones. Y ella se apoya de lleno en eso. Cada familia que reserva recibe un enlace que puede pasar a sus amigos, y cuando una familia nueva reserva con él, ambas partes se llevan algo de descuento en su próxima tanda de días. El campus se llena más rápido, y los padres a los que les encanta se sienten cuidados por correr la voz.

El campus nunca fue la parte difícil. Me encanta entrenar. Eran los viernes por la noche haciendo devoluciones a mano lo que casi me quita las ganas de volver a organizarlo.

Cómo poner tu primer día

Si tienes las vacaciones encima y solo de pensar en el caos de las inscripciones ya se te tensan los hombros, empieza con un día. Pon online el campus del lunes que viene, fija el límite en lo que puedas entrenar bien, añade el parque y el precio, y manda el enlace a las familias que vinieron la última vez.

Mira cómo se llena ese día y luego construye el resto de la semana detrás. Los niños se van a acordar de la captura de la bandera de todas formas. Esto solo te devuelve tus viernes por la noche.