Da agenda de papel às reservas online: a forma calma de mudar

A sua agenda de papel nunca se avariou, nunca lhe fechou a sessão e nunca lhe cobrou uma taxa. Todo o respeito por ela. Trouxe-a até aqui. Mas não consegue mandar uma mensagem a um cliente na véspera, não consegue receber uma marcação enquanto está a meio de uma cor, e só pode estar num sítio de cada vez. Se alguma vez folheou para trás a apertar os olhos para tentar ler a sua própria letra de um sábado de loucos, já sabe onde é que isto vai dar.

Passar às reservas online parece um grande salto. Não é, se o fizer pela ordem certa. Esta é a versão calma. Sem marcações perdidas, sem clientes baralhados, sem um fim de semana gasto a configurar coisas. Eis como fazer a mudança sem dramas.

O que a agenda lhe está mesmo a custar

A agenda em si não tem mal nenhum. O problema é tudo o que acontece à volta dela. Cada marcação é uma chamada ou uma mensagem a que tem de responder, normalmente com alguém na cadeira. Cada falta é um buraco de que só dá conta quando ninguém entra pela porta. E ela vive no seu balcão, por isso, no segundo em que se afasta, o seu negócio não consegue receber uma marcação.

Pense nas chamadas que perde com os secadores a trabalhar, ou na mensagem que chega às nove da noite quando alguém finalmente tem um minuto para pensar no cabelo. Essas pessoas queriam marcar. A agenda é que não estava acordada para as apanhar.

Muitas das marcações que anda a perder não são clientes perdidos. São pessoas que tentaram chegar a si quando você tinha as duas mãos ocupadas.

Mude por fases, não tudo de uma vez

O erro que se comete é tentar virar tudo de um dia para o outro e depois entrar em pânico quando aquilo parece muito. Não precisa. Faça a agenda e as reservas online correrem lado a lado durante umas semanas, e depois deixe a de papel reformar-se discretamente. Uma ordem sensata é mais ou menos esta:

• Ponha primeiro o seu site de marcações no ar. A Bookatu dá-lhe uma página com a sua marca, no seu próprio link, com os seus serviços, os seus preços e o seu horário. É este o trabalho que vale a pena fazer bem, e leva uma tarde, não uma semana.
• Bloqueie o que já está marcado. Passe as marcações desta semana e da próxima da agenda para lá, para que o calendário corresponda à realidade antes de alguém marcar online.
• Ligue o seu Google Calendar. A sincronização é nos dois sentidos, por isso tudo o que está no seu calendário pessoal bloqueia o horário, e as reservas novas também aparecem lá. Sem marcações duplicadas.
• Partilhe o link, com calma. Ponha-o na biografia do Instagram, no seu perfil do Google e nas suas respostas. Não precisa de um grande anúncio. Basta tornar a marcação mais fácil e deixar as pessoas encontrarem-na.
• Deixe a agenda desaparecer. Assim que passarem duas semanas sem lhe pegar, vai saber que pode fechar a capa com segurança.

Repare no que não teve de fazer. Sem migrar anos de histórico, sem aprender um sistema complicado, sem um grande lançamento arriscado. Acrescentou uma porta de entrada que fica aberta à noite, e continuou a fazer o trabalho como sempre fez.

Os seus habituais não vão ficar para trás

A preocupação que quase toda a gente tem são os clientes fiéis, aqueles que marcam da mesma maneira há anos. Vão ficar baralhados? Na prática, não. Os seus habituais continuam a mandar mensagem e a telefonar se lhes apetecer, e você continua a encaixá-los. Nada os obriga a ir para a internet. O link está lá apenas para as pessoas que preferem assim, e acaba por ser quase toda a gente depois de experimentarem.

E eis a vitória discreta. Esses clientes ficam agora numa lista arrumada que lhe pertence. Não a um marketplace, não a um intermediário, a si. Quando uma terça parece vazia, pode mandar mensagem às pessoas certas e enchê-la. A agenda de papel nunca conseguiu fazer isso, porque os nomes estavam presos à folha.

Os trabalhos que o papel nunca conseguiu fazer

Assim que estiver montado, as coisas que fazia à mão começam a acontecer sozinhas. É esta a parte que as pessoas nos dizem que gostavam de ter tido há anos.

• Os lembretes saem antes de cada marcação, por isso as faltas que lhe custavam uma cadeira aparecem muito menos vezes como buracos vazios.
• Os sinais e as cauções no cartão protegem o seu tempo. Liga a sua própria conta Stripe, por isso os sinais caem no seu banco, não no nosso. A Bookatu nunca toca no dinheiro das suas reservas.
• Uma lista de espera inteligente preenche os buracos. Quando alguém cancela, o horário é oferecido a quem está à espera, em vez de ficar vazio.
• Avaliações, mensagens de reconquista, pontos de fidelidade, cartões-presente, pacotes, subscrições e newsletters estão todos incluídos, em todos os planos, sem nada trancado atrás de um preço mais alto.

Não tem de ligar tudo isso no primeiro dia. Comece pelas reservas online e pelos lembretes. Acrescente o resto quando lhe apetecer. Vai estar ali à espera, porque todos os planos incluem todas as funcionalidades.

Quanto custa, e porque é que é um sim fácil

É normalmente esta a pergunta que lhe anda na cabeça, por isso vamos ser diretos. A Bookatu é grátis durante 90 dias sem precisar de cartão, o que chega para ver reservas a sério a entrar antes de decidir seja o que for. Depois disso, os planos começam nos 9 dólares por mês, e o preço é por clientes ativos, aqueles que atendeu mesmo nos últimos 90 dias, nunca por posto ou por cabeleireira.

A parte que mais conta: há 0% de comissão nas reservas. Fica com 100% de cada reserva. A agenda era barata porque era um caderno. Uma solução de reservas online que se paga na primeira vez que lhe evita uma falta, e que nunca raspa um cêntimo das suas receitas, é outro tipo de barato.

Onde é que isto o deixa

Não está a deitar fora o que funciona. Está a ficar com o ritmo do seu dia e a entregar a papelada a uma coisa que está acordada às onze da noite, nunca se esquece de um lembrete e mantém os seus clientes numa lista que é sua. Comece em pequeno. Ponha o seu link de marcações no ar, passe para lá as marcações desta semana, partilhe-o com uns quantos habituais. Dê-lhe duas semanas. Nessa altura a agenda de papel vai parecer a coisa que o está a travar, e fechar a capa pela última vez vai parecer menos um salto e mais um alívio.