Como os lembretes automáticos reduzem as faltas (e lhe devolvem as noites)

As cadeiras vazias são a coisa mais cara da sua agenda. A boa notícia: os lembretes automáticos de marcações são a solução mais barata que existe, e pode tê-los a funcionar antes de o próximo café arrefecer.

Porque é que os clientes faltam (e porque raramente é pessoal)

É tentador levar uma falta a peito. Mas quando se pergunta mesmo, a razão é quase sempre a mesma: a vida ficou barulhenta e a marcação fugiu-lhes da cabeça. Alguém marcou há três semanas, o dia chegou e nada lhe lembrou que era hoje.

É essa a parte que merece atenção. Se o problema é o esquecimento, então a solução não é uma política de cancelamento mais dura. É uma memória melhor. E a memória é exatamente aquilo em que o software é bom.

Você não tem um problema de faltas. Tem uma falha de lembretes, e isso é muito mais fácil de fechar.

Como é, de facto, uma boa sequência de lembretes

Um lembrete já ajuda. Uma sequência curta e bem espaçada é melhor, porque dá aos clientes a hipótese de remarcar cedo em vez de desaparecerem no próprio dia. O objetivo não é chatear; é dar um toque gentil no momento em que ele é mesmo útil.

Uma sequência que funciona para a maioria dos salões é assim:

• Confirmação da marcação, na hora, para os detalhes ficarem guardados enquanto ainda estão a pensar nisso.
• Um lembrete 48 horas antes, cedo o suficiente para mudarem a marcação sem lhe deixarem um buraco.
• Um último toque na manhã do dia, quando o dia já está mesmo à frente deles.
• Uma resposta fácil ou uma confirmação com um toque, para que mudar planos não dê trabalho a eles e fique visível para si.

Com a Bookatu, as versões por SMS e por email disto correm automaticamente a partir da marcação, define os tempos uma vez e nunca mais lhes toca. Quem precisa de remarcar fá-lo sozinho, que é o objetivo todo.

Os lembretes apanham quase toda a gente. Veja como apanhar os restantes.

Nem a melhor sequência chega a toda a gente, os telemóveis ficam sem bateria, os planos mudam, há quem ignore tudo. Por isso quer uma segunda camada que proteja o seu tempo quando um lembrete não chega ao destino.

Há algumas coisas que assentam bem por cima dos lembretes:

• Sinais, um valor pequeno à cabeça transforma um talvez num compromisso a sério, sobretudo para clientes novos e serviços mais longos.
• Proteção contra faltas, se alguém falhar mesmo assim, uma taxa justa é tratada automaticamente, por isso não é você a andar atrás do dinheiro.
• Preenchimento automático da lista de espera, quando um horário fica livre em cima da hora, é oferecido de imediato a quem está à espera e o seu buraco fecha-se sozinho.

Os lembretes encolhem as faltas. Os sinais, a proteção contra faltas e a lista de espera garantem que as poucas que escapam não lhe custam nada.

A vitória silenciosa: as suas noites de volta

Há uma coisa que não aparece numa folha de cálculo. Quando a sua agenda está cheia e é de confiança, deixa de passar as noites a mandar lembretes à mão, a caçar marcações de substituição ou a olhar para o dia seguinte a perguntar-se quem vai mesmo aparecer.

Esse espaço na cabeça é o verdadeiro retorno. Marcações fiáveis também tornam tudo o resto mais fácil, as subscrições e os pacotes dão aos habituais uma razão para se comprometerem com antecedência, e as mensagens de reconquista trazem os clientes perdidos de volta à cadeira sem que você mexa um dedo.

E quando alguém quer mesmo marcar ou mudar às 21h? A rececionista com IA da Bookatu trata da conversa, por isso a marcação entra na sua agenda enquanto você está fora de serviço.

Configurar isto sem virar mensageiro a tempo inteiro

O erro é tratar os lembretes como uma tarefa diária. Bem feito, é uma configuração única que depois se trata sozinha para todas as marcações que receber daqui para a frente.

Uma primeira passagem sensata:

• Ligue a confirmação, um lembrete a 48 horas e um toque no próprio dia, por SMS e por email.
• Acrescente um sinal aos serviços que mais doem quando ficam vazios.
• Ative a lista de espera para que os cancelamentos sejam reoferecidos automaticamente.
• Deixe andar quinze dias e veja depois quantos buracos tem agora face a antes.

Comece por aí. A maioria dos donos fica surpreendida com a quantidade de problema que desaparece só com isto, e pode acrescentar depois a proteção contra faltas, as subscrições e a reconquista quando o básico estiver a rolar. Configure os lembretes hoje e deixe o sistema proteger a sua agenda enquanto volta à parte do trabalho de que gosta mesmo.