Slik bestiller en AI-resepsjonist inn kunder mens du jobber
Du kan ikke svare på hver melding når hendene er fulle. En AI-resepsjonist for salonger svarer for deg, tar de vanlige spørsmålene og gjør henvendelser om til bestillinger, også utenom åpningstid.
En AI-resepsjonist for salonger er programvare som svarer på telefonen, SMS-ene og DM-ene dine, og som så bestiller, flytter timer eller svarer på spørsmål på egen hånd. Tenk på den som en rolig kollega i resepsjonen som aldri går til lunsj, aldri setter noen på vent, og aldri lar telefonen ringe ut.
Bestillingen du aldri visste at du mistet
Her er det stille problemet: de fleste bestillingene du mister skjer mens du allerede er opptatt med en kunde. Hendene dine er i noens hår eller holder en voksstrimmel, og du kan rett og slett ikke svare.
Så telefonen ringer ut. Den som ringte legger ikke igjen beskjed. De trykker på neste salong på listen, og du får aldri vite at det skjedde. Hver eneste av dem er ekte penger som gikk rett forbi stolen din.
Et tapt anrop er ikke et tapt anrop. Det er en bestilling som gikk til salongen nedi gata.
En AI-resepsjonist tetter det hullet. Mens du gjør ferdig behandlingen, tar den telefonen, sjekker hva som faktisk er ledig og tilbyr den som ringer en time, og gjør en ubesvart ringing om til en bekreftet avtale.
Hva den faktisk gjør hele dagen
"AI-resepsjonist" høres futuristisk ut, men den daglige jobben er herlig ordinær. Den tar de repeterende spørsmålene fra resepsjonen som avbryter deg tjue ganger per vakt.
- Svarer på "har dere åpent søndag?", "hva koster et fullt sett?" og "hvor kan jeg parkere?" med en gang, dag som natt
- Bestiller nye timer mot kalenderen din i sanntid, uten dobbeltbookinger
- Flytter og avbestiller, og frigjør så timen automatisk
- Fanger opp opplysningene til den som ringer, så ingen faller mellom stolene
- Gir de vanskelige eller ømtålige samtalene videre til et menneske i stedet for å gjette
Poenget er ikke å høres ut som en robot som leser et manus. Det er å ta de forutsigbare 80 prosentene vekk fra deg, så du og teamet ditt kan konsentrere dere om folkene som faktisk er i rommet.
Den virker best som del av et system
En AI-resepsjonist som bestiller inn en no-show er bare en raskere måte å tape penger på. Bestillingen er steg én, det å beholde den er det som teller. Derfor skinner den når den sitter inne i resten av verktøyene dine i stedet for å stå for seg selv.
På Bookatu bestiller resepsjonisten timen, og resten av maskineriet tar over. Automatiske påminnelser på SMS og e-post dytter kunden før de skal komme. Et depositum kan tas idet de bestiller, så det står noe på spill for timen. Og no-show-vernet gir deg en tydelig måte, basert på samtykke, å hente inn tapet på når noen rett og slett ikke dukker opp.
- Depositum gjør tilfeldige avbestillinger langt mindre sannsynlige
- Påminnelser kutter de "oi, jeg glemte det helt"-no-showene
- No-show-vern beskytter deg når en time går tapt likevel
- Automatisk fylling fra ventelisten tilbyr stille et frigjort hull til neste kunde i køen
Å bestille timen er enkelt. Å holde stolen full er den ekte ferdigheten, så la systemet gjøre begge deler.
Den bygger også opp de faste kundene dine i det stille
En god resepsjonist tar ikke bare imot bestillinger, den henter folk tilbake. Fordi AI-en er koblet på kundehistorikken din, kan den gjøre den vennlige oppfølgingen de fleste av oss aldri finner tid til.
Når en fast kunde ikke har vært innom på en stund, kan meldinger for gjenvinning og oppfølging ta kontakt før de driver over til noen andre. Selger du medlemskap eller pakker, kan resepsjonisten peke den som ringer mot alternativet som passer dem i stedet for alltid å falle tilbake på ett enkelt besøk.
Små dytt, gjentatt over hundrevis av kunder, blir til en merkbart fyldigere kalender, uten at du løfter en finger.
Hva den ikke gjør (og ikke bør gjøre)
La oss være ærlige om grensene. En AI-resepsjonist er glimrende på volum og tilgjengelighet. Den er ingen erstatning for den menneskelige varmen som gjør at noen velger salongen din i utgangspunktet.
Den leser ikke stemningen hos en nervøs førstegangskunde slik frisøren din gjør. Den håndterer ikke en ømtålig klage med en ekte unnskyldning. Den gode nyheten er at den ikke trenger det. Sett den opp til å sende de øyeblikkene videre til et menneske, så får du det beste fra begge.
- Best på: bestillinger utenom åpningstid, vanlige spørsmål, gjenbestilling, å fylle hull i siste liten
- Send videre til et menneske: klager, kompliserte konsultasjoner, alt som krever skjønn
- Hold et øye med: bestillingsreglene dine, så den tilbyr riktige tjenester til riktige kunder
Slik starter du uten å drukne i det
Du trenger ikke slå på alt på én gang. Den enkleste veien inn er å la AI-en dekke timene du virkelig ikke kan: kvelder, helger, midt i en travel behandling.
Begynn med å la den håndtere anrop og meldinger utenom åpningstid. Når du stoler på den, slår du på påminnelser og depositum så bestillingene den lager faktisk holder. Legg så på gjenvinningsmeldinger for kunder som har blitt borte. Hvert steg betaler for det neste.
Gi den fjorten dager og sjekk tallene dine: hvor mange bestillinger kom inn utenom åpningstid, og hvor mange no-show du unngikk. Det er resepsjonisten som gjør seg fortjent til plassen, og bestiller inn kunder mens hendene dine er fulle og døra er låst. Start i det små, se kalenderen fylle seg, og legg til neste bit når du er klar.
