Tarkistuslista, jonka ansiosta jokainen vuoro sujuu samalla tavalla
Et voi olla paikalla joka vuorossa, ja poissa ollessasi taso laskee huomaamatta. Päivittäinen tarkistuslista, jonka tiimisi kuittaa puhelimellaan, on se tylsä ja yksinkertainen ratkaisu, joka oikeasti toimii.
Kampaamostasi on olemassa versio, joka syntyy vain silloin kun seisot itse paikalla. Työvälineet palautuvat sterilointilaitteeseen ilman että kenenkään tarvitsee pyytää. Vastaanottotiski pyyhitään ennen kuin ensimmäinen asiakas istuutuu. Viimeisenä lähtevä tarkistaa takaoven ja laittaa hälytyksen päälle ajattelemattakin. Sinä olet rakentanut nuo tavat, ja niinä päivinä kun olet paikalla, ne pitävät.
Sitten pidät vapaata tiistaina tai jäät koko iltapäiväksi hoitohuoneeseen, ja meno löystyy vähän. Kukaan ei tee sitä tahallaan. Harjoittelija ei ole varma, pyyhitäänkö lamput päivittäin vai viikoittain. Kiireinen kampaaja unohtaa pyyhkeet koneeseen. Kyse ei ole koskaan katastrofista vaan hitaasta valumisesta, ja ensimmäinen merkki siitä on asiakas, joka mainitsee ettei vessassa ollut käsisaippuaa.
Standardit ovat sinun päässäsi, ja juuri se on ongelma
Useimmat kampaamoyrittäjät pitävät koko paikan pyörittämisen omassa päässään. Sinä tiedät missä järjestyksessä asiat tehdään, mitkä pienet tarkistukset pitävät paikan hygieenisenä ja rauhallisena ja mitkä työt merkitsevät vain silloin kun ne tehdään joka ikinen päivä. Ongelma on siinä, että pää on huono paikka säilyttää yhteistä standardia. Kukaan muu ei pysty lukemaan sitä. Kun uusi työntekijä aloittaa, hän oppii katsomalla, arvaamalla ja tulemalla korjatuksi, mikä on hidasta hänelle ja raskasta sinulle.
Tarkistuslista siirtää pääsi sisällön paikkaan, jonka kaikki näkevät. Ei laminoitua lappua, joka katoaa tiskin taakse, eikä paperivihkoa, jota vain sinä katsot. Elävä lista siinä puhelimessa, joka on jo valmiiksi jokaisen taskussa, ja se kertoo suoraan: tältä hyvä päivä näyttää, ja tämä on sinun osuutesi siitä.
Mitä hyvä päivälista oikeasti sisältää
Parhaat listat ovat lyhyempiä kuin luulisi, ja ne on ryhmitelty sen mukaan milloin asiat tapahtuvat. Et tarvitse sataa sääntöä. Tarvitset ne muutamat työt, jotka pitävät paikan puhtaana, turvallisena ja valmiina, jaettuna päivän kolmeen hetkeen.
- Avaus: avaa ovet ja säädä lämpötila, tarkista päivän varaukset, laita jokainen työpiste kuntoon ja desinfioi se, lämmitä vahapata ja tee vastaanotosta asiakasvalmis.
- Asiakkaiden välissä: pyyhi työpiste, heitä kertakäyttötarvikkeet roskiin, palauta metalliset välineet sterilointiin ja laita paikka valmiiksi seuraavalle. Nämä ovat ne työt, jotka suojaavat seuraavaa asiakasta edelliseltä.
- Sulkeminen: puhdista työpisteet perusteellisesti, aja viimeinen sterilointiohjelma, tyhjennä roskikset, moppaa lattiat, tee kassaraportti, lukitse ovet ja laita hälytys päälle.
Tarkoitus ei ole vahtia tiimiäsi. Tarkoitus on tehdä oikeasta tavasta se helpoin, joka vuorossa ja kuka tahansa onkin töissä.
Miksi puhelimessa kuittaaminen muuttaa asian
Paperisella tarkistuslistalla on yksi tehtävä: olla lista. Puhelimessa oleva lista pystyy enempään. Kun joku napauttaa tehtävän valmiiksi, siihen tallentuu tekijän nimi ja kellonaika. Et seiso kenenkään niskassa, mutta päivän päätteeksi voit vilkaista kuka teki mitäkin ja nähdä millainen vuoro oikeasti oli. Jos sulkemistyöt oli kuitattu puoli seitsemään mennessä, tiedät että paikka jätettiin kuntoon. Jos kokonainen osio on tyhjä, tiedät että asiasta kannattaa jutella kahden kesken.
Lista myös nollautuu itsestään. Eiliset kuittaukset eivät siirry eteenpäin. Joka aamu tiimi avaa puhtaan listan, ja juuri niin päivittäisen standardin kuuluukin toimia. Kenenkään ei tarvitse pyyhkiä mitään pois tai aloittaa uutta sivua.
Oikeastaan se on perehdytystyökalu
Suurin hiljainen hyöty tulee harjoittelijoiden kohdalla. Uusi työntekijä, jolla on selkeä tarkistuslista, lakkaa kysymästä pyyhitäänkö lamput päivittäin, koska lista kertoo sen jo. Hän voi tehdä työnsä luottavaisin mielin, ja sinä näet yhdellä silmäyksellä että ne on tehty. Osa yrittäjistä antaa harjoittelijalle tunnukset, joilla näkyy vain tarkistuslista eikä mitään muuta, jolloin aivan uudella tiimiläisellä on yksi yksinkertainen ja turvallinen asia johon keskittyä samalla kun hän opettelee loput.
Mikään tässä ei ole hohdokasta. Kyse on kampaamon avaamisesta, puhtaana pitämisestä ja kunnollisesta sulkemisesta, samalla tavalla joka päivä, olitpa paikalla tai et. Juuri sen tasaisuuden asiakas aistii heti ovesta astuessaan, ja se kannattaa kirjoittaa ylös.
