Wekelijkse zwemlessen die zichzelf boeken: de rustige maandagavond van een zwemschool

Marama en de les van dinsdag 16.00 uur

Marama runt een kleine zwemschool vanuit een buurtbad in Tauranga. Niets bijzonders. Twee banen afgezet op doordeweekse middagen en een whiteboard bij de deur. Wat ze ook heeft, is een reputatie onder ouders uit de buurt: ze krijgt zenuwachtige vijfjarigen die zich aan de kant vastklampen aan het eind van het blok een baantje overzwemmend.

Haar probleem was nooit het lesgeven. Het was de les van dinsdag 16.00 uur. Elke week dezelfde acht kinderen, dezelfde bezorgde ouders die haar appten om te vragen of het deze week doorging, of dat kleine Ari kon ruilen naar donderdag als er een verjaardagsfeestje tussendoor kwam. Marama runde een echte onderneming op basis van een groepsapp en een spreadsheet die ze maar half vertrouwde. Sommige weken nam ze per ongeluk een boeking dubbel aan. Sommige weken vergat ze wie er betaald had.

Het mooie aan wekelijkse kinderlessen is dat ze heerlijk herhalend zijn. Dezelfde les draait op hetzelfde tijdstip het hele blok door. Die herhaling is een cadeau zodra je stopt met elke week als een nieuwe race behandelen en de les gaat behandelen als iets dat mensen zelf kunnen boeken en betalen.

Een wekelijkse les is eigenlijk een groepssessie

In Bookatu wordt die les van dinsdag 16.00 uur een groepssessie. Je geeft hem een vaste datum en tijd, een maximum aan hoeveel kinderen mee kunnen doen, het bad waar hij draait, en een prijs per kind. Daarna zet je hem voor ouders neer en boeken ze zelf hun plek. Geen heen en weer. Geen plekken vasthouden in je hoofd.

Elke sessie verschijnt als eigen kaartje, en het kaartje doet het uitleggen voor je. Een ouder die naar volgende week dinsdag kijkt, ziet in een paar seconden precies wat hij nodig heeft om te beslissen:

• De starttijd en hoe lang de les duurt, zodat ze de rit vanaf school kunnen plannen.
• Het bad waar het is, met een echt adres en een routebeschrijving, wat uitmaakt als je op twee locaties lesgeeft.
• Hoeveel plekken er nog vrij zijn, zodat een les die volloopt ze aanzet om nu te boeken in plaats van volgende week.
• De prijs per kind, geregeld voordat ze komen, zodat niemand aan de badrand naar contant geld hoeft te zoeken.

Is de les vol, dan is hij vol. Het kaartje stopt vanzelf met boekingen aannemen, en Marama krijgt om acht uur 's avonds geen appje meer met de vraag of er nog eentje bij kan. Wil ze een intensieve week in de schoolvakantie draaien of een eenmalige clinic waterveiligheid, dan is dat gewoon nog een sessie met een eigen datum en een eigen maximum. De vaste dinsdagles en de speciale activiteiten staan allemaal op dezelfde plek.

Het weer is het stuk dat iedereen vergeet

De tweede locatie van Marama is een buitenbad. Heerlijk in januari, een echt vraagteken in het tussenseizoen. De helft van haar administratie was vroeger weeradministratie: maandagavond de verwachting checken, dinsdagochtend acht gezinnen een voor een appen en hopen dat ze het allemaal zagen voordat ze de kinderen in de auto laadden.

Bij buitensessies toont het kaartje een actuele weersverwachting, direct naast de tijd. Ouders kunnen zelf zien dat donderdag er twijfelachtig uitziet, wat de bezorgde berichtjes stopt voordat ze beginnen. En als de lucht echt openbreekt en Marama afblaast, annuleert ze de sessie met een handeling. Iedereen die erin geboekt was krijgt automatisch tegoed en een mailtje om het te laten weten. Ze zit niet achter terugbetalingen aan. Ze hoeft niet uit haar hoofd te rekenen wie wat betaalde. Het tegoed staat klaar voor de volgende les, en zij kan verder met handdoeken drogen.

Ik zag vroeger op tegen een verregende week vanwege de telefoontjes, niet vanwege de regen. Nu annuleer ik de sessie en biedt het bad de excuses voor mij aan.

Niet alles is een groep, en dat is prima

Een deel van Marama's werk is helemaal geen les. Een ouder van wie het kind bang is in diep water wil een prive-inhaalles. Een volwassene die het als kind nooit leerde, wil rustige een-op-eenlessen waar geen achtjarige naar kijkt. Dat zijn geen groepssessies met een plekkenlimiet. Het zijn gewone afspraken.

Dus zet Marama haar prive-lessen op de normale manier neer, als boekbare afspraken op basis van haar eigen beschikbaarheid. Een ouder kiest een vrij tijdslot, boekt en betaalt, klaar. De drukke groepslessen en de rustige prive-sessies staan naast elkaar op dezelfde pagina, en ze draait allebei vanuit dezelfde agenda zonder twee systemen in haar hoofd te houden.

Laat de blije ouders het woord doen

Dit is het stuk waarvan Marama niet had verwacht dat het zo veel zou uitmaken. Zwemles draait op mond-tot-mondreclame. Een ouder ziet haar kind een baantje zwemmen, vertelt het aan drie anderen bij het schoolhek, en ineens is er een wachtlijst. Dat gesprek gebeurde al. Zij kreeg er alleen niets voor terug.

Nu kan ze een ouder een eigen verwijslink sturen, en boekt een vriend die zij stuurde zijn eerste les, dan krijgt die ouder een bedankje in de vorm van een beloning. Het maakt van het praatje bij het schoolhek iets dat ze echt kan zien, en het beloont de gezinnen die haar marketing toch al gratis deden. Ze koopt geen advertenties. Ze bedankt de moeder die iedereen over de dinsdagles vertelde.

Zet het een keer op en ga daarna lesgeven

Het eerlijke verhaal is dat een wekelijkse zwemschool een onderneming is die zichzelf herhaalt, en herhaling is makkelijk te automatiseren zodra de boekingen en betalingen op dezelfde plek zitten als de telefoontjes over slecht weer. Marama staat nog elke dinsdag in het ondiepe een vijfjarige van de kant te lokken. Dat deel is van haar en dat kan niemand automatiseren. Ze is er alleen niet meer haar maandagavond aan kwijt.

En omdat Bookatu nul commissie neemt op wat ze verdient, is de prijs die ze per kind instelt de prijs die op haar rekening landt. Het systeem knabbelt niet stilletjes een stukje van elke les die ze geeft.

Lijken jouw blokken op die van Marama, probeer dan een enkele week op te zetten als groepssessie, verwachting en al, en deel de link met de ouders die je al hebt. Kijk hoeveel er zichzelf inboeken voordat je je koffie op hebt. Die eerste rustige maandagavond is meestal het moment dat het klikt.