Privacyverzoeken en het verwijderen van gegevens

Wat het is

Een wachtrij op het scherm Privacy & security (onder Settings) die elk verzoek van een klant om de eigen gegevens te wissen bijhoudt. Je klanten starten die zelf. In hun account op je boekingspagina staat een onderdeel Privacy waar ze direct een kopie van hun gegevens kunnen downloaden, of om verwijdering kunnen vragen door hun naam te typen en daarna te bevestigen via een link die ze gemaild krijgen. Na die bevestiging is er een bedenktijd van 48 uur waarin ze nog kunnen annuleren. De meeste verzoeken worden daarna vanzelf afgerond, en de wachtrij laat je zien waar elk verzoek staat.

Waarom het helpt

De privacywet (de AVG in Europa) geeft klanten het recht op een kopie van hun gegevens en het recht om ze te laten wissen, en verwacht binnen een maand een reactie. Bookatu doet het mechanische deel voor je. De identiteit wordt per e-mail bevestigd, wie zich bedenkt heeft een venster om te annuleren, financiële gegevens blijven bewaard voor de belastingwet met de persoonlijke gegevens eruit, en elk lopend verzoek toont een aftelling zodat je de termijn nooit mist.

Zo gebruik je het

1. 1Open Settings, dan Privacy & security. De kaart Deletion requests toont elk verzoek met de status, bijvoorbeeld wacht op e-mailbevestiging, bedenktijd, vraagt jouw beoordeling, of afgerond.
2. 2De meeste verzoeken vragen niets van jou. Zodra de klant per e-mail heeft bevestigd en de 48 uur bedenktijd voorbij is, draait de verwijdering vanzelf en toont de regel Completed.
3. 3Een verzoek wordt voor jouw beoordeling vastgehouden als het account niet is afgewikkeld, bijvoorbeeld bij een aankomende afspraak, een onbetaald bedrag of een lopende afspraak over een opgeslagen kaart. De reden staat in gewone woorden bij de regel.
4. 4Is dat opgelost, tik dan op Review and complete. Je ziet precies wat er definitief wordt verwijderd en wat er voor de belastingadministratie blijft, met de persoonlijke gegevens eruit. Typ de naam van de klant om te bevestigen, en de verwijdering draait.
5. 5Hou de aftelling bij lopende verzoeken in de gaten. Die laat zien hoeveel dagen er nog over zijn van het reactievenster van één maand dat de wet verwacht.
6. 6Wil je een volledige kopie van je eigen bedrijf downloaden, gebruik dan Export organization data op hetzelfde scherm. Dat kan alleen de eigenaar, betaalgegevens zitten er nooit bij, het draait één keer per dag, en je krijgt elke keer een bevestiging per e-mail.