Demandes de réservation et validation

Ce que c'est

Avec la validation des réservations activée, une réservation faite en ligne par un client, sur votre page de réservation, dans le widget de votre site ou par l'API de réservation, reste en demande jusqu'à ce que vous l'acceptiez ou la refusiez. Le client est informé que sa réservation est demandée, et le créneau lui est gardé. Vous choisissez toutes les réservations en ligne ou seulement les nouveaux clients, et le déplacement d'une réservation confirmée par un client peut aussi attendre votre accord. Les réservations faites par votre équipe ne sont jamais mises en attente. La seule exception est une visite de plusieurs prestations réservée par l'assistant du tableau de bord, qui suit la même règle qu'une réservation en ligne.

À quoi ça sert

Vous décidez qui réserve avant qu'un créneau soit confirmé, sans allers-retours. Rien n'attend indéfiniment : une demande à laquelle personne ne répond est refusée pour vous après le nombre d'heures choisi, le créneau est libéré et le client est prévenu. Votre équipe reçoit un rappel, à mi-parcours.

Comment l'utiliser

1. 1Ouvrez Settings, puis Booking approval, et activez Approve online bookings before they are confirmed. Sous Which online bookings, choisissez Every online booking ou Only new clients. Un nouveau client n'a encore eu ni visite ni réservation confirmée chez vous.
2. 2Activez Client moves need approval too si un client qui déplace une réservation confirmée depuis son lien de réservation doit attendre votre réponse. La réservation garde son horaire jusqu'à ce que vous acceptiez le nouveau.
3. 3Sous Decline unanswered requests after, indiquez combien d'heures une demande peut attendre, de 1 à 336 (48 au départ). Une demande expire aussi à sa propre heure de début. Touchez Save booking approval.
4. 4Ouvrez Booking requests pour voir ce qui attend, de la plus ancienne à la plus récente, chacune avec l'heure limite de réponse. Touchez Accept pour la confirmer, ou Decline, avec un mot pour le client si vous le souhaitez. Le client reçoit un e-mail dans les deux cas.
5. 5Un acompte est pris au moment de la demande et remboursé si vous refusez. Une demande dont l'acompte est encore en cours de paiement peut recevoir une réponse une fois le paiement passé.
6. 6Seul un rôle autorisé à modifier le calendrier peut répondre, et une personne qui ne voit que son propre calendrier ne voit que ses propres demandes. Vous pouvez aussi demander à l'assistant d'en accepter une, par exemple « Accepte la demande d'Olivia pour samedi » : il vous montre la demande sur une carte à confirmer. Le refus se fait ici, car il peut rembourser un acompte.