Boekingsaanvragen en goedkeuring

Wat het is

Met goedkeuring van boekingen aan wordt een boeking die een klant online maakt, op je boekingspagina, in de widget op je website of via de boekings-API, als aanvraag vastgehouden tot je die accepteert of afwijst. De klant hoort dat de boeking is aangevraagd, en de tijd wordt voor hem vastgehouden. Je kiest alle online boekingen of alleen nieuwe klanten, en ook het verzetten van een bevestigde boeking door een klant kan op jouw ja wachten. Boekingen die je team maakt, worden nooit vastgehouden. De enige uitzondering is een bezoek met meerdere diensten dat de assistent in je dashboard boekt, want dat volgt dezelfde regel als een online boeking.

Waarom het helpt

Je bepaalt wie boekt voordat een tijd bevestigd is, zonder heen en weer. Niets wacht eeuwig: een aanvraag die niemand beantwoordt, wordt na het aantal uren dat je kiest voor je afgewezen, de tijd komt vrij en de klant krijgt bericht. Je team krijgt één herinnering, halverwege.

Zo gebruik je het

1. 1Open Settings, dan Booking approval, en zet Approve online bookings before they are confirmed aan. Kies onder Which online bookings Every online booking of Only new clients. Een nieuwe klant heeft nog geen bezoek en geen bevestigde boeking bij je gehad.
2. 2Zet Client moves need approval too aan als een klant die een bevestigde boeking via zijn boekingslink verzet, op je antwoord moet wachten. De boeking houdt haar tijd tot je de nieuwe accepteert.
3. 3Stel onder Decline unanswered requests after in hoeveel uur een aanvraag mag wachten, van 1 tot 336 (48 om mee te beginnen). Een aanvraag vervalt ook op haar eigen begintijd. Tik op Save booking approval.
4. 4Open Booking requests om te zien wat er wacht, de oudste eerst, elk met het tijdstip waarop die beantwoord moet zijn. Tik op Accept om te bevestigen, of op Decline, als je wilt met een bericht voor de klant. De klant krijgt in beide gevallen een e-mail.
5. 5Een aanbetaling wordt bij de aanvraag genomen en terugbetaald als je afwijst. Een aanvraag waarvan de aanbetaling nog wordt betaald, kun je beantwoorden zodra de betaling rond is.
6. 6Alleen een rol die de agenda mag bewerken, kan antwoorden, en wie alleen zijn eigen agenda ziet, ziet alleen zijn eigen aanvragen. Je kunt de assistent ook vragen er een te accepteren, bijvoorbeeld "Accepteer de aanvraag van Olivia voor zaterdag": hij laat de aanvraag zien op een kaart om te bevestigen. Afwijzen doe je hier, omdat daarbij een aanbetaling terugbetaald kan worden.