Se dina bokningar i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar

Dina bokningar finns i Bookatu. Resten av din dag finns i kalendern i mobilen: skolskjutsen, leverantörsbesöket, tandläkaren. Den nya sidan Calendar sync lägger in dina bokningar i den kalendern också, på alla enheter du använder.

Två vägar in

Den ena är en privat länk som du lägger till en gång i Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar eller Google Calendar. Den andra är för dig som använder Google: koppla din Google Calendar direkt, så lägger Bookatu in dina nya bokningar där. I Google ska du använda det ena eller det andra, annars syns varje bokning två gånger. Gruppass och workshoppar ingår inte i något av dem.

Var du hittar den

• Settings: Calendar sync finns under Grow.
• Sidan Team: när du redigerar en medarbetare länkar avsnittet Google Calendar dit.
• Bokningslistan: personalen hittar en knapp, Calendar sync, högst upp, bredvid Calendar och New booking. I en salong, ett spa eller en klinik heter listan Appointments.

Alla som kan logga in i din panel kan öppna den. Den som har rollen Trainee skickas till sin checklista i stället.

Din egen kalenderlänk

Under Your calendar trycker du på Create my calendar link. Den nya länken visas en gång, så kopiera den direkt. Bookatu sparar bara ett oläsligt fingeravtryck av den, inte själva länken, så den kan inte visas igen. Tappar du bort den trycker du på Get a new link. Lägg sedan till den i din kalenderapp:

• iPhone, iPad eller Mac: tryck på Open in Apple Calendar när länken visas. Eller öppna Kalender på en Mac, välj Arkiv och sedan Ny kalenderprenumeration, och klistra in länken.
• Google Calendar: på en dator klickar du på + bredvid Andra kalendrar, väljer Från webbadress och klistrar in länken. Den syns i mobilen också.
• Outlook och Microsoft 365: i Outlook på webben väljer du Lägg till kalender och sedan Prenumerera från webben, och klistrar in länken.

Din kalender visar sedan dina bokningar från de senaste sju dagarna till 180 dagar framåt, med din blockerade tid och eventuella stängningar för hela verksamheten. En bokning som väntar på bekräftelse markeras som preliminär. Avbokade bokningar och uteblivna besök försvinner. Om en bokning flyttas, eller lämnas över till en kollega, följer kalendern med.

Google och Outlook kollar en prenumererad länk efter ändringar med några timmars mellanrum, så det kan dröja en stund innan en ny bokning syns.

Vad länken berättar om dina kunder

En kalenderapp kopierar det den innehåller till varje enhet och konto som den synkar med. Därför säger länken så lite som möjligt: tjänsten och kundens förnamn. Inget efternamn, ingen e-post, inget telefonnummer, inga anteckningar och inget pris. Varje bokning har också sin referens och en länk till bokningen i Bookatu, som bara öppnas för den som är inloggad i din panel.

Behåll länken för dig själv

Alla som har länken kan läsa den kalendern, så behandla den som ett lösenord. Hamnar den i fel händer trycker du på Get a new link, så slutar den gamla att fungera direkt. Vill du stänga av den helt trycker du på Turn off och bekräftar med Yes, turn it off. Kalendrar som använder den länken slutar då att uppdateras.

Sidan visar också när varje länk skapades och när en kalenderapp senast hämtade den. När du tar bort någon från teamet slutar den personens länk också att fungera.

Koppla din egen Google Calendar

Använder du Google till det mesta kan du hoppa över länken. I samma avsnitt, Your calendar, trycker du på Connect my Google Calendar och loggar in på Google. Du kommer direkt tillbaka till Calendar sync. Från och med då hamnar dina nya bokningar i din huvudkalender i Google, direkt, eller när handpenningen är betald om bokningen kräver en. När en bokning bokas om eller avbokas flyttar eller tar Bookatu bort den.

Personalen kan nu göra det här själv, men bara för sin egen kalender. Att koppla en kollegas kalender görs fortfarande på sidan Team och kräver Manage the business, som ägare och administratörer har som standard. Disconnect tar bort din koppling och drar även tillbaka Bookatus åtkomst hos Google.

Det går bara åt ett håll

Båda alternativen skickar bokningar från Bookatu till din kalender. Inget går tillbaka. Lägger du in en tandläkartid i Google ser Bookatu den inte, och den tiden går fortfarande att boka. Att flytta eller radera en händelse i kalenderappen ändrar inte heller bokningen. Tid då du inte kan jobba måste fortfarande blockeras i Bookatu, med Block time på sidan Calendar. För att blockera tid krävs Edit the calendar i Role permissions, som ägare och administratörer har som standard.

Vem som ser vad

Calendar sync följer dina Role permissions, som ägaren ställer in från sidan Team. Två inställningar avgör det mesta: See everyone's calendar och Manage the business. Ägare och administratörer har båda som standard. Staff har ingen av dem.

• Alla sköter sin egen länk och sin egen koppling till Google.
• Avsnittet Whole business kräver båda inställningarna. Dess länk lägger alla medarbetares bokningar och blockerade tid i en och samma kalender, och visar vem varje bokning är hos. Den passar bra på en skärm i receptionen.
• Avsnittet Team links kräver också båda. Skapa en länk åt någon som saknar inloggning, eller stäng av en som har hamnat i fel händer. Varje rad visar om den personen har kopplat Google.

Dashboard och bokningslistan följer också dina Role permissions. Utan See everyone's calendar ser en person bara sina egna bokningar. Utan See analytics & earnings ser personen inga pengar: inga intäkter, inga priser, inget intäktsdiagram. För att ladda ner rapporter, produkter och lager krävs Export data.

Länken innehåller precis tillräckligt för att du ska känna igen en bokning med en blick. Allt annat stannar bakom din inloggning.

Vill du prova öppnar du Calendar sync, trycker på Create my calendar link och lägger till den i mobilen. Driver du verksamheten trycker du också på Create the business link, under Whole business, för receptionen.