Checka in kunder, ändra bokningar och blockera ledighet direkt i kalendern
Markera i kalendern att en kund har kommit, ändra tjänst, längd eller pris på en bokning efter att den är gjord, och blockera en hel veckas ledighet som en enda post. Restauranger kan ta in sällskapets storlek och ett bord vid telefonbokningar, och inloggningar i receptionen kan boka när du tillåter det.
Det mesta av en arbetsdag händer i kalendern. En kund kliver in. En toppning blir klippning och färg. Någon behöver ledigt nästa vecka. Den här uppdateringen handlar om de stunderna.
Checka in kunder från kalendern
När en kund kommer trycker du på kundens bokning i Calendar och sedan på Check in. Bokningsrutan visar då Checked in och klockslaget. Undo check-in tar bort en felaktig tryckning.
Kalendern visar nu vem som är på plats. I vyn Day står en liten bock framför tid och namn, och i vyn Week står Checked in på bokningen. Samma knappar finns i kortet Actions när du öppnar bokningen med Full details.
Incheckningen noterar bara klockslaget. Den ändrar inte status, mejlar inte kunden och rör ingen handpenning. Om två personer trycker gäller den första tiden. Den fungerar på väntande, bekräftade och genomförda bokningar, men inte på avbokade bokningar eller uteblivna besök.
Ändra en bokning efter att den är gjord
Planer ändras när kunden väl sitter i stolen. En massage drar ut på tiden, eller så kommer ni överens om ett nytt pris på plats. Öppna bokningen med Full details och tryck på Edit booking i kortet Actions. Du kan ändra:
- Service. Tjänsten tar med sig sin egen längd och sitt eget pris, samma pris som en ny bokning skulle få.
- Length (minutes). Formuläret visar den nya sluttiden.
- Service price. Priset före eventuell rabatt, utan tillägg.
Starttiden, personen och kunden ligger kvar. Vill du flytta en bokning använder du Reschedule.
Tilläggen ligger kvar på notan. En procentrabatt räknas om på det nya priset, och en rabatt med fast belopp förblir densamma. Du ser den nya totalsumman innan du sparar, och den kan aldrig bli lägre än det kunden redan har betalat.
Om ändringen går in i personens nästa bokning, i blockerad tid, i en rast eller förbi stängningstid får du först en varning. Tryck på Save anyway om det går bra. Ett rum eller ett bord är en annan sak. Om en annan bokning redan har det vid den tiden nekas ändringen.
Varje ändring lägger till en rad i bokningens Internal notes om vad som ändrades och vem som gjorde det. En kopplad Google Calendar uppdateras också. Kunden får inget mejl, så säg till om priset har ändrats.
Edit booking finns på väntande och bekräftade bokningar, men inte medan en handpenning fortfarande håller på att betalas online. För att skriva in ett eget pris behöver en roll också behörigheten Refund orders.
Blockera en hel ledighet på en gång
Kortet Blocked times under kalendern har nu First day och Last day. Välj Who (en person eller Everyone) och tryck på Block time.
- Kryssa i All day för att blockera hela dagar, från midnatt till midnatt, i verksamhetens tidszon.
- Eller ställ in From och To. Blockeringen gäller från tiden i From den första dagen till tiden i To den sista, nätterna inräknade.
- En enda post kan omfatta upp till ett år.
Hur lång den än är blir den en enda post, och ett tryck på Remove ger tillbaka varenda dag. Kunderna kan inte boka den tiden online. Kalendern visar varje dag som blockerad i vyerna Day och Week. De dagarna går inte att dra, så vill du ändra datumen tar du bort posten och lägger till den igen.
Restauranger: sällskapets storlek och bord vid telefonbokningar
När en gäst ringer bokar du in gästen från New booking, eller drar över kalendern och väljer Book a reservation. För restauranger frågar formuläret nu efter Party size. Det börjar på 2, som på din bokningssida. Andra typer av verksamheter ser samma formulär som förut.
Om tjänsten kräver ett bord följer de tider som erbjuds sällskapet. Säg att alla bord som rymmer fyra är tagna klockan sju, men att ett bord för två är ledigt. Då erbjuds klockan sju till ett par, men inte till ett sällskap på fyra.
En lista, Table, dyker också upp. Den visar bara de bord som tjänsten använder, och ett bord som är för litet för sällskapet går inte att välja. Låt den stå på Any table that fits, så får sällskapet det minsta lediga bord som rymmer alla. Om bordet du väljer är taget vid den tiden får sällskapet i stället det minsta lediga bord som passar.
Inloggningar i receptionen som kan boka
Den som sitter i receptionen kanske tar emot bokningar hela dagen men behöver inte resten av panelen. Så här ställer du in det.
Gå till Team. Under Who can sign in fyller du i Give someone a login, väljer rollen Staff och trycker på Add login. Öppna sedan Role permissions, slå på Edit the calendar för Staff och tryck på Save changes. Staff ser som standard bara sina egna bokningar, så oftast vill du också slå på See everyone's calendar. Bara ägaren kan ändra de här inställningarna, och varje reglage gäller alla med den rollen.
En Staff-inloggning med Edit the calendar kan boka kunder som ringer, flytta och boka om bokningar, blockera tid, checka in kunder och ändra bokningar. Det fungerar åt andra hållet också. Slå av det för en roll, Admin inräknad, så kan den rollen inte längre ändra i kalendern.
En inloggning utan den behörigheten ser View only i kalendern, och bokningsrutan tar bort de knappar den inte kan använda. Sidan New booking förklarar varför den inte kan boka, och vem man ska fråga.
Din kalender ska visa vad som faktiskt händer i lokalen, inte bara vad som planerades förra veckan.
Utöver de reglagen för roller finns inget nytt att ställa in. Nästa gång en kund kliver in, tryck på kundens bokning och sedan på Check in.
