Boka kunder i en annan tidszon, med båda klockorna tydligt märkta

Tänk dig att du driver en hudklinik med korta videokonsultationer. En ny kund hittar dig från utlandet och bokar en till tisdag klockan nio. Om ingenting på sidan säger vems tisdag, eller vems nio, läser kunden tiden på sin egen klocka. Det är helt rimligt. Det är också så folk loggar in flera timmar för tidigt, eller en dag för sent.

Samma fråga gäller den som bokar inför en resa: en massage, klippning och färg, eller ett bord till veckan då hen landar. Nu svarar Bookatu på den frågan åt kunden.

En regel för vilken klocka som kommer först

När en kund bokar på din bokningssida eller via din Website widget noterar Bookatu vilken tidszon kundens mobil eller dator är inställd på. Den sparas med bokningen, så att senare mejl och påminnelser kan använda den. Sedan avgör en enda regel vilken klocka som kommer först.

• Videosamtal visar kundens klocka först, eftersom det är där kunden sitter under samtalet. Det gäller alla tjänster där reglaget Online / video call är på, och alla bokningar som har en videolänk.
• Besök på plats visar din klocka först, eftersom kunden då är hos dig. Kundens klocka kommer i andra hand, som hjälp att planera resan.
• När båda klockorna visar samma tid, eller när Bookatu inte vet var kunden är, ser kunden bara din klocka, fortfarande märkt.

Det sista fallet gäller bokningar som du lägger in själv i panelen. Bookatu får bara veta en kunds tidszon när kunden bokar på din bokningssida eller via din Website widget.

Vad kunden ser under bokningen

Ta en tjänst på din bokningssida som är markerad med Online / video call. När kundens klocka skiljer sig från din flyttar hela steget med datum och tid över till kundens klocka. Dagarna räknas från kundens i dag och tiderna är kundens tider. En rad ovanför dem lyder "Tiderna visas i din tid", med kundens stad och tidszon. På sista sidan, där kunden går igenom bokningen, står kundens dag och tid först och sedan samma tidpunkt i din stad.

Vid ett besök på plats står tiderna kvar på din klocka, eftersom det är den klockan som hänger på väggen när kunden kliver in. Raden ovanför dem nämner din stad. Om kundens mobil eller dator går på en annan klocka ändras två saker. Raden ber kunden dubbelkolla tiden. Och när kunden väljer en tid räknar en rad under den ut det åt hen: din tid, och vad det blir på kundens klocka.

Vad som hamnar i kundens inkorg

Bekräftelsemejlet följer samma regel. Huvudtiden står med sin tidszon utskriven. Där klockorna skiljer sig åt visar en diskretare rad under samma tidpunkt på den andra klockan, med staden utskriven. Påminnelsen gör likadant, med tiden i stor stil. En sms-påminnelse har bara en märkt klocka, så att den håller sig kort.

Bekräftelsen har också en kalenderfil med, och kundens kalender visar den på den klocka som mobilen är inställd på. Knappen Hantera min bokning i mejlet öppnar bokningen. Öppnar kunden den på ännu en annan klocka, till exempel under en mellanlandning, lägger sidan till en rad som börjar med "På din klocka". Den visar tiden där kunden är.

Vad du ser

Din Calendar och resten av panelen visar din egen klocka. När en kund har bokat från en klocka som visar en annan tid får du en extra rad.

Öppna bokningen och titta under Booking details. Under Date och Start time ser du Client's time, med kundens dag, tid, tidszon och stad. Mejlet New booking som du får när en kund bokar online har också en rad Client's time. Så när kunden hör av sig för att dubbelkolla en tid kan du svara i kundens tid utan att räkna.

Telefonnummer som skrivs in från utlandet

Kunder utomlands skriver sitt nummer som de skulle göra hemma, oftast utan landsnummer. Nu läser Bookatu också numret utifrån det land som kundens tidszon pekar på. Ett nummer som är skrivet så som man skriver nummer där sparas med det landets landsnummer.

Dina lokala kunder påverkas inte. Ett nummer skrivet så som man skriver det i ditt land läses precis som förut. En stamkund som bokar under en resa behåller sitt vanliga nummer. Ett nummer som skrivs med plustecken och landsnummer behåller det landsnummer det skrevs med.

Nummer som du själv skriver in, i fältet Phone på en kund, läses med ditt eget land först. Börja därför ett utländskt nummer med plustecken och landsnummer.

När en bokning flyttas

Nu får kunden veta när bokningen flyttas. Det spelar ingen roll vem som flyttade den: du i din Calendar, eller kunden från sin bokning. Kunden får ett mejl märkt Bokning flyttad. Det visar den nya tiden enligt samma regel som bekräftelsen, och den gamla tiden under Tidigare. En ny kalenderfil är bifogad. Den gäller samma bokning som kunden redan har sparat, så kalendern kan uppdatera den posten i stället för att lägga till en till.

Påminnelserna börjar också om, så om en redan har gått ut för den gamla tiden skickas en ny för den nya tiden. Bara en riktig flytt skickar mejlet. Ändrar du bara vem som utför tjänsten, eller hur lång tid den tar, får kunden inget mejl.

När en kund själv flyttar ett videosamtal visas de nya tiderna på kundens egen klocka. Innan något ändras ser kunden den nya tiden på båda klockorna. Flytten görs först när kunden trycker på knappen som bekräftar den.

Du behåller din klocka. Kunden får sin. Märkningen visar vilken som är vilken.

Två saker som är värda att kolla

• Din Country code och Timezone i Settings, under Region & currency. Både din klocka och hur lokala telefonnummer läses utgår därifrån.
• Reglaget Online / video call på varje tjänst som du håller via video. Det är det som sätter kundens klocka först.

Inget annat behöver slås på. Nästa kund som bokar från en annan tidszon ser en tid som går att läsa med en blick. Du ser kundens tid bredvid din.