Din väntelista får nu veta om mer än avbokningar

En lucka i din dag kan uppstå av mer än en avbokning. En kund flyttar sin bokning till torsdag. Någon bokar online och betalar aldrig handpenningen. En kund ringer och säger att hen inte kan komma i eftermiddag, och du markerar ett uteblivet besök. Hittills var det bara en avbokning som av sig själv skickade erbjudanden till din väntelista. Nu gör alla de här det.

Fyra sätt som en frigjord tid kan nå din lista

Bookatu erbjuder tiden till din väntelista när:

• En bokning avbokas, av dig, ditt team eller kunden.
• En bokning flyttas, av dig eller av kunden online. Att flytta den till en annan medarbetare vid samma tid räknas också.
• Handpenningen för en onlinebokning betalas aldrig. En gång om dagen släpper Bookatu de här obetalda reservationerna.
• Du trycker på Mark no-show innan besöket börjar.

För varje ledig tid letar Bookatu efter väntande kunder som har bett om den tjänsten, eller om vilken tjänst som helst. Om de har angett datum måste dagen ligga inom dem. Bookatu rangordnar dem efter vad de har spenderat hos dig, och när två ligger lika går den som har väntat längst först. Upp till fem av dem får den lediga tiden på mejl, med en länk för att ta den med ett tryck. Kunder som har gått med på sms får den också som sms, när sms är inställt och din plan omfattar det. Länken fungerar i upp till sex timmar, och den som först tar tiden får den.

Bara lediga tider som en kund verkligen kan boka

Innan något skickas ut kontrollerar Bookatu den frigjorda tiden på samma sätt som din bokningssida skulle göra. Den måste fortfarande ligga framåt i tiden, inom dina öppettider och vara helt ledig. Den måste också passa dina inställningar för Minimum notice och Book up to, under Settings, Booking rules. En bokning som flyttas femton minuter senare täcker fortfarande en del av sin gamla tid, så ingen får något meddelande.

En ledig tid inom din Minimum notice erbjuds alltså inte, eftersom ingen skulle kunna boka den på din sida heller. Automatiska erbjudanden gäller också bara tjänster med en kund i taget, inte platser i ett gruppass.

Mer än en chans för varje kund

En kund som inte tar en ledig tid står nu kvar på listan till nästa. Det gör också en kund som tryckte ett ögonblick efter att någon annan hade tagit tiden. Varje kund får högst 3 automatiska erbjudanden, och aldrig samma lediga tid två gånger.

På sidan Waitlist visar kundens kort ett märke som Offered 1 of 3, och när den senaste lediga tiden skickades. Efter det tredje står det automatic offers used up. Du kan fortfarande trycka på Offer a slot för att skicka ett meddelande själv, och de meddelandena räknas inte in i de 3.

Mejl och sms med automatiska erbjudanden anger nu tiden och inte bara datumet, med din tidszon.

En lista som städar sig själv

En kund står kvar på listan tills hen bokar eller tills hens sista datum har passerat. Efter det datumet försvinner kunden från sidan Waitlist och får inga fler erbjudanden.

Bookatu matchar också varje väntande kund mot din kundlista, först via e-post och sedan via telefonnummer. Så stamkunder som skriver upp sig via ditt publika formulär visar nu sitt lifetime-märke, och det de har spenderat räknas när en ledig tid erbjuds.

När en matchad kund har en bekräftad bokning för tjänsten hen bad om, inom sina datum, tas kunden bort från listan som bokad. Vilken bokning som helst räknas om kunden bad om vilken tjänst som helst, och det spelar ingen roll vem som gjorde bokningen. En bokning som fortfarande väntar på sin handpenning räknas inte förrän den är betald. Mark booked och Remove fungerar som förut.

Återkommande bokningar som kollar din kalender

En stående serie bokar flera besök på en gång, så en krock är lätt att missa. Du lägger upp en från kortet See you again? på en bokning, eller genom att kryssa i Repeat this appointment på sidan New booking. Båda kollar nu varje återkommande besök mot dina öppettider och raster, stängda dagar, medarbetarens lediga dagar, blockerad tid, andra bokningar och marginalen du håller mellan dem, och lediga rum.

Sedan väljer du vad en krock ska innebära, under If a visit clashes på kortet eller If a repeat clashes i formuläret:

• Book it anyway and flag it. Det här är standardvalet, eftersom du väljer de här tiderna med avsikt. Besöket visar Booked, clashes, med skälet. Det enda undantaget är ett besök som börjar exakt samtidigt som en annan bokning hos samma medarbetare. Det datumet hoppas över.
• Skip it. Datumet utelämnas, och listan säger varför.

Skälen är enkla, som Closed that day eller No free room then. Sammanfattningen ber dig också att kolla flaggade besök i kalendern.

Ändra en hel serie på en gång

Varje besök som serien bokade har ett kort, Part of a standing series. Det erbjuder nu:

• End the series after this appointment. Senare besök avbokas och serien tar slut.
• Cancel all remaining appointments. Alla besök som återstår avbokas, även när du utgår från en tidigare bokning.
• Change the time of upcoming appointments. Välj en New time och antingen This appointment and the later ones eller Every upcoming appointment. Datumen förblir desamma, och kunden får veta varje ny tid.

Vid en flytt heter valen för krockar Move it anyway and flag it och Leave it where it is. Vill du avsluta eller avboka får du bekräfta först. Varje frigjord tid går till din väntelista enligt samma regler som alla andra lediga tider.

Ordvalet följer din typ av verksamhet, så du kan se session, class eller reservation i stället för appointment. Bara roller som har Edit the calendar påslaget, under Team, Role permissions, ser de här knapparna.

En lucka i kalendern är bara förlorad om ingen får höra om den.

Vad du gör nu

Det finns inget nytt att slå på. Vissa kunder som fick ett erbjudande före den här ändringen kan dyka upp igen på sidan Waitlist. De kan få lediga tider erbjudna igen, eftersom ett erbjudande inte längre tar bort någon från listan. Tryck på Remove för den som inte längre behöver en plats.