Software de marcações com IA: o que isso devia querer dizer

Algures nos últimos dois anos, todos os softwares que paga ganharam um botão com brilhos. O software de marcações também apanhou a moda, e agora os anúncios prometem uma IA que trata da receção inteira. Se tem um salão, um spa, um estúdio ou uma clínica, ganhou o direito de ser cético. Muito do que se vende como sendo feito à volta da IA é uma janela de conversa aparafusada ao mesmo produto de sempre.

Um teste para qualquer funcionalidade de IA

Este é o teste que fazemos no Bookatu antes de uma funcionalidade de IA sair: devolve uma noite ao dono? Não um momento de espanto numa demonstração. Uma noite a sério, aquela que ia gastar a reescrever um formulário de consentimento num criador de formulários, ou a refazer a descrição de um serviço até deixar de soar dura. A IA custa dinheiro a funcionar, por isso devia ser gasta onde está o tempo. Se uma funcionalidade não consegue apontar para os minutos que poupa, não entra.

Onde a IA pertence: na papelada

O Bookatu usa IA nas tarefas que comem horas em silêncio depois de fechar.

• Ler o seu formulário de consentimento em papel. Carregue o PDF que já entrega aos clientes e o Bookatu monta a versão digital como rascunho: as perguntas, as caixas de seleção, as declarações e o sítio para assinar. Você revê cada campo antes de um cliente sequer o ver.
• Escrever descrições que soam a si. Diga-lhe mais ou menos o que é o serviço e ele redige o texto. Você altera até ficar como uma coisa que diria em voz alta, e depois guarda. Nada se publica sozinho.
• Arrumar folhas de cálculo importadas. As listas de clientes chegam com todos os nomes de coluna imagináveis, e a passagem inteligente alinha os seus cabeçalhos com os campos certos, para que se percam menos colunas e se saltem menos linhas.

Repare no que estas três têm em comum. A IA trabalha do seu lado do balcão, em administração que sempre foi sua. Lê, sugere e depois espera por si. A IA redige, você aprova.

Onde a IA se devia manter afastada

Grande parte do marketing de IA vai no sentido contrário. A proposta é uma rececionista de IA para o seu salão que atende o telefone e trata da relação enquanto você trabalha. Parte disso é genuinamente útil, como apanhar o pedido de informação das 21 horas que de outro modo iria parar ao salão da esquina. Mas seja honesto sobre o que traz de volta os seus clientes habituais. Eles voltam porque se lembrou do nome do filho deles e de como gostam do café, e nenhum modelo faz isso por si.

Por isso, seja qual for a ferramenta que está a avaliar, aplique-lhe a mesma regra: a IA pode redigir, e você aprova. Uma resposta sugerida que pode ler e alterar antes de sair é ajuda. Uma máquina a improvisar a sua política de cancelamento a um desconhecido é um risco com o seu nome em cima.

Todas as funcionalidades precisam de um caminho simples

Por baixo disto tudo há uma promessa mais discreta. Todas as funcionalidades de IA do Bookatu têm um caminho sem IA que faz o mesmo trabalho. A importação de PDF recorre a um leitor interno, e a importação de folhas de cálculo continua a fazer corresponder colunas sem a passagem inteligente; só tem de conferir mais algumas você mesmo. As descrições podem sempre ser escritas à moda antiga. Isto conta mais do que parece. Uma funcionalidade que só funciona quando a IA funciona é uma funcionalidade que falha no dia em que está mais ocupado. Significa também que a IA nunca é uma barreira paga no Bookatu: se a ajuda inteligente se esgotar a meio da sua configuração, a configuração acaba na mesma.

Consegue ver o contador

O consumo de IA no Bookatu é medido, e o contador é seu para ver. A sua página Usage & spend mostra o que as funcionalidades de IA gastaram, mesmo ao lado do resto da sua conta, sem taxas escondidas. Vê um plafom a ficar curto antes de acabar, em vez de o descobrir numa fatura. E se preferir tratar disto nos seus próprios termos, pode trazer a sua própria chave de IA e o Bookatu passa a usar essa. O negócio é seu. As ferramentas deviam mostrar as contas.

A medida honesta da IA num software de marcações é se o dono ficou com uma noite de volta.

Por isso, quando a próxima demonstração lhe mostrar um botão com brilhos, faça as perguntas aborrecidas: que tarefa é que isto tira daqui, e o que acontece se eu o desligar? Depois peça para ver o contador. Um software com boas respostas não se importa que pergunte. É isso que devia querer dizer ser feito à volta da IA. A IA faz as tarefas que nunca quis, em silêncio, e a frente da casa continua a ser sua.