Veja as suas marcações no Google Calendar, no Outlook ou no Apple Calendar

As suas marcações vivem no Bookatu. O resto do seu dia vive no calendário do telemóvel: levar os miúdos à escola, a visita do fornecedor, o dentista. A página nova Calendar sync põe também as suas marcações nesse calendário, em todos os aparelhos que usa.

Duas formas de lá chegar

Uma é um link privado que acrescenta uma vez ao Outlook, ao Microsoft 365, ao Apple Calendar ou ao Google Calendar. A outra é para quem usa o Google: ligue diretamente o seu Google Calendar, e o Bookatu acrescenta-lhe as suas marcações novas. No Google, use uma ou outra, senão cada marcação aparece duas vezes. As sessões de grupo e os workshops não entram em nenhuma das duas.

Onde a encontrar

• Settings: Calendar sync aparece em Grow.
• Página Team: quando edita uma pessoa da equipa, a secção Google Calendar tem um link para ela.
• Lista de marcações: a equipa encontra um botão Calendar sync no topo, ao lado de Calendar e New booking. Num salão, spa ou clínica, esta lista chama-se Appointments.

Toda a gente que consegue entrar no seu painel a pode abrir. Quem tem a função Trainee continua só com a sua lista de tarefas.

O seu próprio link de calendário

Em Your calendar, toque em Create my calendar link. O link novo só é mostrado uma vez, por isso copie-o logo. O Bookatu guarda apenas uma impressão digital codificada dele, e não o link em si, por isso não o pode mostrar de novo. Se o perder, toque em Get a new link. Depois acrescente-o à sua app de calendário:

• iPhone, iPad ou Mac: toque em Open in Apple Calendar quando o link aparecer. Ou, num Mac, abra a app Calendário, escolha Ficheiro e depois Nova subscrição de calendário, e cole o link.
• Google Calendar: num computador, clique em + ao lado de Outros calendários, escolha A partir do URL e cole o link. Também aparece no telemóvel.
• Outlook e Microsoft 365: no Outlook na Web, escolha Adicionar calendário, depois Subscrever a partir da Web, e cole o link.

O seu calendário passa então a mostrar as suas marcações desde os últimos sete dias até 180 dias à frente, com o seu tempo bloqueado e os períodos em que o negócio inteiro está fechado. Uma marcação à espera de confirmação aparece como provisória. As marcações canceladas e as faltas desaparecem. Se uma marcação muda de hora, ou passa para um colega, o calendário acompanha.

O Google e o Outlook só procuram alterações num link subscrito de poucas em poucas horas, por isso uma marcação nova pode demorar um pouco a aparecer.

O que o link diz sobre os seus clientes

Uma app de calendário copia o que tem para todos os aparelhos e contas com que sincroniza. Por isso o link diz o mínimo possível: o serviço e o nome próprio do cliente. Sem apelido, email, número de telefone, notas nem preço. Cada marcação leva também a sua referência e um link para ela no Bookatu, que só abre para quem tem sessão iniciada no seu painel.

Guarde o link para si

Quem tiver o link consegue ler esse calendário, por isso trate-o como uma palavra-passe. Se ele escapar, toque em Get a new link, e o antigo deixa logo de funcionar. Para o desligar de vez, toque em Turn off e confirme com Yes, turn it off. Os calendários que usam esse link deixam de se atualizar.

A página mostra também quando foi criado cada link e quando uma app de calendário o foi buscar pela última vez. Quando retira alguém da equipa, o link dessa pessoa também deixa de funcionar.

Ligue o seu próprio Google Calendar

Se passa o dia no Google, pode dispensar o link. Na mesma secção Your calendar, toque em Connect my Google Calendar e inicie sessão no Google. Volta logo à página Calendar sync. A partir daí, as suas marcações novas entram no seu calendário principal do Google, logo, ou assim que o sinal estiver pago se a marcação precisar de um. Quando uma marcação é reagendada ou cancelada, o Bookatu muda-a ou tira-a.

Quem tem a função Staff pode agora fazer isto por conta própria, mas só para o seu próprio calendário. Ligar o de um colega continua a fazer-se na página Team e exige Manage the business, que os donos e os administradores têm por omissão. Disconnect remove a sua ligação e retira também o acesso do Bookatu do lado do Google.

Funciona num só sentido

As duas opções enviam as marcações do Bookatu para o seu calendário. Nada faz o caminho inverso. Se acrescentar uma consulta no dentista no Google, o Bookatu não a vê, e esse tempo continua a poder ser marcado. Mudar ou apagar um evento na app de calendário também não altera a marcação. O tempo em que não pode trabalhar tem de continuar a ser bloqueado no Bookatu, com Block time na página Calendar. Para bloquear tempo é preciso Edit the calendar em Role permissions, que os donos e os administradores têm por omissão.

Quem vê o quê

A página Calendar sync segue as suas Role permissions, que o dono define a partir da página Team. Há duas definições que decidem quase tudo: See everyone's calendar e Manage the business. Os donos e os administradores têm as duas por omissão. A função Staff não tem nenhuma.

• Cada pessoa trata do seu próprio link e da sua própria ligação ao Google.
• A secção Whole business precisa das duas definições. O link dela põe as marcações e o tempo bloqueado de todas as pessoas da equipa num só calendário, a mostrar com quem é cada marcação. Dá jeito num ecrã na receção.
• A secção Team links também precisa das duas. Crie um link para alguém sem acesso ao painel, ou desligue um que tenha escapado. Cada linha mostra se essa pessoa tem o Google ligado.

O Dashboard e a lista de marcações também seguem as suas Role permissions. Sem See everyone's calendar, uma pessoa só vê as próprias marcações. Sem See analytics & earnings, não vê dinheiro: nem receitas, nem preços, nem o gráfico de faturação. Para transferir relatórios, produtos e stock é preciso Export data.

O link leva só o suficiente para reconhecer uma marcação num relance. Tudo o resto só se vê com sessão iniciada.

Para experimentar, abra Calendar sync, toque em Create my calendar link e acrescente-o ao seu telemóvel. Se é quem gere o negócio, toque também em Create the business link, em Whole business, para a receção.