Imprima ou envie recibos por email na caixa, e taxas de imposto com três casas decimais

Um cliente compra um frasco de champô à saída e pede um recibo. Eis o que há de novo na caixa, e alguns pormenores de dinheiro que têm de estar certos.

Um recibo para cada venda

Registe uma venda na página Point of sale (o botão Sell em Products) e toque em Record sale. A mensagem «Sale recorded» tem agora dois botões, Print receipt e Email receipt. As vendas feitas no modo Sell da Scan station também os têm.

Cada recibo mostra:

• O nome, a morada e o telefone do seu negócio, e o seu número de identificação fiscal, se o tiver.
• Um número de recibo, e a data e a hora.
• Cada artigo, com a quantidade e o preço unitário quando foi comprado mais do que um.
• O subtotal e o desconto, quando o fez.
• O total, o imposto incluído nele quando os seus preços incluem imposto, e a forma de pagamento.

O recibo fica guardado com a venda, por isso uma reimpressão mais tarde mostra os mesmos artigos, preços e imposto do próprio dia. Recent sales, mais abaixo na página, lista as suas últimas dez vendas para reimprimir ou enviar por email. Como mostra o que entrou em caixa, só aparece a quem tem a permissão «See analytics & earnings».

A impressão usa a impressora que já tem

A impressão passa pela janela de impressão do navegador, por isso usa a impressora de recibos para onde o seu computador já imprime. Defina essa impressora como predefinida e escolha uma vez, nessa janela, o papel em rolo de 80 mm. O recibo tem 72 mm de largura, a largura imprimível de um rolo de 80 mm, e só o recibo é impresso.

Para que cada recibo apareça automaticamente, ligue «Print a receipt when a sale is recorded». Está no cartão «Receipt printer and cash drawer», no fundo da página Point of sale. Vem desligado por omissão, e só quem tem a permissão «Manage the business» o pode mudar. A janela de impressão abre então sozinha, uma vez por venda, por isso atualizar a página não imprime duas vezes. Alguém continua a ter de carregar em Imprimir, a não ser que o navegador esteja configurado para imprimir diretamente na impressora predefinida, o que o cartão explica. A definição vale para todas as caixas que registam vendas.

Como abre a gaveta do dinheiro

Uma página web não consegue abrir uma gaveta do dinheiro sozinha. Mas a maioria das gavetas liga-se à impressora de recibos. O controlador da impressora, o programa que a põe a funcionar no seu computador, pode abrir a gaveta sempre que imprime.

Por isso, procure nas definições do controlador da impressora uma opção de gaveta do dinheiro ou de abertura da gaveta, e ligue-a. Depois ligue «Print a receipt when a sale is recorded». A gaveta passa a abrir sempre que sai um recibo.

O navegador imprime o recibo. A impressora abre a gaveta.

Envie-o por email, e a venda entra no histórico do cliente

Para enviar um recibo por email, a venda precisa de um cliente com endereço de email. Associe-o antes de registar a venda, com «Attach client (for a receipt by email)», ou depois, quando tocar em Email receipt. Pesquise por nome, email ou telefone, ou toque em «+ New client» e acrescente um nome e um email ou um número de telefone.

Se já houver alguém registado com esse email ou telefone, é essa pessoa que fica escolhida, em vez de ser acrescentada duas vezes. Os clientes novos criados na caixa ficam guardados sem consentimento de marketing, porque pedir um recibo não é pedir promoções.

O email corresponde ao recibo em papel e usa a sua Storefront language, como os outros emails para clientes. Um segundo toque não o envia duas vezes, e um endereço para o qual um email já foi devolvido não volta a ser tentado.

Quem tem a permissão «See analytics & earnings» passa então a ver a venda no Purchase history do cliente, contada no Lifetime spend dele. Uma venda já associada a um cliente não pode passar para outro.

Leitores que terminam com Tab

Um leitor de códigos de barras USB ou Bluetooth funciona como um teclado muito rápido. Escreve o código e depois carrega em Enter ou, em muitos leitores, em Tab. Uma leitura que termina em Tab passa a funcionar tal como uma que termina em Enter. Isto vale na página Point of sale, na Scan station, em Receive stock, em Count stock e na caixa Barcode de um produto.

O Bookatu distingue um leitor de uma pessoa pela velocidade. Quando é você a carregar em Tab, continua a passar para a caixa seguinte.

Taxas de imposto com três casas decimais

Algumas taxas não ficam por um número inteiro. No Quebeque, o GST e o QST juntos dão 14,975%. Na página Tax, a caixa Rate (%) aceita agora até três casas decimais. O Bookatu guarda essa taxa exata e faz as contas com ela. Introduz-se como uma única taxa combinada.

Nunca é arredondada para 15%, nem na página Tax, nem nos recibos de visita que os clientes abrem a partir da conta deles, nem no recibo da caixa. Quando o recibo da caixa mostra o imposto, escreve a taxa à maneira da sua língua, por isso num recibo em português lê-se 14,975%.

As contas também são exatas. O imposto é calculado em cêntimos inteiros, e meio cêntimo arredonda sempre para cima. Assim, 14,975% de 100,00 $, ou seja 14,975 $, passa a 14,98 $.

Os links de pagamento das faturas cobram o total completo

Se «Charge tax» estiver ligado e «Prices include tax» desligado na página Tax, o imposto é somado a cada fatura. Os links de pagamento enviados a partir de Finance passam a cobrar esse total completo. O imposto aparece numa linha própria na página de pagamento, com o seu Tax name, como GST ou IVA.

O total fica fixo quando envia a fatura. Se o cliente abrir o link semanas depois, é cobrado o mesmo total, mesmo que entretanto a sua taxa tenha mudado. Se os seus preços incluem imposto, não muda nada.

Nada disto muda a forma como regista uma venda. Toque nos produtos, registe a venda, e o recibo está pronto quando o cliente o pedir.