Todas as marcações e tudo o que o cliente comprou, numa só ficha

A ficha do cliente é onde vai buscar respostas rápidas. Há quanto tempo vem cá? O que comprou da última vez? Para onde envia o vale-presente pelo correio? Algumas destas respostas estavam noutro sítio. Agora estão na ficha.

Todas as marcações, e não só as 100 mais recentes

A ficha carregava as 100 marcações mais recentes de um cliente e só contava essas. Um cliente habitual de longa data nunca podia mostrar mais de 100. Agora as contagens no topo do cartão abrangem todas as marcações que ele tem consigo, passadas e futuras, seja qual for o estado.

A lista continua a abrir nas 100 mais recentes. Quando há mais, uma linha como Showing the latest 100 of 260 appointments indica-o. Show 100 more acrescenta as cem seguintes. Quando ainda faltam mais de cem, Show all 260 põe a lista toda numa só página, até 5.000 marcações.

O nome do cartão segue o seu tipo de negócio. Um salão, spa ou clínica vê Appointments, um estúdio vê Classes, um treinador vê Sessions e um restaurante vê Bookings.

O que comprou, num só cartão

Logo por baixo da lista de marcações há um cartão novo, Purchase history. Lista o que o cliente comprou fora das marcações, do mais recente para o mais antigo, cada coisa com a data e o valor:

• Encomendas da loja
• Faturas
• Vales-presente que comprou, e os que outra pessoa comprou e que ele usou
• Packs
• Subscrições, desde a adesão até cada renovação
• Compras na caixa

Uma venda na caixa aparece assim que o cliente fica associado a ela. Uma forma de o fazer é o botão Attach client (for a receipt by email) no ecrã Point of sale.

Por baixo das compras, Payments lista os pagamentos registados para o cliente. Isso inclui os sinais das marcações, o dinheiro ou as transferências bancárias registados em nome dele, e os reembolsos, que aparecem como valores negativos.

No topo do cartão, Purchases e Payments recorded têm cada um o seu total, tal como cada tipo que tenha alguma coisa contada. Os dois totais ficam separados de propósito. Uma encomenda da loja aparece uma vez como a coisa comprada e outra vez como o pagamento dela, por isso, se os somasse, contava-a duas vezes.

O que conta para o total

As linhas a cinzento aparecem para o histórico ficar completo, mas não contam. É o caso das encomendas reembolsadas ou canceladas, e das faturas em aberto, anuladas ou reembolsadas. Também é o caso dos vales-presente anulados, e dos vales-presente que outra pessoa comprou e que este cliente usou. Os packs e as subscrições contam assim que houver um pagamento registado para eles.

Pelo email ou por ligação direta, nunca pelo nome

Uma compra aparece numa ficha quando está ligada a esse cliente, ou quando leva o email dele. Ou seja, o email que está na ficha, ou na conta de cliente associada a ela. O Bookatu nunca associa pelo nome, por isso dois clientes com o mesmo nome nunca se confundem. Um cliente sem email na ficha nem na conta só mostra o que está ligado diretamente a ele. Nunca aparece nada de outro negócio.

Lifetime spend, com as partes à vista

O indicador Lifetime spend mostrava só as marcações concluídas. Agora soma as compras que contam, e a linha por baixo mostra as duas partes, por exemplo 1240,00 € appointments + 180,00 € purchases. A primeira parte usa a palavra do seu negócio para uma marcação, por isso um estúdio vê classes.

Quem vê o dinheiro

O Purchase history e a parte das compras do Lifetime spend seguem a permissão See analytics & earnings. Os donos e os administradores têm-na desde o início. A função Staff não a tem, por isso vê o Lifetime spend como antes: só marcações concluídas, com essa indicação.

Um dono pode ligá-la para Staff na página Role permissions, a que se chega a partir da página Team. Isso também abre a essa função as receitas e os relatórios do negócio, por isso trate-o como uma decisão sobre as contas do negócio no seu todo.

Um lugar para a morada postal

Os clientes têm agora um Postal address. A caixa está no formulário que abre com Add client na página Clients, e em Client details na ficha do cliente. É uma caixa única, por isso cabe o formato de qualquer país. Depois de guardada, a morada aparece no cabeçalho da ficha, com o telefone e o email.

A morada acompanha o resto dos dados do cliente:

• Import data lê uma única coluna Address, ou colunas separadas para rua, bairro, cidade, região, código postal e país, e junta-as numa só morada.
• Uma linha só com a região ou o país fica sem morada. Se a coluna Address já tiver a cidade, ela não é acrescentada duas vezes.
• Export CSV, na página Clients, termina agora com uma coluna Address, por isso todas as colunas que já tinha ficam onde estavam.
• Export data (JSON), em Privacy & data na ficha, também a inclui.

Notas que ficam onde estão

Imagine que escreveu uma alergia em Notes quando acrescentou um cliente. Guardar os Client details dele deixa agora essa nota exatamente como estava.

Essa nota fica no Record, o cartão por baixo de Client details. É a entrada mais antiga, por isso vai encontrá-la no fundo de Full history. Client details diz agora para que serve: Keep their contact details and address up to date.

Para acrescentar algo novo, use Add to record. Tudo o que for guardado como Allergy or reaction, ou fixado, aparece sempre em Read first. A nota do dia em que acrescentou o cliente é uma Note simples e não pode ser fixada. Se for uma alergia, vale a pena acrescentá-la de novo como Allergy or reaction.

Uma ficha devia responder à pergunta para a qual a abriu, sem ter de ir procurar o resto noutro sítio.

Onde encontrar

Abra Clients e escolha qualquer pessoa. Para os donos e os administradores não há nada para ligar. Se está a mudar de outra ferramenta, Import data passa também a ir buscar as moradas ao seu ficheiro.