Registe chegadas, edite marcações e bloqueie folgas a partir da agenda

Quase todo o dia de trabalho passa pela agenda. Entra um cliente. Um acerto de pontas transforma-se num corte e coloração. Alguém precisa da semana que vem de folga. Esta atualização é sobre esses momentos.

Registe a chegada dos clientes na agenda

Quando um cliente chega, toque na marcação dele na página Calendar e carregue em Check in. O painel da marcação passa a mostrar Checked in e a hora. Undo check-in apaga um toque por engano.

A agenda mostra agora quem já chegou. A vista Day põe um pequeno visto antes da hora e do nome, e a vista Week mostra Checked in na marcação. Os mesmos botões estão no cartão Actions quando abre a marcação com Full details.

Registar a chegada só anota a hora. Não muda o estado, não envia email ao cliente nem mexe no sinal. Se duas pessoas tocarem, fica a primeira hora. Funciona em marcações pendentes, confirmadas e concluídas, mas não nas canceladas nem nas faltas.

Mude uma marcação depois de feita

Os planos mudam quando o cliente já está na cadeira. Uma massagem prolonga-se, ou combinam um preço novo no próprio dia. Abra a marcação com Full details e carregue em Edit booking, no cartão Actions. Pode mudar:

• Service. Traz a sua própria duração e o seu preço, o mesmo que teria uma marcação nova.
• Length (minutes). O formulário mostra a nova hora de fim.
• Service price. O preço antes de qualquer desconto, sem extras.

A hora de início, a pessoa e o cliente ficam como estão. Para mudar a marcação de hora, use Reschedule.

Os extras ficam na conta. Um desconto em percentagem é calculado de novo sobre o preço novo, e um desconto de valor fixo fica igual. Vê o novo total antes de guardar, e ele nunca pode descer abaixo do que o cliente já pagou.

Se a alteração chocar com a marcação seguinte da pessoa, com tempo bloqueado, com uma pausa ou com a hora de fecho, recebe primeiro um aviso. Carregue em Save anyway se não houver problema. Com uma sala ou uma mesa é diferente. Se outra marcação já a ocupar a essa hora, a alteração é recusada.

Cada edição acrescenta uma linha às Internal notes da marcação, a dizer o que mudou e quem o fez. Um Google Calendar ligado também é atualizado. O cliente não recebe email, por isso avise-o se o preço mudou.

Edit booking aparece nas marcações pendentes e confirmadas, mas não enquanto um sinal ainda está a ser pago online. Para escrever um preço à sua escolha, a função precisa também da permissão Refund orders.

Bloqueie um período inteiro de folga de uma só vez

O cartão Blocked times, por baixo da agenda, tem agora um First day e um Last day. Escolha Who (uma pessoa ou Everyone) e carregue em Block time.

• Assinale All day para bloquear dias inteiros, da meia-noite à meia-noite, no fuso horário do seu negócio.
• Ou defina From e To. O bloqueio vai da hora From do primeiro dia à hora To do último, com as noites incluídas.
• Uma entrada pode cobrir até um ano.

Seja qual for a duração, é uma só entrada, e um único Remove devolve todos os dias. Os clientes não conseguem marcar esse tempo online. A agenda mostra cada dia bloqueado nas vistas Day e Week. Esses dias não se podem arrastar, por isso, para mudar as datas, remova a entrada e acrescente-a de novo.

Restaurantes: número de pessoas e mesa nas reservas por telefone

Quando um cliente liga, faça a reserva em New booking, ou arraste na agenda e escolha Book a reservation. Nos restaurantes, o formulário pede agora o Party size. Começa em 2, como na sua página de marcações. Os outros tipos de negócio veem o mesmo formulário de antes.

Se o serviço precisa de mesa, as horas oferecidas dependem do grupo. Imagine que todas as mesas com lugar para quatro estão ocupadas às sete, mas há uma mesa para dois livre. Então as sete são oferecidas a um casal, mas não a um grupo de quatro.

Aparece também uma lista Table. Mostra só as mesas que esse serviço usa, e uma mesa pequena demais para o grupo não pode ser escolhida. Deixe em Any table that fits e o grupo fica com a mesa livre mais pequena onde caiba. Se a mesa que escolher estiver ocupada a essa hora, o grupo fica antes com a mesa livre mais pequena onde caiba.

Acessos da receção que podem marcar

Quem está na receção pode passar o dia a fazer marcações sem precisar do resto do painel. Veja como configurar isso.

Vá a Team. Em Who can sign in, preencha Give someone a login, escolha a função Staff e carregue em Add login. Depois abra Role permissions, ligue Edit the calendar para Staff e carregue em Save changes. Por omissão, a função Staff só vê as suas próprias marcações, por isso normalmente vai querer ligar também See everyone's calendar. Só o dono pode mudar isto, e cada interruptor aplica-se a toda a gente com essa função.

Um acesso Staff com Edit the calendar pode marcar clientes que telefonam, arrastar e reagendar marcações, bloquear tempo, registar chegadas e editar marcações. Também funciona ao contrário. Desligue-o para uma função, Admin incluída, e essa função deixa de poder mexer na agenda.

Um acesso sem esta permissão vê View only na agenda, e o painel da marcação deixa de mostrar os botões que não pode usar. A página New booking explica porque é que não pode marcar, e a quem pedir.

A sua agenda devia mostrar o que está mesmo a acontecer na sala, e não só o que ficou planeado na semana passada.

Tirando esses interruptores das funções, não há nada de novo para configurar. Da próxima vez que entrar um cliente, toque na marcação dele e carregue em Check in.