Marcar clientes noutro fuso horário, com os dois relógios bem identificados

Imagine que tem uma clínica de pele com consultas curtas por vídeo. Um cliente novo, que está no estrangeiro, encontra a clínica e marca uma consulta para terça-feira às nove. Se nada na página disser de quem é essa terça, nem de quem são essas nove, ele vai lê-las no relógio dele. É o mais natural. E é também por isso que há quem entre na chamada horas antes, ou um dia depois.

A mesma dúvida apanha quem marca antes de uma viagem: uma massagem, um corte e coloração, ou uma mesa para a semana em que chega. Agora é o Bookatu que lhe dá a resposta.

Uma regra para decidir que relógio vem primeiro

Quando um cliente marca na sua página de marcações ou no Website widget, o Bookatu toma nota do fuso horário definido no telemóvel ou no computador dele. Guarda-o com a marcação, para que os emails e os lembretes seguintes o possam usar. Depois, uma única regra decide que relógio vem primeiro.

• As videochamadas mostram primeiro o relógio do cliente, porque é aí que ele vai estar sentado. Isto inclui qualquer serviço com o interruptor Online / video call ligado, e qualquer marcação que leve um link de vídeo.
• As visitas presenciais mostram primeiro o seu relógio, porque é aí que ele vai estar. O dele vem a seguir, para o ajudar a planear a viagem.
• Quando os dois relógios marcam a mesma hora, ou o Bookatu não sabe onde o cliente está, ele vê só o seu relógio, sempre identificado.

Este último caso inclui as marcações que acrescenta no painel. O Bookatu só fica a saber o fuso horário de um cliente quando ele marca na sua página de marcações ou no Website widget.

O que o cliente vê enquanto marca

Pense num serviço com Online / video call ligado, na sua página de marcações. Quando o relógio do cliente é diferente do seu, o passo Data e hora passa todo para o relógio dele. A lista de dias começa no dia de hoje para ele, e as horas são as dele. Por cima aparece uma nota, «Horas mostradas na tua hora», com a cidade e o fuso dele. O ecrã de revisão mostra primeiro o dia e a hora dele, e depois o mesmo momento na sua cidade.

Numa visita presencial, as horas ficam no seu relógio, porque é esse o relógio que está na parede quando o cliente entra. A nota por cima delas indica a sua cidade. Se o telemóvel ou o computador dele estiver noutro fuso, mudam duas coisas. A nota pede-lhe que confirme bem a hora. E quando ele escolhe uma hora, aparece por baixo uma linha que faz a conta: a sua hora, e quanto isso dá no relógio dele.

O que chega à caixa de correio do cliente

O email de confirmação segue a mesma regra. A hora principal leva a indicação do fuso. Quando os dois relógios diferem, uma linha mais discreta por baixo dá o mesmo momento no outro relógio, com a cidade. O lembrete faz o mesmo, com a hora em letra grande. O lembrete por SMS leva um só relógio identificado, para ser curto.

A confirmação leva também um ficheiro de calendário, que o calendário do cliente mostra no fuso em que o telemóvel estiver acertado. O botão «Gerir a minha marcação» desse email abre a marcação. Se ele a abrir noutro fuso ainda, numa escala por exemplo, a página acrescenta uma linha com a hora do sítio onde ele está.

O que você vê

A página Calendar e o resto do painel mostram o seu relógio. Quando um cliente marcou a partir de um relógio diferente, aparece-lhe uma linha a mais.

Abra a marcação e veja em Booking details. Por baixo de Date e Start time vai encontrar Client's time, com o dia, a hora, o fuso e a cidade do cliente. O email New booking que recebe quando um cliente marca online também tem uma linha Client's time. Assim, quando ele lhe escrever a confirmar uma hora, pode responder na hora dele sem fazer contas.

Números de telefone escritos no estrangeiro

Os clientes no estrangeiro escrevem o número como fariam em casa, normalmente sem indicativo. Agora o Bookatu também o lê com o país para onde aponta o fuso horário deles. Um número escrito como se escreve lá fica guardado com o indicativo desse país.

Os seus clientes locais não são afetados. Um número escrito como se escreve no seu país é lido como sempre foi. Um cliente habitual que marca em viagem fica com o número de sempre. Um número escrito com + e indicativo mantém o indicativo com que foi escrito.

Os números que é você a escrever, no campo Phone de um cliente, são lidos primeiro com o seu país. Por isso, comece um número estrangeiro por + e pelo indicativo do país.

Quando uma marcação muda de hora

Agora o cliente fica a saber quando a marcação muda de hora. Não importa quem a mudou: você, na página Calendar, ou o próprio cliente, a partir da marcação dele. Recebe um email com a indicação «Marcação alterada». Mostra a hora nova com a mesma regra da confirmação, e a hora antiga em «Antes». Leva em anexo um ficheiro de calendário novo. É da mesma marcação que ele já guardou, por isso o calendário dele pode atualizar essa entrada em vez de acrescentar uma segunda.

Os lembretes também recomeçam: se já tinha saído um para a hora antiga, sai outro para a hora nova. Só uma mudança de hora a sério envia o email. Se mudar apenas quem faz o serviço, ou quanto tempo demora, o cliente não recebe email nenhum.

Quando é o próprio cliente a mudar uma videochamada, as horas novas aparecem no relógio dele. Antes de mudar alguma coisa, vê a hora nova nos dois relógios. A mudança só acontece quando toca no botão que a confirma.

Você fica com o seu relógio. O cliente fica com o dele. A indicação diz qual é qual.

Duas coisas que vale a pena verificar

• O Country code e o Timezone em Settings, em Region & currency. É daí que partem o seu relógio e a leitura dos números de telefone locais.
• O interruptor Online / video call em cada serviço que faz por vídeo. É ele que põe o relógio do cliente em primeiro lugar.

Não precisa de ligar mais nada. O próximo cliente que marcar a partir de outro fuso horário vê uma hora que percebe num relance. E você vê a dele ao lado da sua.