Já não são só os cancelamentos que chegam à sua lista de espera

Um buraco no seu dia pode vir de mais do que um cancelamento. Um cliente muda a marcação para quinta-feira. Alguém marca online e nunca paga o sinal. Um cliente liga a dizer que não pode vir esta tarde, e você marca falta. Até agora, só um cancelamento enviava ofertas para a lista de espera por si só. Agora, todos estes casos o fazem.

Quatro formas de um horário libertado chegar à sua lista

O Bookatu oferece o horário à sua lista de espera quando:

• Uma marcação é cancelada, por si, pela sua equipa ou pelo cliente.
• Uma marcação é mudada, por si ou pelo cliente online. Passá-la para outra pessoa da equipa à mesma hora também conta.
• O sinal de uma marcação online nunca chega a ser pago. Uma vez por dia, o Bookatu liberta estes horários retidos sem pagamento.
• Você toca em Mark no-show antes de a marcação começar.

Para cada vaga, o Bookatu procura clientes em espera que pediram esse serviço, ou qualquer serviço. Se indicaram datas, o dia tem de ficar dentro delas. Ordena-os pelo que já gastaram consigo, e quando dois estão empatados vem primeiro quem espera há mais tempo. Até cinco deles recebem a vaga por email, com um link para a reservar num toque. Os clientes que aceitaram receber SMS recebem-na também por SMS, quando as mensagens estão configuradas e o seu plano as inclui. O link funciona até seis horas, e o horário fica para quem o reservar primeiro.

Só vagas que um cliente pode mesmo marcar

Antes de sair qualquer oferta, o Bookatu verifica o horário libertado como a sua página de marcações o faria. Tem de estar ainda para vir, dentro do seu horário de funcionamento e totalmente livre. Também tem de respeitar as definições Minimum notice e Book up to, em Settings, Booking rules. Uma marcação empurrada quinze minutos para mais tarde continua a ocupar parte do horário antigo, por isso ninguém é avisado.

Assim, uma vaga dentro do seu Minimum notice não é oferecida, porque também ninguém a conseguiria marcar na sua página. E as ofertas automáticas só abrangem serviços individuais, não lugares numa aula de grupo.

Mais do que uma oportunidade para cada cliente

Um cliente que não fica com uma vaga continua agora na lista para a seguinte. O mesmo acontece a quem tocou no link um instante depois de outra pessoa ficar com ela. Cada cliente recebe no máximo 3 ofertas automáticas, e nunca a mesma vaga duas vezes.

Na página Waitlist, o cartão do cliente mostra um distintivo como Offered 1 of 3 e quando foi enviada a última vaga. Depois da terceira, diz automatic offers used up. Pode continuar a tocar em Offer a slot para ser você a escrever-lhe, e essas mensagens não contam para as 3.

Os emails e os SMS das ofertas automáticas indicam agora a hora além da data, com o seu fuso horário.

Uma lista que se arruma sozinha

Um cliente fica na lista até marcar ou até passar a última data que indicou. Depois dessa data sai da página Waitlist e deixa de receber ofertas.

O Bookatu também associa cada cliente em espera à sua lista de clientes, primeiro pelo email e depois pelo número de telefone. Assim, os clientes habituais que entram pelo seu formulário público passam a mostrar o distintivo do que já gastaram consigo, e esse valor conta quando uma vaga é oferecida.

Quando um cliente associado tem uma marcação confirmada para o serviço que pediu, dentro das datas dele, sai da lista como marcado. Se pediu qualquer serviço, conta qualquer marcação, e não importa quem a fez. Uma marcação ainda à espera do sinal só conta depois de paga. Mark booked e Remove funcionam como antes.

Marcações repetidas que verificam a sua agenda

Uma série de marcações fixas marca várias visitas de uma vez, por isso é fácil um conflito passar despercebido. Cria uma a partir do cartão See you again? de uma marcação, ou assinalando Repeat this appointment na página New booking. As duas formas confrontam agora cada visita repetida com a sua agenda: o horário de funcionamento e as pausas, os dias em que está fechado, as folgas da pessoa da equipa, o tempo bloqueado, as outras marcações e o intervalo que deixa entre elas, e as salas livres.

Depois escolhe o que quer dizer um conflito, em If a visit clashes no cartão ou em If a repeat clashes no formulário:

• Book it anyway and flag it. É a opção por omissão, porque está a escolher estas horas de propósito. A visita mostra Booked, clashes, com o motivo. A única exceção é uma visita que começa exatamente à mesma hora que outra marcação com a mesma pessoa da equipa. Essa data é saltada.
• Skip it. A data fica de fora, e a lista diz porquê.

Os motivos são simples, como Closed that day ou No free room then. O resumo pede-lhe também que confira na agenda as visitas sinalizadas.

Mude uma série inteira de uma só vez

Cada visita marcada pela série tem um cartão Part of a standing series. Agora oferece:

• End the series after this appointment. As visitas seguintes são canceladas e a série termina.
• Cancel all remaining appointments. Todas as visitas que ainda faltam são canceladas, mesmo que comece a partir de uma marcação passada.
• Change the time of upcoming appointments. Escolha uma New time e depois This appointment and the later ones ou Every upcoming appointment. As datas ficam iguais, e o cliente é avisado de cada hora nova.

Numa mudança, a escolha para os conflitos passa a ser Move it anyway and flag it ou Leave it where it is. Para terminar ou cancelar, é-lhe pedida primeiro uma confirmação. Todos os horários libertados vão para a sua lista de espera com as mesmas regras de qualquer outra vaga.

O texto segue o seu tipo de negócio, por isso pode ver session, class ou reservation em vez de appointment. Só as funções com Edit the calendar ligado, em Team, Role permissions, veem estes botões.

Um buraco na agenda só se perde se ninguém souber dele.

O que fazer agora

Não há nada de novo para ligar. Alguns clientes que receberam uma oferta antes desta mudança podem voltar a aparecer na sua página Waitlist. Podem voltar a receber vagas, porque uma oferta já não tira ninguém da lista. Toque em Remove para quem já não precisar de lugar.